Najbolji načini za izbjegavanje sporova oko ugovora

Sklapanjem ugovora uspostavlja se pravno obvezujući sporazum između dvije ili više strana. Dok se većina ugovora odvija glatko, sporovi mogu i događaju se zbog nesporazuma oko uvjeta, neispunjenja obveza, ekonomskih promjena i još mnogo toga. Ugovorni sporovi na kraju biti izuzetno skupo za poduzeća u smislu novca, vremena, odnosa, ugleda tvrtke i propuštenih prilika. Zato je važno usredotočiti se na sprječavanje sporova kroz proaktivno upravljanje ugovorima.
Razumijevanje nijansi Građansko pravo u UAE može uvelike pomoći u sastavljanju ugovora koji su jasni, sveobuhvatni i usklađeni s lokalnim propisima, čime se smanjuje vjerojatnost nastanka sporova.

Ovaj članak opisuje najučinkovitije strategije i najbolje prakse poduzeća treba zaposliti smanjiti ugovorni rizici i izbjegavajte sporove:

Imajte dobro sastavljen, nedvosmislen ugovor

Prvi ključni korak je osigurati da imate pismeni ugovor koji točno i temeljito predstavlja dogovorene uvjete, odgovornosti, rezultate, vremenske okvire i druge bitne detalje u različitim vrste građanskih predmeta.

  • Dvosmislen jezik je jedan od najvećih pokretača zbunjenosti i neslaganja oko tumačenje ugovora. Korištenje jasne, precizne terminologije i definiranje ključnih pojmova je od vitalnog značaja.
  • Surađujte s kvalificiranim odvjetnikom kako biste pregledali i ojačali jezik ugovora kako biste zatvorili rupe u zakonu i riješili potencijalne probleme.
  • Uključite odredbe o rješavanju sporova unaprijed, kao što je obvezna arbitraža ili komercijalno posredovanje prije parnice.

Posjedovanje čvrstih temelja u obliku detaljnog, nedvosmislenog ugovora sprječava većinu nesporazuma o pravima i dužnostima svake strane.

Održavajte snažnu komunikaciju

Loša komunikacija je još jedan primarni izvor ugovorni sporovi. Da biste to izbjegli:

  • Postavite redovite prijave, ažuriranja statusa i protokole za izvješćivanje kako biste sve strane uskladili.
  • Dokumentirajte sve promjene ugovornim uvjetima ili rasporedima u pisanom obliku, uz potpis ovlaštenih predstavnika svake strane.
  • Brzo rješavajte probleme, nedoumice i zahtjeve i surađujte kako biste pronašli obostrano prihvatljiva rješenja.
  • Po potrebi uspostavite kontrole povjerljivosti kako biste omogućili otvorenu komunikaciju bez straha od negativnih posljedica

Trajni angažman, transparentnost i povjerenje između ugovornih strana uvelike doprinose sprječavanju sukoba.

Proaktivno upravljajte ugovornim rizicima

Proaktivnost u ranom prepoznavanju i ublažavanju rizika također smanjuje sporove u budućnosti. Neke preporuke:

  • Provedite dubinsku analizu svih dobavljača/partnera prije finaliziranja ugovora.
  • Izradite planove za nepredviđene situacije za ekonomske promjene, kašnjenja u proizvodnji, promjene vodstva i druge moguće scenarije.
  • Razvijte protokole eskalacije za brzo otkrivanje i rješavanje problema.
  • Uključite ugovorne mehanizme koji omogućuju fleksibilnost izmjene uvjeta ako se uvjeti značajno promijene.
  • Određivanje metode rješavanja sporova u UAE pruža okvir kada se pojave sporovi.

Ići ispred potencijalnih problematičnih područja znači da dolazi do manje sporova koji zahtijevaju pravnu intervenciju.

Slijedite najbolju praksu upravljanja ugovorima

Također postoje važni protokoli za pridržavanje ugovora i administraciju koje bi tvrtke trebale imati:

  • Sustavno pratite prekretnice i rezultate ugovora.
  • Čuvajte svu ugovornu dokumentaciju u organiziranom središnjem repozitoriju.
  • Kontrolirajte procese oko izmjena, promjena i iznimaka.
  • Pratite regulatorne promjene koje mogu utjecati na ugovorne obveze.

