La celebració d'un contracte estableix un acord legalment vinculant entre dues o més parts. Tot i que la majoria dels contractes es desenvolupen sense problemes, es poden produir disputes per malentesos sobre condicions, incompliment de les obligacions, canvis econòmics i molt més. Conflictes contractuals acaben sent extremadament costosos empreses en termes de diners, temps, relacions, reputació de l'empresa i oportunitats perdudes. Per això és fonamental centrar-s'hi prevenció de disputes mitjançant la gestió proactiva dels contractes.
Entendre els matisos de Dret civil als Emirats Àrabs Units pot ajudar molt en la redacció de contractes que siguin clars, complets i que compleixin amb la normativa local, minimitzant així la probabilitat que sorgeixin disputes.
En aquest article es descriuen les estratègies i les millors pràctiques més efectives empreses hauria d'emprar per reduir riscos contractuals i evitar disputes:
Tenir un contracte ben redactat i inequívoc
El primer pas clau és assegurar-vos que teniu un contracte escrit que representi de manera precisa i completa els termes, responsabilitats, lliuraments, terminis i altres detalls essencials acordats en diferents tipus de casos civils.
- Llenguatge ambigu és un dels principals motors de confusió i desacord interpretació del contracte. És vital utilitzar una terminologia clara i precisa i definir termes clau.
- Treballeu amb un advocat qualificat per revisar i reforçar el llenguatge del contracte per tancar llacunes i abordar possibles problemes.
- Incloure disposicions de resolució de disputes per endavant, com ara l'arbitratge obligatori o mediació comercial abans del litigi.
Tenir una base sòlida en forma d'un contracte detallat i inequívoc evita la majoria de malentesos sobre els drets i deures de cada part.
Mantenir una comunicació forta
Mala comunicació és una altra font principal de disputes contractuals. Per evitar-ho:
- Configureu registres periòdics, actualitzacions d'estat i protocols d'informes per mantenir totes les parts alineades.
- Documenteu qualsevol canvi als termes o horaris del contracte per escrit, amb la signatura dels representants autoritzats de cada part.
- Atendre problemes, inquietuds i sol·licituds amb promptitud i col·laborar per trobar solucions mútuament acceptables.
- Instal·leu controls de confidencialitat quan sigui necessari per permetre una comunicació oberta sense por de repercussions negatives
El compromís, la transparència i la confiança constants entre les parts contractants contribueixen en gran mesura a la prevenció de conflictes.
Gestionar de manera proactiva els riscos del contracte
Ser proactiu a l'hora d'identificar i mitigar els riscos des del principi també redueix les disputes en el futur. Algunes recomanacions:
- Feu una diligència deguda a tots els proveïdors/socis abans de finalitzar els acords.
- Crear plans de contingència per a canvis econòmics, retards de producció, canvis de lideratge i altres escenaris possibles.
- Desenvolupar protocols d'escalada per resoldre ràpidament els problemes i resoldre'ls.
- Incorporar mecanismes contractuals que permetin flexibilitat per modificar els termes si les condicions canvien significativament.
- Especificant Mètodes de resolució de disputes als Emirats Àrabs Units proporciona un marc quan sorgeixen disputes.
Avançar-se a possibles àrees problemàtiques significa que sorgeixen menys disputes que requereixen una intervenció legal.
Seguiu les millors pràctiques de gestió de contractes
També hi ha protocols importants de compliment de contractes i administració que les empreses haurien de tenir en marxa:
- Feu un seguiment sistemàtic de les fites i els lliuraments del contracte.
- Emmagatzemeu tota la documentació contractual en un dipòsit central organitzat.
- Processos de control al voltant de modificacions, canvis i excepcions.
- Supervisar els canvis normatius que puguin afectar les obligacions contractuals.
La gestió de contractes estricta però àgil maximitza l'adhesió als acords alhora que minimitza les disputes.
Aprofitar la resolució alternativa de disputes
Si sorgeix un desacord contractual, el litigi no hauria de ser l'enfocament predeterminat. Resolució alternativa de disputes (ADR) mètodes com l'arbitratge, la mediació o la solució negociada són preferibles en la majoria dels casos. Els beneficis inclouen:
- Menors costos – L'ADR representa una mitjana inferior al 20% de la despesa del litigi.
- Resolució més ràpida – Les disputes es resolen en mesos en lloc d'anys.
- Relacions conservades – Els plantejaments són més col·laboratius.
Assegureu-vos que els vostres contractes incloguin estipulacions d'ADR que obliguen a esforçar-se de bona fe per resoldre els conflictes sense presentar-los als tribunals.
