Най-добрите начини за избягване на спорове по договори

Сключването на договор установява правно обвързващо споразумение между две или повече страни. Въпреки че повечето договори протичат гладко, спорове могат да възникнат и възникват поради недоразумения относно условията, неизпълнение на задължения, икономически промени и др. Спорове по договори в крайна сметка е изключително скъпо за бизнеса по отношение на пари, време, взаимоотношения, репутация на компанията и пропуснати възможности. Ето защо е изключително важно да се съсредоточите върху предотвратяване на спорове чрез проактивно управление на договори.
Разбиране на нюансите на Гражданско право в ОАЕ може значително да помогне при изготвянето на договори, които са ясни, изчерпателни и в съответствие с местните разпоредби, като по този начин минимизират вероятността от възникване на спорове.

Тази статия очертава най-ефективните стратегии и най-добрите практики бизнеса трябва да наеме за намаляване договорни рискове намлява избягвайте спорове:

Имате добре изготвен, недвусмислен договор

Първата ключова стъпка е да гарантирате, че имате писмен договор, който точно и изчерпателно представя договорените условия, отговорности, резултати, времеви рамки и други съществени подробности в различни видове граждански дела.

• Двусмислен език е един от най-големите двигатели на объркване и разногласия тълкуване на договор. Използването на ясна, точна терминология и дефинирането на ключови термини е жизненоважно.
• Работете с квалифициран адвокат, за да прегледате и укрепите езика на договора, за да затворите вратичките и да разрешите потенциални проблеми.
• Включете разпоредби за разрешаване на спорове предварително, като задължителен арбитраж или търговско посредничество преди съдебен спор.

Наличието на солидна основа под формата на подробен, недвусмислен договор предотвратява повечето недоразумения относно правата и задълженията на всяка страна.

Поддържайте силна комуникация

Лоша комуникация е друг основен източник на договорни спорове. За да избегнете това:

• Настройте редовни проверки, актуализации на състоянието и протоколи за докладване, за да поддържате всички страни в съответствие.
• Документирайте всички промени към условията на договора или графици в писмена форма, с подпис от упълномощени представители на всяка страна.
• Обърнете внимание на проблемите, притесненията и молбите своевременно и си сътрудничете за намиране на взаимно приемливи решения.
• Въведете контрол на поверителността, когато е необходимо, за да позволите открита комуникация без страх от негативни последици

Текущата ангажираност, прозрачността и доверието между договарящите се страни допринасят много за предотвратяването на конфликти.

Проактивно управление на рисковете по договора

Проактивността при ранното идентифициране и смекчаване на рисковете също намалява споровете в бъдеще. Някои препоръки:

• Извършете надлежна проверка на всички доставчици/партньори, преди да финализирате споразумения.
• Изградете планове за извънредни ситуации за икономически промени, производствени забавяния, промени в ръководството и други възможни сценарии.
• Разработете протоколи за ескалация за бързо извеждане на повърхността и разрешаване на проблеми.
• Включете договорни механизми, позволяващи гъвкавост за промяна на условията, ако условията се променят значително.
• Уточняване методи за разрешаване на спорове в ОАЕ осигурява рамка при възникване на спорове.

Изпреварването на потенциалните проблемни области означава по-малко възникващи спорове, които налагат правна намеса.

Следвайте най-добрите практики за управление на договори

Има и важни протоколи за спазване на договорите и администриране, които компаниите трябва да имат:

• Систематично проследяване на основните етапи на договора и резултатите.
• Съхранявайте цялата договорна документация в организирано централно хранилище.
• Контролирайте процесите около модификации, промени и изключения.
• Следете за регулаторни промени, които могат да повлияят на договорните задължения.

Строгото, но гъвкаво управление на договорите увеличава максимално спазването на споразуменията, като същевременно минимизира споровете.

Използвайте алтернативно разрешаване на спорове

Ако възникне несъгласие по договора, съдебният спор не трябва да бъде стандартният подход. Алтернативно разрешаване на спорове (АРС) методи като арбитраж, медиация или споразумение чрез преговори са за предпочитане в повечето случаи. Предимствата включват:

• По-ниски разходи – АРС е средно под 20% от разходите за съдебни спорове.
• По-бърза резолюция – Споровете се разрешават за месеци вместо за години.
• Запазени взаимоотношения – Подходите са по-съвместни.

Уверете се, че вашите договори включват клаузи за АРС, налагащи добросъвестни усилия за разрешаване на конфликти без съдебни искове.