Strogo, ali agilno upravljanje ugovorima maksimizira poštivanje sporazuma dok minimalizira sporove.

Iskoristite alternativno rješavanje sporova

Ako dođe do nesuglasica oko ugovora, parnica ne bi trebala biti standardni pristup. Alternativno rješavanje sporova (ADR) metode kao što su arbitraža, posredovanje ili sporazumna nagodba su u većini slučajeva poželjnije. Pogodnosti uključuju:

  • Niži troškovi – ADR u prosjeku iznosi manje od 20% troškova parnice.
  • Brža rezolucija – Sporovi se rješavaju mjesecima umjesto godinama.
  • Očuvani odnosi – Pristupi su više suradnički.

Pobrinite se da vaši ugovori uključuju odredbe ADR-a koje nalažu nastojanja u dobroj vjeri da se razriješe sukobi bez sudskih tužbi.

Obratite pozornost na zastarne rokove

Konačno, imajte na umu da podnošenje tužbe zbog kršenja ugovora podliježe strogim rokovima. The rok zastare za ugovorne sporove može se kretati od 4 do 10 godina, ovisno o nadležnosti i okolnostima. Posavjetujte se s odvjetnikom u vezi s vašim posebnim pravima i ograničenjima.

Stavljanjem izbjegavanja sporova u prioritet, tvrtke mogu ostvariti značajne uštede, a istovremeno štite svoje poslovne interese i odnose. Iskoristite ove najbolje prakse za smanjenje rizika ugovora kao oblik osiguranja od skupih sukoba.

Zašto su ugovorni sporovi tako problematični za tvrtke

Prije nego što uđemo u rješenja, važno je istaknuti znatne negativne učinke ugovornih sporova. One na kraju budu izgubljene situacije za sve uključene.

Prema stručnim analizama prosjek ugovorni spor košta tvrtku preko 50,000 dolara izravni pravni izdaci. I to ne računa izgubljeno vrijeme, prilike, produktivnost osoblja i štetu po ugledu – što se sve značajno zbraja.

Specifični nedostaci uključuju:

  • Financijski troškovi – Od pravnih troškova do nagodbi ili presuda, ugovorni sporovi imaju visoke novčane troškove povezane s njima.
  • Vremenski troškovi – Sporovi oduzimaju nevjerojatan broj sati upravljanja koji bi se mogli iskoristiti za produktivnije operativne stvari.
  • Pogoršanje odnosa – Sukobi su pokvarili poslovne veze, partnerstva i odnose s klijentima koji su bili korisni.
  • Promašeni ciljevi – Neizvjesnost znači da projekti i planovi rasta na kraju budu odgođeni ili potpuno otkazani.
  • Šteta po ugledu – Objavljivanje kršenja ugovora ili sukoba, čak i ako su riješeni, šteti ugledu marke.

Kao što je istaknuto, financijski i strateški je mnogo bolnije boriti se protiv požara nego ih spriječiti proaktivnim mjerama.

Karakteristike dobro sastavljenog ugovora

S obzirom na rizike lošeg ugovaranja, što čini provediv ugovor otporan na sporove? Nekoliko je ključnih elemenata koje bi svaki snažan, nedvosmislen poslovni ugovor trebao sadržavati:

Precizna terminologija – Izbjegavajte pravni žargon i tehnički govor korištenjem jednostavnih, jasnih fraza za opisivanje odgovornosti, standarda, nepredviđenih okolnosti i procesa.

Definirani rezultati – Navedite specifične metrike i konkretne primjere ispunjenja ugovora, poput isporuke radnog softvera do datuma X ili pružanja razine usluge Y.

Jasno definirani vremenski okviri – Osigurajte da su svi rokovi i trajanja povezani s izvršenjem ugovora izričito navedeni, zajedno s klauzulama fleksibilnosti ako izmjene postanu potrebne.

Podaci o plaćanju – Uključite iznose fakturiranja/plaćanja, rasporede, metode, odgovorne strane i protokole sanacije za propuštena plaćanja.

