بهترین راه برای جلوگیری از اختلافات قرارداد

انعقاد قرارداد یک توافق نامه الزام آور قانونی بین دو یا چند طرف ایجاد می کند. در حالی که اکثر قراردادها به آرامی پیش می روند، اختلافات ممکن است به دلیل سوء تفاهم در مورد شرایط، عدم انجام تعهدات، تغییرات اقتصادی و موارد دیگر رخ دهد. اختلافات مربوط به قرارداد در نهایت برای آنها بسیار گران تمام می شود کسب و کار از نظر پول، زمان، روابط، شهرت شرکت و فرصت های از دست رفته. به همین دلیل است که تمرکز روی آن بسیار مهم است پیشگیری از اختلاف از طریق مدیریت قرارداد پیشگیرانه
درک تفاوت های ظریف Civil Law in the UAE can greatly aid in drafting contracts that are clear, comprehensive, and compliant with local regulations, thus minimizing the likelihood of disputes arising.

این مقاله موثرترین استراتژی ها و بهترین شیوه ها را تشریح می کند کسب و کار باید به کار برای کاهش ریسک های قرارداد و اجتناب از اختلافات:

یک قرارداد خوش پیش نویس و بدون ابهام داشته باشید

The first key step is ensuring you have a written contract that accurately and thoroughly represents the agreed upon terms, responsibilities, deliverables, timeframes and other essential details across different types of civil cases.

  • زبان مبهم یکی از بزرگترین عوامل سردرگمی و اختلاف نظر است تفسیر قرارداد. استفاده از اصطلاحات واضح و دقیق و تعریف اصطلاحات کلیدی حیاتی است.
  • با یک وکیل واجد شرایط کار کنید تا زبان قرارداد را بررسی و تقویت کنید تا خلاءها را ببندید و مشکلات احتمالی را برطرف کنید.
  • شامل مقررات حل اختلاف upfront, such as mandatory arbitration or میانجیگری تجاری before litigation.

داشتن یک پایه محکم در قالب یک قرارداد دقیق و بدون ابهام از اکثر سوء تفاهم ها در مورد حقوق و وظایف هر یک از طرفین جلوگیری می کند.

ارتباط قوی را حفظ کنید

ارتباط ضعیف منبع اصلی دیگری است اختلافات قراردادی. برای جلوگیری از این امر:

  • چک-in های منظم، به روز رسانی وضعیت و پروتکل های گزارش را تنظیم کنید تا همه طرف ها در یک راستا باشند.
  • هرگونه تغییر را مستند کنید به شرایط قرارداد یا جدول زمانی به صورت کتبی، با امضای نمایندگان مجاز هر طرف.
  • مشکلات، نگرانی‌ها و درخواست‌ها را سریعاً بررسی کنید و برای یافتن راه‌حل‌های مورد توافق طرفین همکاری کنید.
  • محرمانه بودن مؤسسه در جاهایی که لازم است کنترل می کند تا امکان برقراری ارتباط باز بدون ترس از پیامدهای منفی را فراهم کند

تعامل مستمر، شفافیت و اعتماد بین طرفین قرارداد، راه درازی را برای جلوگیری از درگیری ها انجام می دهد.

به طور فعال ریسک های قرارداد را مدیریت کنید

فعال بودن در مورد شناسایی و کاهش خطرات در مراحل اولیه، اختلافات بعدی را کاهش می دهد. چند توصیه:

  • قبل از نهایی کردن توافق‌نامه‌ها، بررسی‌های لازم را روی همه فروشندگان / شرکا انجام دهید.
  • برای تغییرات اقتصادی، تأخیر در تولید، تغییرات رهبری و سایر سناریوهای احتمالی، برنامه‌های اضطراری بسازید.
  • پروتکل های تشدید را برای آشکارسازی سریع و حل و فصل نگرانی ها ایجاد کنید.
  • مکانیزم‌های قراردادی را بگنجانید که به انعطاف‌پذیری اجازه می‌دهد تا در صورت تغییر قابل توجه شرایط، شرایط را تغییر دهد.
  • تعیین dispute resolution methods in UAE provides a framework when disputes emerge.