Preste atenció als terminis de limitació
Finalment, tingueu en compte que presentar una reclamació judicial per incompliment de contracte està subjecte a terminis estrictes. El termini de limitació per a les disputes contractuals pot variar entre 4 i 10 anys, segons la jurisdicció i les circumstàncies. Consulteu un advocat sobre els vostres drets i restriccions específiques.
En fer d'evitar disputes una prioritat, les empreses poden obtenir estalvis substancials alhora que protegeixen els seus interessos i relacions comercials. Utilitzeu aquestes bones pràctiques de mitigació del risc contractual com a forma d'assegurança contra conflictes costosos.
Per què les disputes contractuals són tan problemàtiques per a les empreses
Abans d'entrar en les solucions, és important destacar els impactes negatius substancials de les disputes contractuals. Acaben sent situacions de pèrdua per a tots els implicats.
Segons les anàlisis d'experts, la mitjana disputa contractual costa a un negoci més de 50,000 dòlars despeses legals directes. I això no té en compte el temps perdut, les oportunitats, la productivitat del personal i els danys a la reputació, que sumen de manera significativa.
Els inconvenients específics inclouen:
- Despeses financeres – Des d'honoraris legals fins a acords o judicis, els conflictes contractuals tenen associades despeses monetàries elevades.
- Costos de temps – Les disputes ocupen un nombre increïble d'hores de gestió que es podrien utilitzar per a assumptes operatius més productius.
- Deteriorament de la relació – Els conflictes agreguen connexions comercials, associacions i relacions amb clients que van ser beneficioses.
- Objectius perduts – La incertesa fa que els projectes i els plans de creixement acabin retardats o cancel·lats del tot.
- Dany a la reputació – Els incompliments de contracte o els conflictes que es publiquen, encara que es resolguin, perjudiquen la reputació de la marca.
Com s'ha destacat, acaba sent molt més dolorós econòmicament i estratègicament lluitar contra els incendis de contractes que prevenir-los amb mesures proactives.
Característiques d'un contracte ben redactat
Tenint en compte els riscos d'una contractació deficient, què fa que sigui un acord exigible i resistent a les disputes? Hi ha diversos elements clau que tot contracte comercial sòlid i inequívoc hauria de contenir:
Terminologia precisa – Eviteu l'argot legal i el discurs tècnic utilitzant frases senzilles i senzilles per descriure responsabilitats, estàndards, contingències i processos.
Productes definits – Proporcioneu mètriques específiques i exemples concrets de compliment del contracte, com ara el lliurament de programari en funcionament abans de la data X o la prestació del nivell de servei Y.
Temps clarament delimitats – Assegurar-se que es recullen de manera explícita tots els terminis i durades relacionats amb l'execució del contracte, així com les clàusules de flexibilitat en cas que siguin necessàries modificacions.
Dades de pagament – Incloeu imports de facturació/pagament, horaris, mètodes, responsables i protocols de correcció de pagaments perduts.
Mecanismes de rendiment – Descriure els procediments formals d'assegurament de la qualitat que defineixen els punts de referència del servei, les necessitats d'informes, les eines de seguiment del compliment i les expectatives de millora contínua al voltant de la prestació del servei al llarg de la vida útil del contracte.
Especificacions de resolució de disputes – Proporcioneu regles i mètodes que regulen els intents de mediació durant un període de temps determinat abans d'iniciar un litigi, com ara un procés obligatori de resolució alternativa de disputes (ADR) de 60 dies que inclou audiències d'arbitratge o negociacions amb parts neutrals.
Protocol de terminació – Els contractes estàndard inclouen clàusules sobre condicions de terminació, polítiques de notificació, responsabilitats en relació a compromisos actius, etc. si la relació es dissol.
Invertir recursos en l'elaboració de contractes complets i redactats amb claredat ajuda en gran mesura a evitar disputes centrades en l'ambigüitat o els estàndards no coincidents.
Estratègies de comunicació efectives
Com s'ha esmentat, la mala comunicació és un catalitzador d'una part important de les disputes contractuals. Hi ha diverses bones pràctiques que les parts contractants han de seguir:
Actualitzacions periòdiques d'estat – Establiu una cadència per a les visites per correu electrònic, conferències telefòniques/videoconferències, informes de dades o reunions presencials. Aquests poden ser setmanals, mensuals o trimestrals depenent de la durada i la complexitat del projecte. Ambdues parts proporcionen un estatus contra els terminis, aborden els obstacles, fan preguntes clarificadores i s'ajusten a les properes prioritats.
Diàleg obert continu – Animeu tant els membres de l'equip intern com els proveïdors/socis externs a expressar immediatament les preocupacions que tenen relacionades amb l'execució del contracte o problemes potencials identificats. Desenvolupar un entorn obert i lliure de culpa i centrat en la resolució col·laborativa de problemes.