Mehanizmi izvedbe – Ocrtajte formalne procedure osiguranja kvalitete kojima se definiraju referentne vrijednosti usluga, potrebe za izvješćivanjem, alati za praćenje usklađenosti i očekivanja kontinuiranog poboljšanja oko pružanja usluga tijekom trajanja ugovora.

Specifikacije rješavanja sporova – Navedite pravila i metode kojima se uređuju pokušaji posredovanja u određenom vremenskom razdoblju prije pokretanja parnice – nešto poput obveznog 60-dnevnog postupka alternativnog rješavanja sporova (ADR) koji uključuje arbitražna saslušanja ili pregovore neutralne strane.

Protokol prekida – Standardni ugovori uključuju klauzule o uvjetima raskida, politikama obavijesti, odgovornostima oko aktivnih angažmana i tako dalje ako se odnos prekine.

Ulaganje resursa u izradu sveobuhvatnih, jasno formuliranih ugovora uvelike doprinosi izbjegavanju sporova usredotočenih na nejasnoće ili neusklađene standarde.

Učinkovite komunikacijske strategije

Kao što je spomenuto, loša komunikacija je katalizator značajnog dijela ugovornih sporova. Postoji nekoliko najboljih praksi koje bi ugovorne strane trebale slijediti:

Redovita ažuriranja statusa – Postavite ritam za prijave putem e-pošte, telefonskih/videokonferencija, podatkovnih izvješća ili osobnih sastanaka. Oni mogu biti tjedni, mjesečni ili tromjesečni, ovisno o duljini i složenosti projekta. Obje strane daju status prema vremenskim okvirima, rješavaju prepreke, postavljaju razjašnjavajuća pitanja i usklađuju se s nadolazećim prioritetima.

Otvoreni dijalog u tijeku – Potaknite i unutarnje članove tima i vanjske dobavljače/partnere da odmah izraze zabrinutost koju imaju u vezi s izvršenjem ugovora ili identificiranim potencijalnim problemima. Razvijte otvoreno okruženje bez okrivljavanja usmjereno na zajedničko rješavanje problema.

Pisana dokumentacija – Sve usmene rasprave, pitanja, pristanci na promjene i akcijski planovi sa sastanaka trebaju biti dokumentirani u dopisima ili e-porukama s vremenskim oznakama. Ovaj papirni trag pruža korisne dokaze ako bi došlo do spora oko toga tko je pristao isporučiti što do kada.

Održavanje trajnih, iskrenih odnosa temeljenih na povjerenju služi za ograničavanje sukoba ugovora. Također razmotrite imenovanje formalnih voditelja ugovora s obje strane odgovornih za smanjenje rizika i izbjegavanje sporova kroz stalni angažman.

Uobičajeni čimbenici rizika ugovora koje treba ublažiti

Iako rizici sami po sebi nisu izravni sporovi, neuspjeh u proaktivnom identificiranju i rješavanju rizika otvara vrata problemima koji eskaliraju u potpune sporove. Pogledajmo najčešće rizike koje bi vaš tim za upravljanje ugovorima trebao pratiti:

Interne operativne smjene – Velike promjene s vaše strane poput preseljenja ureda, zamjene tehnologije, promjene osoblja ili modificiranih poslovnih modela mogu negativno utjecati na isporuku ugovora ili zadovoljstvo. Razvijte planove ublažavanja uzimajući u obzir te scenarije.

Promjene vanjskog tržišta – Sile poput novih inovacija, zakonskih/regulatornih promjena ili poremećaja u opskrbnom lancu mogle bi kao odgovor zahtijevati izmjene ugovora. Redovito provjeravajte te ugovore i ažurirajte ih u skladu s tim.

Gospodarski padovi – Padovi mogu utjecati na sposobnost partnera da isporuče ponudu ako smanjeni obujam prodaje optereti njihove kapacitete i resurse. Pogledajte izgradnju zapuštenih ili inovativnih novih modela partnerstva kao protutežu ekonomskoj neizvjesnosti.

Nedostaci dobavljača – Vaši vanjski dobavljači mogu imati problema s ispunjavanjem uvjeta ugovora u vezi s rokovima, troškovima ili kvalitetom zbog nedostatka osoblja ili zastarjelih sposobnosti. Proaktivno zatražite planove za nepredviđene situacije i prema potrebi identificirajte alternativne pružatelje usluga.