پیشی گرفتن از مناطق بالقوه مشکل به معنای بروز اختلافات کمتری است که نیاز به مداخله قانونی دارد.

بهترین شیوه های مدیریت قرارداد را دنبال کنید

همچنین پروتکل‌های انطباق و مدیریت قرارداد مهمی وجود دارد که شرکت‌ها باید داشته باشند:

  • به طور سیستماتیک نقاط عطف قرارداد و محصولات قابل تحویل را ردیابی کنید.
  • تمام اسناد قراردادی را در یک مخزن مرکزی سازماندهی شده ذخیره کنید.
  • کنترل فرآیندهای پیرامون تغییرات، تغییرات و استثناها.
  • برای تغییرات نظارتی که ممکن است بر تعهدات قراردادی تأثیر بگذارد، نظارت کنید.

مدیریت قرارداد دقیق و در عین حال چابک، پایبندی به توافقات را به حداکثر می رساند و در عین حال اختلافات را به حداقل می رساند.

اهرم حل و فصل اختلافات جایگزین

در صورت بروز اختلاف در قرارداد، دعوی قضایی نباید رویکرد پیش فرض باشد. حل اختلاف جایگزین (ADR) روش هایی مانند داوری، میانجیگری یا حل و فصل مذاکره در اکثر موارد ارجحیت دارند. مزایا عبارتند از:

  • هزینه های پایین تر - ADR به طور متوسط ​​کمتر از 20٪ هزینه دادرسی است.
  • وضوح سریعتر - اختلافات به جای چند سال، در ماه ها حل می شود.
  • روابط حفظ شده - رویکردها بیشتر مشارکتی هستند.

اطمینان حاصل کنید که قراردادهای شما شامل مقررات ADR است که تلاش های حسن نیت را برای حل تعارضات بدون تشکیل پرونده دادگاه الزامی می کند.

به دوره های محدودیت توجه کنید

در نهایت توجه داشته باشید که طرح دعوای دادگاه برای نقض قرارداد مشروط به مهلت های دقیقی است. را دوره محدودیت برای اختلافات قراردادی بسته به صلاحیت و شرایط می تواند از 4 تا 10 سال متغیر باشد. در مورد حقوق و محدودیت های خاص خود با یک وکیل مشورت کنید.

با اولویت دادن به اجتناب از اختلاف، شرکت‌ها می‌توانند در عین حفاظت از منافع و روابط تجاری خود، پس‌اندازهای قابل‌توجهی به دست آورند. از این بهترین شیوه های کاهش ریسک قرارداد به عنوان نوعی بیمه در برابر تعارضات پرهزینه استفاده کنید.

چرا اختلافات قراردادی برای مشاغل بسیار مشکل ساز است؟

قبل از ورود به راه حل ها، مهم است که تأثیرات منفی قابل توجه اختلافات قراردادی را برجسته کنید. آنها در نهایت موقعیت های باخت-بازنده برای همه افراد درگیر هستند.

بر اساس تحلیل های کارشناسان، میانگین اختلاف قرارداد هزینه یک کسب و کار بیش از 50,000 دلار است هزینه های قانونی مستقیم. و این به حساب زمان از دست رفته، فرصت ها، بهره وری پرسنل و آسیب به شهرت نیست – که همگی به میزان قابل توجهی افزایش می یابند.

اشکالات خاص عبارتند از:

  • هزینه های مالی - از هزینه های حقوقی گرفته تا تسویه حساب یا قضاوت، اختلافات قراردادی هزینه های پولی بالایی دارد.
  • هزینه های زمان - اختلافات تعداد باورنکردنی از ساعات مدیریتی را به خود اختصاص می دهند که می توان از آن برای امور عملیاتی سازنده تر استفاده کرد.
  • بدتر شدن رابطه - تضادها ارتباطات تجاری، شراکت و روابط مشتری را که سودمند بود، تیره می کند.
  • اهداف از دست رفته - عدم قطعیت به این معنی است که پروژه ها و برنامه های رشد به تعویق می افتند یا به طور کلی لغو می شوند.
  • صدمه به شهرت - نقض قراردادها یا تضادهای عمومی، حتی اگر حل شوند، به جایگاه برند لطمه می زند.

