Najbolji načini za izbjegavanje sporova oko ugovora

Sklapanjem ugovora uspostavlja se pravno obavezujući sporazum između dvije ili više strana. Iako se većina ugovora odvija glatko, sporovi se mogu i dešavaju oko nesporazuma oko uslova, neispunjavanja obaveza, ekonomskih promjena i još mnogo toga. Ugovorni sporovi na kraju biti izuzetno skupo preduzeća u smislu novca, vremena, odnosa, reputacije kompanije i propuštenih prilika. Zato je ključno da se fokusirate sprečavanje sporova kroz proaktivno upravljanje ugovorima.
Razumijevanje nijansi Građansko pravo u UAE može uvelike pomoći u izradi nacrta ugovora koji su jasni, sveobuhvatni i u skladu sa lokalnim propisima, čime se minimizira vjerovatnoća nastanka sporova.

Ovaj članak opisuje najefikasnije strategije i najbolje prakse preduzeća treba zaposliti za smanjenje ugovorni rizici i izbegavajte sporove:

Imajte dobro sastavljen, nedvosmislen ugovor

Prvi ključni korak je osigurati da imate pismeni ugovor koji tačno i temeljno predstavlja dogovorene uslove, odgovornosti, rezultate, vremenske okvire i druge bitne detalje u različitim vrste građanskih predmeta.

  • Dvosmislen jezik jedan je od najvećih pokretača zabune i neslaganja oko toga tumačenje ugovora. Korištenje jasne, precizne terminologije i definiranje ključnih pojmova je od vitalnog značaja.
  • Radite sa kvalifikovanim advokatom kako biste pregledali i ojačali jezik ugovora kako biste zatvorili rupe i riješili potencijalne probleme.
  • Uključite odredbe o rješavanju sporova unaprijed, kao što je obavezna arbitraža ili komercijalno posredovanje prije parnice.

Čvrsta osnova u vidu detaljnog, nedvosmislenog ugovora sprečava većinu nesporazuma oko prava i dužnosti svake strane.

Održavajte jaku komunikaciju

Loša komunikacija je još jedan primarni izvor ugovorni sporovi. Da biste to izbjegli:

  • Postavite redovne prijave, ažuriranja statusa i protokole za izvještavanje kako bi sve strane bile usklađene.
  • Dokumentirajte sve promjene na uslove ugovora ili rasporede u pisanoj formi, uz potpisivanje od strane ovlašćenih predstavnika svake strane.
  • Brzo rješavajte probleme, brige i zahtjeve i sarađujte kako biste pronašli obostrano prihvatljiva rješenja.
  • Institut kontroliše povjerljivost tamo gdje je to potrebno kako bi se omogućila otvorena komunikacija bez straha od negativnih posljedica

Stalni angažman, transparentnost i povjerenje između ugovornih strana uvelike doprinose sprječavanju sukoba.

Proaktivno upravljajte rizicima ugovora

Biti proaktivan u ranoj identifikaciji i ublažavanju rizika takođe smanjuje sporove u budućnosti. Neke preporuke:

  • Izvršite dužnu analizu svih dobavljača/partnera prije finaliziranja ugovora.
  • Napravite planove za vanredne situacije za ekonomske promjene, kašnjenja u proizvodnji, promjene rukovodstva i druge moguće scenarije.
  • Razviti eskalacijske protokole za brzo isticanje i rješavanje problema.
  • Uključiti ugovorne mehanizme koji omogućavaju fleksibilnost modifikacije uslova ako se uslovi značajno promene.
  • Specificiranje metode rješavanja sporova u UAE pruža okvir kada se pojave sporovi.

Isticanje potencijalnih problematičnih područja znači da će se pojaviti manje sporova koji zahtijevaju pravnu intervenciju.

Slijedite najbolje prakse upravljanja ugovorima

Postoje i važni protokoli o usklađenosti ugovora i administraciji koje kompanije treba da imaju:

  • Sistematski pratite prekretnice i rezultate ugovora.
  • Svu ugovornu dokumentaciju čuvajte u organizovanom centralnom repozitoriju.
  • Kontrolirajte procese oko modifikacija, promjena i izuzetaka.
  • Pratite regulatorne promjene koje mogu utjecati na ugovorne obaveze.