Documentació escrita – Totes les discussions verbals, preguntes, acords de canvis i plans d'acció de les reunions s'han de documentar en notes o correus electrònics amb segells de temps. Aquesta pista en paper proporciona proves útils si s'hagués de sorgir una disputa sobre qui va acceptar lliurar què per quan.
Mantenir relacions persistents, directes i basades en la confiança serveix per limitar els conflictes contractuals. Considereu també la designació de gestors de contractes formals d'ambdues parts responsables de la mitigació del risc i l'evitació de disputes mitjançant un compromís continu.
Factors de risc contractuals comuns a mitigar
Tot i que els riscos no són directament disputes en si mateixes, no identificar i abordar els riscos de manera proactiva obre la porta a problemes que es transformen en disputes en tota regla. Vegem els riscos més freqüents que el vostre equip de gestió de contractes hauria de supervisar:
Torns operatius interns – Els canvis importants del vostre costat, com ara un trasllat d'oficines, substitucions de tecnologia, rotació de personal o models de negoci modificats, podrien influir negativament en l'execució del contracte o la satisfacció. Desenvolupar plans de mitigació que tinguin en compte aquests escenaris.
Canvis del mercat exterior – Forces com les noves innovacions, els canvis legals/reguladors o les interrupcions de la cadena de subministrament podrien requerir modificacions del contracte com a resposta. Comproveu-los de manera rutinària i actualitzeu els acords en conseqüència.
Descens econòmic – Les caigudes poden afectar la capacitat dels socis d'aplicar si el volum de vendes reduït limita la seva capacitat i recursos. Mireu la creació de nous models d'associació innovadors o nous per contrapesar la incertesa econòmica.
Dèficits de venedors – Els vostres proveïdors d'externalització poden tenir problemes per complir els termes del contracte pel que fa a terminis, costos o qualitat a causa de la seva escassetat de personal o capacitats obsoletes. Sol·liciteu de manera proactiva plans de contingència i identifiqueu proveïdors alternatius segons sigui necessari.
Amenaces a la seguretat de les dades – Les infraccions de la pirateria, el programari maliciós o l'accés no autoritzat poden posar en risc les dades crítiques de la IP i dels clients cobertes per un contracte. Garantir totes les mesures i mesures de seguretat més recents dels socis ajuda a evitar aquesta exposició que condueixi a disputes.
Mantenir-se vigilant a l'hora d'avaluar i abordar diversos riscos manté totes les parts alineades, compromeses i capaços de corregir-se abans que es vulnerin els acords, la qual cosa condueix a conflictes.
Millors pràctiques de gestió de contractes dins
La gestió professional dels contractes un cop executats també limita substancialment les disputes assegurant un rendiment sostingut. Aquests són alguns protocols de gestió de contractes que cal establir:
Dipòsit central de contractes – Aquest sistema de registre alberga tots els contractes actius i arxivats i documents relacionats com ara declaracions de treball, comunicacions, ordres de canvi i informes de rendiment. Permet una cerca fàcil basada en noms de proveïdors, categories de contractes i altres filtres quan cal recuperar informació per respondre preguntes.
Extracció de clàusules contractuals – Aprofiteu la tecnologia com els algorismes d'IA que poden escanejar automàticament contractes i extreure clàusules i punts de dades importants en fulls de càlcul o bases de dades per fer-ne el seguiment. Això ajuda a sortir més ràpidament els termes clau.
Seguiment del calendari d'execució – Mantingueu un calendari o un diagrama de Gantt que anoti totes les fites i els lliuraments principals requerits en cada contracte. Configureu recordatoris de terminis i informes necessaris per garantir el seguiment del compliment.
Anàlisi de l'informe d'estat – Reviseu els informes periòdics de proveïdors o socis relacionats amb els KPI d'execució de contractes, com ara costos, terminis i nivells de servei lliurats. Identifiqueu ràpidament les àrees de baix rendiment per abordar amb la contrapart per evitar l'escalada.
Processos de control de canvis – Els canvis relacionats amb les modificacions, substitucions, extincions i pròrrogues del contracte s'han de controlar mitjançant un flux de treball racionalitzat que inclogui aprovacions legals i executives. Aquesta governança ajuda a evitar modificacions no autoritzades que condueixin a disputes.
Documentació adequada higiene – Seguir les convencions de denominació, els protocols d'emmagatzematge i les polítiques de retenció estandarditzades dels registres dels contractes evita la col·locació equivocada, la manipulació, la manipulació o la pèrdua: desencadenants habituals de desacords sobre fets.
Els contractes que no s'han gestionat després de la signatura es desplacen, s'obliden i s'interpreten fàcilment. La institucionalització de les millors pràctiques de gestió de contractes ajuda a mantenir relacions de treball positives entre les parts i l'èxit mutu.