همانطور که مشخص شد، از نظر مالی و استراتژیک مبارزه با آتش سوزی های قراردادی بسیار دردناک تر از جلوگیری از آنها با اقدامات پیشگیرانه است.

ویژگی های یک قرارداد خوب تنظیم شده

با توجه به خطرات ناشی از قرارداد ضعیف، چه چیزی یک توافق قابل اجرا و مقاوم در برابر اختلاف را ایجاد می کند؟ چندین عنصر کلیدی وجود دارد که هر قرارداد تجاری قوی و بدون ابهام باید شامل موارد زیر باشد:

اصطلاحات دقیق - با استفاده از عبارت ساده و سرراست برای توصیف مسئولیت ها، استانداردها، موارد احتمالی و فرآیندها از اصطلاحات قانونی و صحبت های فنی خودداری کنید.

قابل تحویل تعریف شده - معیارهای خاص و نمونه های عینی از اجرای قرارداد، مانند تحویل نرم افزار کار تا تاریخ X یا ارائه سطح خدمات Y را ارائه دهید.

بازه های زمانی به وضوح مشخص شده است - اطمینان حاصل کنید که تمام مهلت‌ها و مدت‌زمان‌های مربوط به اجرای قرارداد به صراحت همراه با بندهای انعطاف‌پذیری در صورت نیاز به اصلاحات درج شده است.

مشخصات پرداخت - شامل مبالغ صورت‌حساب/پرداخت، زمان‌بندی، روش‌ها، طرف‌های مسئول و پروتکل‌های اصلاحی برای پرداخت‌های از دست رفته.

مکانیسم های عملکرد - تشریح روش های رسمی تضمین کیفیت که معیارهای خدمات، نیازهای گزارش دهی، ابزارهای نظارت بر انطباق و انتظارات بهبود مستمر در مورد ارائه خدمات در طول عمر قرارداد را تعریف می کند.

مشخصات حل اختلاف - قوانین و روش‌های حاکم بر تلاش‌های میانجی‌گری را برای یک دوره زمانی معین قبل از پیگیری دعوی قضایی ارائه کنید - چیزی مانند فرآیند حل اختلاف جایگزین اجباری 60 روزه (ADR) که شامل جلسات داوری یا مذاکرات طرف بی‌طرف است.

پروتکل خاتمه - قراردادهای استاندارد شامل بندهایی در مورد شرایط فسخ، سیاست‌های اعلان، مسئولیت‌های مربوط به فعالیت‌های فعال و غیره در صورت انحلال رابطه است.

سرمایه‌گذاری منابع برای ایجاد قراردادهای جامع و واضح، راه طولانی را در جهت جلوگیری از اختلافات متمرکز بر ابهام یا استانداردهای ناهماهنگ دارد.

استراتژی های ارتباطی موثر

همانطور که گفته شد، ارتباطات ضعیف کاتالیزور بخش قابل توجهی از اختلافات قراردادی است. چندین بهترین روش وجود دارد که طرفین قرارداد باید از آنها پیروی کنند:

به روز رسانی منظم وضعیت - یک آهنگ برای اعلام حضور از طریق ایمیل، کنفرانس های تلفنی/ویدیویی، گزارش داده ها یا جلسات حضوری تنظیم کنید. این بسته به طول و پیچیدگی پروژه می تواند هفتگی، ماهانه یا فصلی باشد. هر دو طرف وضعیت را در برابر جدول زمانی ارائه می دهند، موانع را برطرف می کنند، سؤالات روشن کننده می پرسند و در اولویت های آینده قرار می گیرند.

گفتگوی باز مداوم - اعضای تیم داخلی و فروشندگان/شریک های خارجی را تشویق کنید تا فوراً نگرانی های خود را در رابطه با اجرای قرارداد یا مسائل احتمالی شناسایی شده بیان کنند. یک محیط باز و عاری از سرزنش با تمرکز بر حل مشکلات مشترک ایجاد کنید.

مستندات مکتوب - همه بحث‌های شفاهی، سؤالات، موافقت‌ها با تغییرات، و برنامه‌های عملیاتی از جلسات باید در یادداشت‌ها یا ایمیل‌هایی با مُهر زمانی مستند شوند. این دنباله مقاله شواهد مفیدی را ارائه می‌کند اگر اختلافی در مورد اینکه چه کسی موافقت کرده است تا چه زمانی چه چیزی را تحویل دهد، ایجاد شود.