Обърнете внимание на давностните срокове

И накрая, имайте предвид, че завеждането на съдебен иск за нарушение на договора е предмет на строги срокове. The срок на давност за договорни спорове може да варира от 4 до 10 години в зависимост от юрисдикцията и обстоятелствата. Консултирайте се с адвокат относно вашите конкретни права и ограничения.

Като превърнат избягването на спорове в приоритет, компаниите могат да извлекат значителни спестявания, като същевременно защитават своите бизнес интереси и взаимоотношения. Използвайте тези най-добри практики за намаляване на договорния риск като форма на застраховка срещу скъпи конфликти.

Защо договорните спорове са толкова проблематични за бизнеса

Преди да навлезете в решенията, важно е да подчертаете съществените отрицателни въздействия на договорните спорове. В крайна сметка те се оказват безпроблемни ситуации за всички участници.

Според експертни анализи средната спор по договора струва на бизнес над $50,000 XNUMX преки правни разходи. И това не отчита загубеното време, възможностите, продуктивността на персонала и увреждането на репутацията – всички те се добавят значително.

Специфичните недостатъци включват:

• Финансови разходи – От съдебни такси до споразумения или съдебни решения, договорните спорове са свързани с високи парични разходи.
• Времеви разходи – Споровете отнемат невероятен брой управленски часове, които могат да бъдат използвани за по-продуктивни оперативни въпроси.
• Влошаване на отношенията – Конфликтите влошиха бизнес връзките, партньорствата и взаимоотношенията с клиенти, които бяха полезни.
• Пропуснати цели – Несигурността означава, че проектите и плановете за растеж в крайна сметка се забавят или отменят напълно.
• Увреждане на репутацията – Разгласяването на нарушения на договора или конфликти, дори и разрешени, вреди на репутацията на марката.

Както беше подчертано, в крайна сметка е много по-болезнено финансово и стратегически да се борят с възникнали пожари, отколкото да ги предотвратяват с проактивни мерки.

Характеристики на добре изготвен договор

Като се имат предвид рисковете около лошото сключване на договори, какво прави изпълнимо, устойчиво на спорове споразумение? Има няколко ключови елемента, които всеки силен, недвусмислен бизнес договор трябва да съдържа:

Точна терминология – Избягвайте юридически жаргон и технически изказвания, като използвате прости, ясни фрази за описание на отговорности, стандарти, непредвидени обстоятелства и процеси.

Дефинирани резултати – Осигурете конкретни показатели и конкретни примери за изпълнение на договора, като доставка на работещ софтуер до дата X или предоставяне на ниво на услуга Y.

Ясно очертани времеви рамки – Уверете се, че всички крайни срокове и продължителности, свързани с изпълнението на договора, са изрично записани, заедно с клаузи за гъвкавост, ако промените станат необходими.

Данни за плащане – Включете суми за фактуриране/плащане, графици, методи, отговорни страни и протоколи за коригиране на пропуснати плащания.

Механизми на изпълнение – Очертайте официални процедури за осигуряване на качеството, определящи показатели за обслужване, нужди от докладване, инструменти за наблюдение на съответствието и очаквания за непрекъснато подобрение около предоставянето на услугата през целия срок на договора.

Спецификации за разрешаване на спорове – Осигурете правила и методи, управляващи опитите за медиация за определен период от време, преди да започнете съдебни спорове – нещо като задължителен 60-дневен процес на алтернативно разрешаване на спорове (ADR), включващ арбитражни изслушвания или преговори с неутрална страна.

Протокол за прекратяване – Стандартните договори включват клаузи относно условията за прекратяване, политики за уведомяване, отговорности около активни ангажименти и т.н., ако връзката се разпадне.

Инвестирането на ресурси в изготвянето на изчерпателни, ясно формулирани договори води до голяма степен за избягване на спорове, свързани с неяснота или несъответстващи стандарти.

Ефективни комуникационни стратегии

Както споменахме, лошата комуникация е катализатор за значителна част от договорните спорове. Има няколко най-добри практики, които договарящите страни трябва да следват:

Редовни актуализации на състоянието – Задайте каданс за регистрации чрез имейл, телефонни/видео конференции, отчети с данни или лични срещи. Те могат да бъдат седмични, месечни или тримесечни в зависимост от продължителността и сложността на проекта. И двете страни предоставят статус спрямо сроковете, адресират пречките, задават изясняващи въпроси и се пренасочват към предстоящите приоритети.

Продължаващ открит диалог – Насърчете както членовете на вътрешния екип, така и външните доставчици/партньори незабавно да изразят притесненията си, свързани с изпълнението на договора или идентифицираните потенциални проблеми. Разработете отворена среда без обвинения, фокусирана върху съвместно решаване на проблеми.