Mètodes alternatius de resolució de disputes i beneficis
Si les parts es troben cap a una disputa irreconciliable malgrat els millors esforços, el litigi no hauria de ser la següent mesura per defecte. Més aviat, les tècniques de resolució alternativa de disputes (ADR) com l'arbitratge, la mediació o la negociació col·laborativa poden resoldre els conflictes de manera més ràpida, econòmica i sostenible.
Mediació implica la contractació d'un mediador neutral, aliè, habilitat en la facilitació, la negociació i la resolució de conflictes per treballar amb ambdues parts identificant interessos comuns i arribar a acords de consens. El mediador no té autoritat per a la presa de decisions sobre els termes de l'acord; simplement fomenten el diàleg constructiu i l'exploració dels guanys mutus.
arbitratge és més formal, on un àrbitre extern (normalment un expert del sector) escolta arguments i proves de les parts en conflicte com un jutge. Aleshores, l'àrbitre pren una decisió vinculant sobre com resoldre el conflicte. Les normes processals regeixen el procés d'arbitratge que es desenvolupa com una vista estructurada.
Acord negociat és simplement converses col·laboratives de bona fe entre els mateixos disputants sense tercers. no obstant això, els líders sèniors o els assessors legals/de compliment solen participar per representar els interessos de cada bàndol. Els termes de la liquidació es decideixen directament entre aquestes parts interessades clau.
A continuació es mostren alguns dels principals avantatges de triar aquestes alternatives abans d'un litigi:
Estalvi de temps – Les disputes es resolen en setmanes o mesos en lloc d'anys amb els tribunals. Menys procediments permeten resultats més ràpids.
Estalvi de costos – Els honoraris d'advocats, els costos administratius i els pagaments de danys relacionats amb acords mediats o arbitrats pal·lien en comparació amb les resolucions dirigides pels tribunals.
Control de retenció – Les parts decideixen elles mateixes les solucions en lloc de posar els resultats en mans d'un jutge o jurat.
Preservació de la relació – Els enfocaments tenen com a objectiu trobar punts en comú en lloc d'establir culpa, permetent que les associacions continuïn.
intimitat – A diferència dels judicis públics, l'ADR permet a les parts mantenir la confidencialitat dels detalls de la disputa i la informació de propietat en lloc d'un registre públic.
Tenint en compte la despesa astronòmica, la durada i la imprevisibilitat al voltant de les demandes contractuals, les estratègies d'ADR sempre mereixen una exploració seriosa primer.
Preste atenció a l'incompliment dels terminis de limitació del contracte
Finalment, una àrea important però que de vegades es passa per alt són els terminis de limitació que regeixen la presentació d'una demanda judicial per incompliment de contracte. Aquests terminis estrictes dicten quant de temps algú ha d'iniciar accions legals formals contra una altra part per incompliment de les obligacions contractuals abans que expirin els drets de recurs legal.
Els terminis de prescripció per a disputes d'incompliment de contracte abasten de 4 a 6 anys de mitjana, amb el rellotge començant a la data de l'incompliment inicial i no quan es descobreix en la majoria dels casos. Altres detalls sobre el càlcul dels terminis depenen de la jurisdicció, la indústria, les especificitats del contracte i la naturalesa de l'incompliment.
Atès que els tribunals compleixen estrictament aquests límits, esdevé fonamental registrar les infraccions ràpidament i buscar assessorament legal sobre els drets i les opcions quan una contrapart falla primer en els lliuraments. El retard podria perdre tots els drets de reclamació futurs.
Tot i que cap empresa espera acabar lluitant contra disputes contractuals als tribunals quan s'inicia un acord per primera vegada, conèixer els períodes de caducitat segueix sent una protecció important per tenir a la butxaca posterior si les relacions es deterioren malgrat els millors esforços.
En tancament
Evitar disputes de contracte requereix diligència durant tot el cicle de vida de l'acord, des d'una redacció acurada, fins a un compromís continu durant l'execució, fins a una acció ràpida si sorgeixen problemes. Apliqueu aquestes bones pràctiques de la indústria sobre la mitigació de riscos contractuals i la prevenció de disputes, i la vostra empresa podrà obtenir guanys financers, de productivitat i de relació substancials mentre es manté fora dels tribunals. Aprofiteu les solucions tecnològiques per automatitzar els fluxos de treball de gestió de contractes, alliberant el vostre equip per centrar-se en l'anàlisi de riscos d'alt valor i la creació de relacions amb els socis. Per últim, no dubteu a consultar un assessor legal abans d'hora si s'identifiquen riscos que requereixen una orientació experta per contenir. Invertiu en l'èxit del contracte per endavant i obteniu grans beneficis a llarg termini.