Prijetnje sigurnosti podataka – Povrede uzrokovane hakiranjem, zlonamjernim softverom ili neovlaštenim pristupom mogle bi ugroziti kritične IP i korisničke podatke obuhvaćene ugovorom. Osiguravanje svih najnovijih sigurnosnih zaštita i mjera od partnera pomaže u izbjegavanju ove izloženosti koja dovodi do sporova.

Održavanje opreza oko procjene i rješavanja raznih rizika održava sve strane usklađenima, angažiranima i sposobnima za ispravan kurs prije nego se sporazumi prekrše, što dovodi do sukoba.

Najbolje prakse unutarnjeg upravljanja ugovorima

Profesionalno upravljanje ugovorima nakon izvršenja također značajno ograničava sporove osiguravanjem održivog učinka. Evo nekih protokola za upravljanje ugovorima koje treba uspostaviti:

Centralni repozitorij ugovora – Ovaj sustav evidencije sadrži sve aktivne i arhivirane ugovore i povezane dokumente poput izjava o radu, komunikacija, naloga za izmjene i izvješća o učinku. Omogućuje jednostavno pretraživanje na temelju imena pružatelja usluga, kategorija ugovora i drugih filtara kada je potrebno dohvaćanje informacija za odgovor na pitanja.

Izdvajanje klauzule ugovora – Iskoristite tehnologiju poput AI algoritama koji mogu automatski skenirati ugovore i izvući važne klauzule i podatke u proračunske tablice ili baze podataka za praćenje. To pomaže bržem otkrivanju ključnih pojmova.

Praćenje kalendara izvršenja – Održavajte kalendar ili gantogram bilježeći sve glavne prekretnice i rezultate koji su potrebni prema svakom ugovoru. Postavite podsjetnike za rokove i potrebna izvješća kako biste osigurali praćenje sukladnosti.

Analiza izvješća o stanju – Pregledajte periodična izvješća dobavljača ili partnera u vezi s KPI-jevima izvršenja ugovora kao što su troškovi, rokovi i razine isporučene usluge. Identificirajte bilo koja područja slabijeg učinka odmah kako biste se obratili drugoj ugovornoj strani kako biste izbjegli eskalaciju.

Procesi kontrole promjena – Promjene koje se odnose na izmjene i dopune ugovora, zamjene, raskide i produljenja moraju se kontrolirati putem pojednostavljenog tijeka rada uključujući pravna i izvršna odobrenja. Ovo upravljanje pomaže u izbjegavanju neovlaštenih izmjena koje dovode do sporova.

Pravilna higijena dokumentacije – Slijeđenjem standardiziranih konvencija o imenovanju, protokola za pohranjivanje i politika zadržavanja zapisa o ugovorima izbjegava se pogrešno postavljanje, neovlašteno mijenjanje, manipulacija ili gubitak – uobičajeni okidači za neslaganja oko činjenica.

Ugovori kojima se ne upravlja nakon potpisivanja lako se zagube, zaborave i pogrešno protumače. Institucionalizacija najboljih praksi upravljanja ugovorima pomaže u održavanju pozitivnih radnih odnosa među stranama i zajedničkog uspjeha.

Alternativne metode rješavanja sporova i prednosti

Ako se stranke nađu u nepomirljivom sporu unatoč svim naporima, parnica ne bi trebala biti sljedeća mjera. Umjesto toga, tehnike alternativnog rješavanja sporova (ADR) poput arbitraže, posredovanja ili suradničkog pregovaranja mogu riješiti sukobe brže, jeftinije i na održiviji način.

Posredovanje uključuje angažiranje neutralnog posrednika treće strane koji je vješt u facilitaciji, pregovorima i rješavanju sukoba za rad s obje strane na utvrđivanju zajedničkih interesa i postizanju konsenzusnih sporazuma. Posrednik nema ovlasti za donošenje odluka o uvjetima nagodbe – oni jednostavno potiču konstruktivan dijalog i istraživanje uzajamne dobiti.