حفظ روابط مستمر، صریح و مبتنی بر اعتماد به محدود کردن تعارضات قراردادی کمک می کند. همچنین تعیین مدیران قرارداد رسمی در هر دو طرف مسئول کاهش خطر و اجتناب از اختلاف از طریق تعامل مداوم را در نظر بگیرید.

عوامل خطر قرارداد مشترک برای کاهش

در حالی که ریسک ها مستقیماً خود مناقشه نیستند، شکست در شناسایی و رسیدگی فعالانه خطرات، راه را برای مسائلی باز می کند که به اختلافات تمام عیار تبدیل می شوند. بیایید به شایع ترین خطراتی که تیم مدیریت قرارداد شما باید نظارت کند نگاه کنیم:

تغییرات عملیاتی داخلی - تغییرات عمده در سمت شما مانند جابجایی دفتر، جایگزینی فناوری، جابجایی کارکنان، یا مدل‌های کسب‌وکار اصلاح‌شده می‌تواند بر تحویل قرارداد یا رضایت شما تأثیر منفی بگذارد. برای این سناریوها برنامه های کاهش را توسعه دهید.

تغییرات بازار خارجی - نیروهایی مانند نوآوری های جدید، تغییرات قانونی/قانونی یا اختلالات زنجیره تامین ممکن است در پاسخ به تغییرات قرارداد نیاز داشته باشند. این موارد را به طور معمول بررسی کنید و توافق نامه ها را بر اساس آن به روز کنید.

سقوط اقتصادی - در صورتی که کاهش حجم فروش ظرفیت و منابع آنها را تحت فشار قرار دهد، رکود ممکن است بر توانایی شرکا برای ارائه تأثیر بگذارد. به ساختن مدل‌های شراکتی جدید یا نوآورانه برای متعادل کردن عدم اطمینان اقتصادی نگاه کنید.

کمبود فروشنده - فروشندگان برون سپاری شما ممکن است به دلیل کمبود نیروی انسانی یا توانایی های منسوخ شده، با مشکلاتی در مورد شرایط قرارداد در مورد زمان بندی، هزینه ها یا کیفیت مواجه شوند. برنامه های اضطراری را فعالانه درخواست کنید و در صورت نیاز ارائه دهندگان جایگزین را شناسایی کنید.

تهدیدات امنیت داده ها - نقض های ناشی از هک، بدافزار یا دسترسی غیرمجاز می تواند IP حیاتی و داده های مشتری تحت پوشش قرارداد را در معرض خطر قرار دهد. حصول اطمینان از تمام آخرین حفاظت‌ها و اقدامات امنیتی از طرف شرکا، به جلوگیری از این قرار گرفتن که منجر به اختلاف می‌شود، کمک می‌کند.

هوشیار ماندن در مورد ارزیابی و رسیدگی به ریسک‌های مختلف، همه طرف‌ها را همسو، درگیر نگه می‌دارد و می‌توانند قبل از نقض توافق‌ها، که منجر به درگیری می‌شود، مسیر را اصلاح کنند.

بهترین شیوه های مدیریت قرارداد درونی

مدیریت حرفه ای قراردادها پس از اجرا نیز با تضمین عملکرد پایدار، اختلافات را تا حد زیادی محدود می کند. در اینجا چند پروتکل مدیریت قرارداد وجود دارد:

مخزن قرارداد مرکزی - این سیستم ثبت کلیه قراردادهای فعال و بایگانی شده و اسناد مربوطه مانند اظهارنامه کار، ارتباطات، سفارشات تغییر و گزارش عملکرد را در خود جای می دهد. هنگامی که اطلاعات برای پاسخ به سؤالات نیاز به بازیابی دارد، امکان جستجوی آسان بر اساس نام ارائه دهندگان، دسته بندی قراردادها و سایر فیلترها را فراهم می کند.