Strogo, ali agilno upravljanje ugovorima maksimizira pridržavanje dogovora dok minimizira sporove.

Iskoristite alternativno rješavanje sporova

Ako dođe do neslaganja oko ugovora, sudski spor ne bi trebao biti standardni pristup. Alternativno rješavanje sporova (ADR) metode kao što su arbitraža, posredovanje ili sporazumno poravnanje su poželjnije u većini slučajeva. Prednosti uključuju:

  • Niži troškovi – ADR u proseku iznosi ispod 20% troškova parničnog postupka.
  • Brža rezolucija – Sporovi se rješavaju mjesecima umjesto godinama.
  • Očuvani odnosi – Pristupi su više kolaborativni.

Osigurajte da vaši ugovori uključuju odredbe ADR-a koje nalažu napore u dobroj vjeri za rješavanje sukoba bez sudskih podnesaka.

Obratite pažnju na rokove ograničenja

Konačno, imajte na umu da podnošenje sudske tužbe zbog kršenja ugovora podliježe strogim rokovima. The rok zastarelosti za ugovorne sporove može trajati od 4 do 10 godina u zavisnosti od nadležnosti i okolnosti. Konsultujte se sa advokatom u vezi sa vašim posebnim pravima i ograničenjima.

Stavljajući izbjegavanje sporova kao prioritet, kompanije mogu ostvariti značajne uštede dok štite svoje poslovne interese i odnose. Iskoristite ove najbolje prakse za smanjenje rizika ugovora kao oblik osiguranja od skupih sukoba.

Zašto su ugovorni sporovi toliko problematični za preduzeća

Prije nego što uđemo u rješenja, važno je istaknuti značajne negativne utjecaje sporova oko ugovora. One na kraju budu izgubljene situacije za sve uključene.

Prema stručnim analizama, prosjek ugovorni spor košta posao preko 50,000 dolara direktni pravni rashodi. I to ne uzima u obzir izgubljeno vrijeme, prilike, produktivnost osoblja i oštećenje reputacije – što se sve značajno zbraja.

Specifični nedostaci uključuju:

  • Finansijski troškovi – Od pravnih troškova do poravnanja ili presuda, ugovorni sporovi imaju visoke novčane troškove.
  • Vremenski troškovi – Sporovi oduzimaju nevjerovatan broj upravljačkih sati koji bi se mogli iskoristiti za produktivnija operativna pitanja.
  • Pogoršanje odnosa – Konflikti narušavaju poslovne veze, partnerstva i odnose sa klijentima koji su bili korisni.
  • Promašeni ciljevi – Neizvjesnost znači da se projekti i planovi rasta na kraju odgađaju ili potpuno otkazuju.
  • Šteta po ugled – Objavljivanje kršenja ugovora ili sukoba, čak i ako se riješe, šteti ugledu brenda.

Kao što je naglašeno, na kraju je finansijski i strateški mnogo bolnije boriti se protiv ugovornih požara nego ih spriječiti proaktivnim mjerama.

Karakteristike dobro sastavljenog ugovora

S obzirom na rizike oko lošeg ugovaranja, šta čini provedivim sporazumom otpornim na sporove? Postoji nekoliko ključnih elemenata koji svaki jak, nedvosmislen poslovni ugovor treba da sadrži:

Precizna terminologija – Izbjegavajte pravni žargon i tehnički govor koristeći jednostavnu, direktnu frazu za opisivanje odgovornosti, standarda, nepredviđenih situacija i procesa.

Definisani rezultati – Navedite specifične metrike i konkretne primjere ispunjenja ugovora, kao što je isporuka radnog softvera do X datuma ili pružanje Y nivoa usluge.

Jasno ocrtani vremenski okviri – Osigurajte da su svi rokovi i trajanja vezani za izvršenje ugovora eksplicitno obuhvaćeni, zajedno sa klauzulama o fleksibilnosti ako modifikacije postanu neophodne.

Podaci o plaćanju – Uključuje iznose fakturisanja/plaćanja, rasporede, metode, odgovorne strane i protokole za otklanjanje propuštenih plaćanja.