Arbitraža je formalniji, gdje arbitar treće strane (obično stručnjak za industriju) čuje argumente i dokaze sukobljenih strana poput suca. Arbitar zatim donosi obvezujuću odluku o načinu rješavanja spora. Postupovna pravila reguliraju arbitražni proces koji se odvija poput strukturiranog saslušanja.

Dogovorena nagodba je jednostavno suradnička rasprava u dobroj vjeri između samih stranaka u sporu bez treće strane. no viši čelnici ili pravni savjetnici/savjetnici za usklađenost obično su uključeni da zastupaju interese svake strane. Ovi ključni dionici izravno odlučuju o uvjetima nagodbe.

U nastavku su neke od glavnih prednosti odabira ovih alternativa prije parnice:

Ušteda vremena – Sporovi se na sudovima rješavaju tjednima ili mjesecima, a ne godinama. Manje zahvata omogućuje brže rezultate.

Uštede troškova – Odvjetničke naknade, administrativni troškovi i isplate štete uključene u posredovane ili arbitražne nagodbe blijede u usporedbi sa sudskim rješenjima.

Zadržavanje kontrole – Strane same odlučuju o rješenjima umjesto da ishode prepuste sucu ili poroti.

Očuvanje odnosa – Pristupi imaju za cilj pronaći zajednički jezik, a ne utvrditi krivnju, omogućujući nastavak partnerstva.

Privatnost – Za razliku od javnih suđenja, ADR omogućuje strankama da pojedinosti o sporu i vlasničke informacije drže povjerljivima, a ne javnim zapisima.

S obzirom na astronomske troškove, trajanje i nepredvidivost oko ugovornih tužbi, ADR strategije uvijek vrijedi prvo ozbiljno istražiti.

Obratite pozornost na kršenje rokova ograničenja ugovora

Konačno, važno, ali ponekad zanemareno područje koje treba razumjeti su rokovi zastare koji reguliraju podnošenje sudskog zahtjeva za kršenje ugovora. Ovi strogi rokovi određuju koliko dugo netko mora pokrenuti formalni pravni postupak protiv druge strane zbog neispunjavanja ugovornih obveza prije nego što isteknu prava na pravni lijek.

Razdoblja zastare za sporove oko kršenja ugovora kreću se u prosjeku od 4 do 6 godina, pri čemu sat počinje od datuma prvog kršenja, a ne kada se otkrije u većini slučajeva. Ostale pojedinosti o izračunavanju rokova ovise o nadležnosti, industriji, specifičnostima ugovora i prirodi kršenja.

S obzirom na to da sudovi strogo provode ta ograničenja, postaje ključno odmah zabilježiti kršenja i potražiti pravni savjet u vezi s pravima i opcijama kada druga ugovorna strana prvi put posustane u isporukama. Odgađanje bi moglo izgubiti sva buduća prava potraživanja.

Iako nijedno poduzeće ne očekuje da će završiti s ugovornim sporovima na sudu pri prvom sklapanju ugovora, biti svjestan razdoblja isteka ostaje važna zaštita koju morate imati u stražnjem džepu ako se odnosi pogoršaju unatoč svim naporima.

U zatvaranju

Izbjegavanje ugovornih sporova zahtijeva marljivost tijekom cijelog životnog ciklusa posla – od pažljivog sastavljanja, do kontinuiranog angažmana tijekom izvršenja, do brzog djelovanja ako se pojave problemi. Primijenite ove najbolje prakse u industriji u vezi sa smanjenjem rizika ugovora i sprječavanjem sporova, a vaša tvrtka može ostvariti znatne financijske dobitke, dobitke u produktivnosti i odnosima bez suđenja. Iskoristite tehnološka rješenja za automatizaciju radnih procesa upravljanja ugovorima, oslobađajući svoj tim da se usredotoči na analizu rizika visoke vrijednosti i izgradnju odnosa s partnerima. Na kraju, nemojte se ustručavati rano potražiti pravnog savjetnika ako se otkriju rizici za čije suzbijanje je potrebno stručno vodstvo. Unaprijed uložite u uspjeh ugovora i ostvarite velike nagrade na dugi rok.

O autoru

Ostavite komentar

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Obavezna polja su označena *

Dođite na vrh