استخراج بند قرارداد – از فناوری‌هایی مانند الگوریتم‌های هوش مصنوعی استفاده کنید که می‌توانند به‌طور خودکار قراردادها را اسکن کنند و بندهای مهم و نقاط داده را در صفحات گسترده یا پایگاه‌های داده برای ردیابی بیرون بکشند. این کمک می کند تا عبارات کلیدی سریعتر ظاهر شوند.

ردیابی تقویم اجرا - یک تقویم یا نمودار گانت که تمام نقاط عطف اصلی و قابل تحویل مورد نیاز تحت هر قرارداد را یادداشت می کند. برای اطمینان از نظارت بر انطباق، یادآوری‌ها را برای مهلت‌ها و گزارش‌های مورد نیاز تنظیم کنید.

تجزیه و تحلیل گزارش وضعیت - گزارش‌های دوره‌ای از فروشندگان یا شرکای مرتبط با KPIهای اجرای قرارداد مانند هزینه‌ها، جدول زمانی و سطوح خدمات ارائه شده را بررسی کنید. برای جلوگیری از تشدید تنش، هر زمینه‌ای را که عملکرد ضعیفی دارد، سریعاً شناسایی کنید تا با طرف مقابل مورد بررسی قرار گیرد.

تغییر فرآیندهای کنترلی - تغییرات مربوط به اصلاحات، جایگزینی، فسخ و تمدید قرارداد باید از طریق یک گردش کار ساده شامل مصوبات قانونی و اجرایی کنترل شود. این حاکمیت به جلوگیری از تغییرات غیرمجاز که منجر به اختلاف می شود کمک می کند.

بهداشت اسناد و مدارک مناسب - پیروی از قراردادهای نامگذاری استاندارد، پروتکل های ذخیره سازی و سیاست های حفظ سوابق قرارداد، از قرار دادن نادرست، دستکاری، دستکاری یا از دست دادن جلوگیری می کند - محرک های رایج برای اختلاف نظر در مورد حقایق.

قراردادهایی که پس از امضا بدون مدیریت باقی می مانند، به راحتی در جای خود قرار نمی گیرند، فراموش می شوند و به اشتباه تفسیر می شوند. نهادینه کردن بهترین شیوه های مدیریت قرارداد به حفظ روابط کاری مثبت بین طرفین و موفقیت متقابل کمک می کند.

روش ها و مزایای حل اختلاف جایگزین

اگر طرفین علیرغم بهترین تلاش ها متوجه شدند که به سمت یک اختلاف آشتی ناپذیر پیش می روند، دعوی قضایی نباید پیش فرض اقدام بعدی باشد. در عوض، تکنیک‌های حل اختلاف جایگزین (ADR) مانند داوری، میانجی‌گری یا مذاکره مشترک می‌توانند تضادها را سریع‌تر، ارزان‌تر و به روشی پایدارتر حل کنند.

میانجیگری شامل استخدام یک میانجی بی طرف و شخص ثالث ماهر در تسهیل، مذاکره و حل تعارض برای کار با هر دو طرف برای شناسایی منافع مشترک و دستیابی به توافقات اجماع است. میانجی هیچ اختیار تصمیم گیری در مورد شرایط حل و فصل ندارد - آنها صرفاً گفتگوی سازنده و کاوش در مورد منافع متقابل را تقویت می کنند.

داوری رسمی‌تر است، جایی که داور شخص ثالث (معمولاً یک متخصص صنعت) استدلال‌ها و شواهدی را از طرف‌های متخاصم مانند یک قاضی می‌شنود. سپس داور در مورد چگونگی حل اختلاف تصمیم الزام آور می گیرد. قواعد رویه ای بر فرآیند داوری حاکم است که مانند یک دادرسی ساختاریافته آشکار می شود.

حل و فصل مذاکره صرفاً بحث های مشترک با حسن نیت بین خود طرفین اختلاف بدون شخص ثالث است. با این حال، رهبران ارشد یا مشاوران حقوقی/تطبیق معمولاً برای نمایندگی از منافع هر طرف درگیر هستند. شرایط تسویه به طور مستقیم بین این سهامداران کلیدی تصمیم گیری می شود.

در زیر چند مزیت عمده برای انتخاب این گزینه های جایگزین قبل از دعوا آورده شده است:

صرفه جویی در زمان - اختلافات در هفته ها یا ماه ها به جای سال ها با دادگاه حل می شود. رویه‌های کمتر، نتایج سریع‌تری را ممکن می‌سازد.