Писмена документация – Всички устни дискусии, въпроси, споразумения за промени и планове за действие от срещи трябва да бъдат документирани в бележки или имейли с клеймо за време. Тази хартиена следа предоставя полезно доказателство, ако възникне спор относно това кой кога какво се е съгласил да достави.

Поддържането на постоянни, откровени и основани на доверие отношения служи за ограничаване на договорните конфликти. Също така помислете за определяне на официални мениджъри по договори от двете страни, отговорни за намаляване на риска и избягване на спорове чрез текущо ангажиране.

Често срещани рискови фактори за договори за смекчаване

Докато рисковете сами по себе си не са пряко спорове, липсата на проактивно идентифициране и адресиране на рисковете отваря вратата за проблеми, ескалиращи в пълномащабни спорове. Нека да разгледаме най-разпространените рискове, които вашият екип за управление на договори трябва да наблюдава:

Вътрешни оперативни смени – Големи промени от ваша страна като преместване на офис, подмяна на технологии, текучество на персонала или модифицирани бизнес модели могат да повлияят отрицателно на изпълнението на договора или на удовлетворението. Разработете планове за смекчаване, като вземете предвид тези сценарии.

Промени на външния пазар – Сили като нови иновации, правни/регулаторни промени или прекъсвания на веригата за доставки може да изискват промени в договора в отговор. Проверявайте за тези рутинно и съответно актуализирайте споразуменията.

Икономически спадове – Спадовете могат да засегнат способността на партньорите да доставят, ако намаленият обем на продажбите натовари техния капацитет и ресурси. Погледнете изграждането на слаби или иновативни нови модели на партньорство, за да компенсирате икономическата несигурност.

Недостатъци на продавача – Вашите аутсорсинг доставчици може да имат проблеми с изпълнението на условията на договора относно срокове, разходи или качество поради недостиг на персонал или остарели възможности. Проактивно изисквайте планове за действие при извънредни ситуации и идентифицирайте алтернативни доставчици, ако е необходимо.

Заплахи за сигурността на данните – Пробивите от хакерство, злонамерен софтуер или неоторизиран достъп могат да изложат на риск критични IP и клиентски данни, обхванати от договор. Осигуряването на всички най-нови защити и мерки за сигурност от партньорите помага да се избегне това излагане, водещо до спорове.

Поддържането на бдителност при оценката и справянето с различни рискове поддържа всички страни в синхрон, ангажирани и способни да поемат правилния курс, преди споразуменията да бъдат нарушени, което води до конфликти.

Най-добри практики за вътрешно управление на договори

Професионалното управление на договори, след като бъдат изпълнени, също ограничава значително споровете, като гарантира устойчиво изпълнение. Ето някои протоколи за управление на договори, които трябва да бъдат въведени:

Централно хранилище на договори – Тази система от записи съдържа всички активни и архивирани договори и свързани документи като отчети за работа, съобщения, поръчки за промяна и отчети за изпълнение. Той позволява лесно търсене въз основа на имена на доставчици, категории договори и други филтри, когато информацията трябва да бъде извлечена, за да се отговори на въпроси.

Извличане на договорни клаузи – Използвайте технологии като AI алгоритми, които могат автоматично да сканират договори и да извличат важни клаузи и точки от данни в електронни таблици или бази данни за проследяване. Това помага за по-бързото извеждане на ключови термини.

Проследяване на календара на изпълнението – Поддържайте календар или диаграма на Гант, отбелязвайки всички основни етапи и резултати, изисквани по всеки договор. Настройте напомняния за крайни срокове и необходими отчети, за да осигурите наблюдение на съответствието.

Анализ на отчета за състоянието – Преглеждайте периодични отчети от доставчици или партньори, свързани с KPI за изпълнение на договора, като разходи, срокове и доставени нива на обслужване. Идентифицирайте незабавно всички области на недостатъчно представяне, за да се обърнете към контрагента, за да избегнете ескалация.

Процеси на контрол на промените – Промените, свързани с изменения на договори, замени, прекратявания и удължавания, трябва да се контролират чрез рационализиран работен процес, включително правни и изпълнителни одобрения. Това управление помага да се избегнат неоторизирани модификации, водещи до спорове.

Подходяща хигиена на документацията – Спазването на стандартизирани конвенции за именуване, протоколи за съхранение и политики за съхранение на записите на договори избягва погрешно поставяне, подправяне, манипулиране или загуба – често срещани причини за разногласия относно фактите.