Mehanizmi izvođenja – Navedite formalne procedure osiguranja kvaliteta koje definišu standarde za usluge, potrebe za izvještavanjem, alate za praćenje usklađenosti i očekivanja kontinuiranog poboljšanja u vezi sa pružanjem usluga tokom trajanja ugovora.

Specifikacije za rješavanje sporova – Navedite pravila i metode kojima se regulišu pokušaji medijacije za određeni vremenski period prije pokretanja parnice – nešto poput obaveznog 60-dnevnog procesa alternativnog rješavanja sporova (ADR) koji se sastoji od arbitražnih saslušanja ili pregovora neutralne strane.

Protokol raskida – Standardni ugovori uključuju klauzule oko uslova raskida, politike obavještavanja, odgovornosti oko aktivnih angažmana i tako dalje ako se odnos prekine.

Ulaganje resursa u izradu sveobuhvatnih, jasno formuliranih ugovora uvelike doprinosi izbjegavanju sporova usredsređenih na dvosmislenost ili neusklađenost standarda.

Učinkovite komunikacijske strategije

Kao što je spomenuto, loša komunikacija je katalizator za značajan dio ugovornih sporova. Postoji nekoliko najboljih praksi koje bi ugovorne strane trebale slijediti:

Redovno ažuriranje statusa – Postavite ritam prijavljivanja putem e-pošte, telefonskih/video konferencija, izvještaja o podacima ili ličnih sastanaka. To može biti sedmično, mjesečno ili tromjesečno u zavisnosti od dužine i složenosti projekta. Obje strane daju status u skladu sa vremenskim rokovima, rješavaju prepreke, postavljaju pojašnjavajuća pitanja i usklađuju se s predstojećim prioritetima.

Otvoreni dijalog u toku – Ohrabrite i interne članove tima i eksterne dobavljače/partnere da odmah izraze zabrinutost koju imaju u vezi sa izvršenjem ugovora ili identifikovane potencijalne probleme. Razvijte otvoreno okruženje bez krivice fokusirano na zajedničko rješavanje problema.

Pisana dokumentacija – Sve usmene rasprave, pitanja, dogovori o promjenama i akcioni planovi sa sastanaka trebaju biti dokumentirani u dopisima ili e-mailovima s vremenskim oznakama. Ovaj papirni trag pruža korisne dokaze ako bi došlo do spora oko toga ko je pristao da isporuči šta do kada.

Održavanje upornih, iskrenih odnosa zasnovanih na povjerenju služi za ograničavanje sukoba ugovora. Takođe razmotrite imenovanje zvaničnih menadžera ugovora na obje strane odgovornih za ublažavanje rizika i izbjegavanje sporova kroz stalni angažman.

Uobičajeni faktori rizika ugovora za ublažavanje

Iako rizici sami po sebi nisu direktni sporovi, neuspeh u proaktivnom identifikaciji i adresiranju rizika otvara vrata za pitanja koja eskaliraju u potpune sporove. Pogledajmo najčešće rizike koje bi vaš tim za upravljanje ugovorima trebao pratiti:

Interne operativne smjene – Velike promjene na vašoj strani poput preseljenja ureda, zamjene tehnologije, fluktuacije osoblja ili modificiranih poslovnih modela mogu negativno utjecati na isporuku ugovora ili zadovoljstvo. Razviti planove ublažavanja koji uzimaju u obzir ove scenarije.

Promjene na vanjskom tržištu – Snage poput novih inovacija, zakonskih/regulatornih pomaka ili poremećaja u lancu nabavke mogu zahtijevati izmjene ugovora kao odgovor. Provjeravajte te rutinski i ažurirajte ugovore u skladu s tim.

Ekonomski padovi – Padovi mogu uticati na sposobnost partnera da isporuče, ako smanjeni obim prodaje opterećuje njihove kapacitete i resurse. Razmotrite izgradnju labavih ili inovativnih novih modela partnerstva kako biste uravnotežili ekonomsku neizvjesnost.

Nedostaci dobavljača – Vaši dobavljači vanjskih izvršitelja mogu imati problema u ispunjavanju uslova ugovora oko rokova, troškova ili kvaliteta zbog nedostatka osoblja ili zastarjelih sposobnosti. Proaktivno zatražite planove za vanredne situacije i po potrebi identificirajte alternativne pružaoce usluga.