صرفه جویی در هزینه - هزینه های وکالت، هزینه های اداری و پرداخت خسارت مربوط به حل و فصل های میانجی یا داوری در مقایسه با قطعنامه های صادر شده توسط دادگاه کم رنگ است.

حفظ کنترل - احزاب خودشان در مورد راه‌حل‌ها تصمیم می‌گیرند در مقابل اینکه نتایج را در دست قاضی یا هیئت منصفه قرار دهند.

حفظ رابطه - هدف این رویکردها یافتن زمینه های مشترک به جای سرزنش است که اجازه می دهد مشارکت ها ادامه یابد.

حریم خصوصی - برخلاف آزمایش‌های عمومی، ADR به طرفین اجازه می‌دهد تا جزئیات اختلاف و اطلاعات اختصاصی را به جای سوابق عمومی، محرمانه نگه دارند.

با توجه به هزینه های نجومی، مدت زمان و غیرقابل پیش بینی بودن در مورد دعاوی قراردادی، استراتژی های ADR همیشه ارزش کاوش جدی را دارند.

به نقض دوره های محدودیت قرارداد توجه کنید

در نهایت، یک منطقه مهم اما گاهی نادیده گرفته شده برای درک، دوره های محدودیت است که بر تنظیم ادعای دادگاه برای نقض قرارداد حاکم است. این ضرب‌الاجل‌های سخت تعیین می‌کند که چه مدت باید شخصی علیه طرف دیگر به دلیل عدم انجام تعهدات قراردادی قبل از انقضای حق رجوع قانونی، اقدام قانونی کند.

دوره های محدودیت برای اختلافات نقض قرارداد به طور متوسط ​​از 4 تا 6 سال طول می کشد، که ساعت از تاریخ نقض اولیه شروع می شود تا زمانی که در بیشتر موارد کشف شود. سایر جزئیات محاسبه مهلت ها به حوزه قضایی، صنعت، مشخصات قرارداد و ماهیت نقض بستگی دارد.

با توجه به اینکه دادگاه‌ها به شدت این محدودیت‌ها را اجرا می‌کنند، ثبت سریع نقض‌ها و جستجوی وکیل حقوقی در مورد حقوق و گزینه‌ها زمانی که طرف مقابل برای اولین بار در موارد قابل تحویل دچار تزلزل می‌شود، حیاتی می‌شود. تأخیر می تواند تمام حقوق ادعایی آینده را از دست بدهد.

در حالی که هیچ کسب و کاری هرگز انتظار ندارد که در اولین انعقاد قراردادها در دادگاه با اختلافات قراردادی مبارزه کند، آگاهی از دوره های انقضا در صورت خراب شدن روابط علیرغم بهترین تلاش ها، محافظت مهمی است که باید در جیب خود داشته باشید.

در اختتامیه

اجتناب از اختلافات قراردادی مستلزم دقت در کل چرخه عمر معامله است - از تهیه پیش نویس دقیق، مشارکت مداوم در طول اجرا، تا اقدام سریع در صورت بروز مشکلات. این بهترین شیوه‌های صنعت را در مورد کاهش ریسک قرارداد و پیشگیری از اختلافات به کار ببرید، و کسب‌وکار شما می‌تواند در حالی که خارج از دادگاه بماند، به دستاوردهای مالی، بهره‌وری و روابط قابل توجهی دست یابد. از راه‌حل‌های فناوری برای خودکارسازی گردش‌های کاری مدیریت قرارداد استفاده کنید، و تیم شما را آزاد می‌کند تا بر تجزیه و تحلیل ریسک‌های با ارزش و ایجاد رابطه با شرکا تمرکز کند. در نهایت، در صورت شناسایی خطراتی که نیاز به راهنمایی متخصص دارند، از مراجعه به مشاور حقوقی دریغ نکنید. از قبل روی موفقیت قرارداد سرمایه گذاری کنید و در درازمدت از مزایای عمده بهره مند شوید.

درباره نویسنده

ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخشهای موردنیاز علامتگذاری شدهاند *

رفته به بالا