Договорите, оставени неуправляеми след подписване, лесно се губят, забравят и тълкуват погрешно. Институционализирането на най-добрите практики за управление на договори спомага за поддържането на положителни работни взаимоотношения между страните и взаимен успех.

Алтернативни методи за разрешаване на спорове и ползи

Ако страните установят, че се насочват към непримирим спор въпреки всички усилия, съдебният спор не трябва да бъде следващата мярка по подразбиране. По-скоро техниките за алтернативно разрешаване на спорове (АРС) като арбитраж, медиация или съвместни преговори могат да разрешават конфликти по-бързо, по-евтино и по по-устойчив начин.

Посредничество включва наемане на неутрален медиатор от трета страна, който има умения в улесняването, преговорите и разрешаването на конфликти, за да работи с двете страни, идентифицирайки общи интереси и постигайки консенсусни споразумения. Медиаторът няма правомощия за вземане на решения относно условията за уреждане – те просто насърчават конструктивен диалог и проучване на взаимни ползи.

арбитраж е по-формален, при който арбитър трета страна (обикновено експерт в индустрията) изслушва аргументи и доказателства от конфликтните страни подобно на съдия. След това арбитърът взема обвързващо решение за това как да разреши спора. Процедурните правила управляват арбитражния процес, който се развива като структурирано изслушване.

Договорено споразумение е просто добросъвестно съвместно обсъждане между самите спорещи без трета страна. въпреки това висши ръководители или правни съветници/консултанти по съответствието обикновено участват, за да представляват интересите на всяка страна. Условията за сетълмент се решават директно между тези ключови заинтересовани страни.

По-долу са някои основни предимства при избора на тези алтернативи преди съдебен спор:

Спестяване на време – Споровете се разрешават в съдилищата за седмици или месеци, а не за години. По-малкото процедури позволяват по-бързи резултати.

Спестяване на разходи – Адвокатски хонорари, административни разходи и изплащания на щети, свързани с медиирани или арбитражни споразумения, бледнеят в сравнение с решенията, насочени от съда.

Задържане на контрола – Страните сами решават за решенията вместо да оставят резултатите в ръцете на съдия или жури.

Запазване на връзката – Подходите имат за цел да намерят общ език, вместо да установят вина, което позволява партньорствата да продължат.

Поверителност – За разлика от публичните изпитания, ADR позволява на страните да пазят подробностите по спора и частната информация поверителни, а не публични записи.

Като се имат предвид астрономическите разходи, продължителност и непредсказуемост около съдебните дела по договори, стратегиите за ADR винаги си заслужават първо сериозно проучване.

Обърнете внимание на нарушаването на договорните давностни срокове

И накрая, важна, но понякога пренебрегвана област, която трябва да разберете, са давностните периоди, които уреждат подаването на съдебен иск за нарушение на договора. Тези строги срокове диктуват колко време трябва някой да заведе официално съдебно дело срещу друга страна за неспазване на договорни задължения, преди да изтече правото на правна защита.

Давностните периоди за спорове за нарушаване на договори обхващат средно от 4 до 6 години, като в повечето случаи часовникът започва от датата на първоначалното нарушение, а не когато бъде открито. Други подробности относно изчисляването на крайните срокове зависят от юрисдикцията, индустрията, спецификата на договора и естеството на нарушението.

Като се има предвид, че съдилищата стриктно прилагат тези ограничения, става критично да се записват нарушенията незабавно и да се търси правен съвет относно правата и опциите, когато контрагентът за първи път се провали с резултатите. Забавянето може да доведе до загуба на всички бъдещи права на искове.

Въпреки че нито един бизнес не очаква да води спорове по договори в съда при първото сключване на споразумения, знанието за сроковете на валидност остава важна защита, която трябва да имате в задния си джоб, ако отношенията се влошат въпреки всички усилия.

В Closing

Избягването на спорове по договори изисква усърдие през целия жизнен цикъл на сделката – от внимателно изготвяне до непрекъсната ангажираност по време на изпълнението до бързи действия, ако възникнат проблеми. Приложете тези най-добри практики в индустрията за смекчаване на риска от договори и предотвратяване на спорове и вашият бизнес може да реализира значителни финансови печалби, печалби в производителността и отношенията, като остава извън съда. Използвайте технологични решения за автоматизиране на работните потоци за управление на договори, освобождавайки екипа си да се съсредоточи върху анализ на рисковете с висока стойност и изграждане на взаимоотношения с партньори. И накрая, не се колебайте да се свържете с юрисконсулт отрано, ако бъдат идентифицирани рискове, които изискват експертно ръководство за ограничаване. Инвестирайте в успеха на договора предварително и пожънете големи печалби в дългосрочен план.