Prijetnje sigurnosti podataka – Kršenja zbog hakovanja, zlonamjernog softvera ili neovlaštenog pristupa mogu dovesti u opasnost kritične IP i podatke o klijentima obuhvaćene ugovorom. Osiguravanje najnovijih sigurnosnih mjera i mjera od strane partnera pomaže da se izbjegne ova izloženost koja dovodi do sporova.

Budnost oko procene i rešavanja različitih rizika održava sve strane usklađene, angažovane i sposobne da isprave kurs pre nego što se sporazumi prekrše, što dovede do sukoba.

Najbolje prakse za unutarnje upravljanje ugovorima

Profesionalno upravljanje ugovorima nakon izvršenja takođe značajno ograničava sporove osiguravanjem održivog učinka. Evo nekih protokola za upravljanje ugovorima koje treba uspostaviti:

Centralni repozitorijum ugovora – Ovaj sistem evidencije sadrži sve aktivne i arhivirane ugovore i povezane dokumente kao što su izjave o radu, komunikacije, nalozi za promjene i izvještaji o učinku. Omogućava jednostavno pretraživanje na osnovu imena provajdera, kategorija ugovora i drugih filtera kada je potrebno pronaći informacije da bi se odgovorilo na pitanja.

Ekstrakcija ugovorne klauzule – Iskoristite tehnologiju poput AI algoritama koji mogu automatski skenirati ugovore i izvući važne klauzule i podatke u proračunske tablice ili baze podataka za praćenje. Ovo pomaže bržem otkrivanju ključnih pojmova.

Praćenje kalendara izvršenja – Održavajte kalendar ili Ganttov dijagram u kojem se navode sve glavne prekretnice i rezultati potrebni u okviru svakog ugovora. Postavite podsjetnike za rokove i potrebne izvještaje kako biste osigurali praćenje usklađenosti.

Analiza izvještaja o stanju – Pregledajte periodične izvještaje dobavljača ili partnera koji se odnose na KPI za izvršenje ugovora kao što su troškovi, rokovi i nivoi isporučenih usluga. Identifikujte sve oblasti podbačaja da se odmah pozabavite drugom stranom kako biste izbegli eskalaciju.

Promjena kontrolnih procesa – Promjene vezane za izmjene i dopune ugovora, zamjene, raskide i produženja treba kontrolisati kroz pojednostavljeni tok posla, uključujući pravna i izvršna odobrenja. Ovo upravljanje pomaže u izbjegavanju neovlaštenih modifikacija koje dovode do sporova.

Pravilna higijenska dokumentacija – Praćenje standardiziranih konvencija o imenovanju, protokola za pohranu i politike zadržavanja zapisa ugovora izbjegava pogrešno postavljanje, neovlašteno mijenjanje, manipulaciju ili gubitak – uobičajeni pokretači neslaganja oko činjenica.

Ugovori koji se ne vode nakon potpisivanja lako se zaboravljaju i interpretiraju. Institucionalizacija najbolje prakse upravljanja ugovorima pomaže u održavanju pozitivnih radnih odnosa između strana i zajedničkog uspjeha.

Alternativne metode i prednosti rješavanja sporova

Ako se stranke nađu na putu ka nepomirljivom sporu uprkos svim naporima, sudski spor ne bi trebao biti sljedeća mjera. Umjesto toga, tehnike alternativnog rješavanja sporova (ADR) poput arbitraže, posredovanja ili kolaborativnog pregovaranja mogu riješiti sukobe brže, jeftinije i na održiviji način.

posredovanje uključuje angažovanje neutralnog posrednika treće strane koji je vješt u fasilitaciji, pregovorima i rješavanju sukoba koji će raditi sa obje strane na identifikaciji zajedničkih interesa i postizanju sporazuma o konsenzusu. Posrednik nema ovlasti za donošenje odluka o uslovima poravnanja – oni jednostavno neguju konstruktivan dijalog i istraživanje obostrane koristi.

arbitraža je formalniji, gdje arbitar treće strane (obično stručnjak za industriju) sluša argumente i dokaze sukobljenih strana slično kao sudija. Arbitar tada donosi obavezujuću odluku o načinu rješavanja spora. Proceduralna pravila regulišu proces arbitraže koji se odvija kao strukturirano saslušanje.

Negotiated Settlement je jednostavno saradnička diskusija u dobroj namjeri između samih stranaka u sporu bez treće strane. međutim, viši lideri ili pravni savjetnici/savjetnici za usklađenost obično su uključeni da zastupaju interese svake strane. O uslovima nagodbe odlučuje se direktno između ovih ključnih zainteresovanih strana.

Ispod su neke glavne prednosti odabira ovih alternativa prije sudskog spora:

Ušteda vremena – Sporovi se rješavaju sedmicama ili mjesecima, a ne godinama na sudovima. Manje procedura omogućava brže rezultate.

Ušteda troškova – Advokatske naknade, administrativni troškovi i isplate štete u vezi sa posrednim ili arbitražnim nagodbama blijede u odnosu na sudske odluke.

Kontrolno zadržavanje – Stranke same odlučuju o rješenjima u odnosu na stavljanje rezultata u ruke sudije ili porote.

Očuvanje odnosa – Pristupi imaju za cilj pronalaženje zajedničkog jezika, a ne utvrđivanje krivice, omogućavajući nastavak partnerstva.

privatnost – Za razliku od javnih suđenja, ADR omogućava stranama da čuvaju detalje spora i vlasničke informacije u tajnosti, a ne u javnoj evidenciji.

S obzirom na astronomske troškove, trajanje i nepredvidivost u vezi sa ugovornim tužbama, strategije ADR-a uvijek su vrijedne ozbiljnog istraživanja.

Obratite pažnju na kršenje rokova ograničenja ugovora

Konačno, važno, ali ponekad zanemareno područje koje treba razumjeti su rokovi zastarelosti koji regulišu podnošenje sudskog tužbe zbog kršenja ugovora. Ovi strogi rokovi određuju koliko dugo neko treba da pokrene formalni pravni postupak protiv druge strane zbog neispunjavanja ugovornih obaveza prije nego što pravo na pravni regres istekne.

Zastarni rokovi za sporove oko kršenja ugovora u prosjeku su od 4 do 6 godina, pri čemu sat počinje od datuma inicijalnog kršenja, a ne kada se otkrije u većini slučajeva. Ostali detalji o izračunavanju rokova zavise od nadležnosti, industrije, specifičnosti ugovora i prirode kršenja.

S obzirom da sudovi striktno provode ove granične vrijednosti, postaje kritično odmah evidentirati kršenja i potražiti pravni savjet u vezi sa pravima i opcijama kada druga strana prva posumnja u pogledu rezultata. Kašnjenje bi moglo izgubiti sva buduća prava na potraživanje.

Iako nijedan posao nikada ne očekuje da će se na kraju boriti sa sporovima oko ugovora na sudu prilikom prvog sklapanja sporazuma, svjesnost o rokovima isteka ostaje važna zaštita koju trebate imati u stražnjem džepu ako se odnosi pogoršavaju uprkos svim naporima.

na kraju

Izbjegavanje sporova oko ugovora zahtijeva marljivost tokom cijelog životnog ciklusa posla – od pažljivog sastavljanja, preko kontinuiranog angažmana tokom izvršenja, do brze akcije ako se pojave problemi. Primijenite ove najbolje prakse u industriji u vezi sa ublažavanjem rizika od ugovora i sprječavanjem sporova, i vaše poslovanje može ostvariti značajne finansijske, produktivne i poslovne dobitke dok ostanete van suda. Iskoristite tehnološka rješenja za automatizaciju radnih tokova upravljanja ugovorima, oslobađajući svoj tim da se fokusira na analizu rizika visoke vrijednosti i izgradnju odnosa s partnerima. Na kraju, nemojte se ustručavati da se rano obratite pravnom savjetniku ako se identifikuju rizici koji zahtijevaju stručno vodstvo. Uložite u uspjeh ugovora unaprijed i ubirajte velike nagrade na duži rok.

O autoru

Ostavite komentar

Vaša e-mail adresa neće biti objavljena. Obavezna polja su označena *

Dođite na vrh