Cara Terbaik untuk Menghindari Sengketa Kontrak

Mengadakan kontrak menghasilkan perjanjian yang mengikat secara hukum antara dua pihak atau lebih. Meskipun sebagian besar kontrak berjalan lancar, perselisihan dapat dan memang terjadi karena kesalahpahaman mengenai persyaratan, kegagalan memenuhi kewajiban, perubahan ekonomi, dan banyak lagi. Sengketa kontrak akhirnya menjadi sangat mahal bisnis dalam hal uang, waktu, hubungan, reputasi perusahaan, dan peluang yang hilang. Itu sebabnya sangat penting untuk fokus pencegahan perselisihan melalui manajemen kontrak yang proaktif.
Memahami nuansa Hukum Perdata di UEA dapat sangat membantu dalam penyusunan kontrak yang jelas, komprehensif, dan sesuai dengan peraturan setempat, sehingga meminimalkan kemungkinan timbulnya perselisihan.

Artikel ini menguraikan strategi dan praktik terbaik yang paling efektif bisnis harus mempekerjakan untuk mengurangi risiko kontrak dan menghindari perselisihan:

Miliki Kontrak yang Dirancang dengan Baik dan Tidak Ambigu

Langkah penting pertama adalah memastikan Anda memiliki kontrak tertulis yang secara akurat dan menyeluruh mewakili persyaratan, tanggung jawab, hasil, jangka waktu, dan detail penting lainnya yang disepakati di berbagai bidang. jenis perkara perdata.

• Bahasa yang ambigu adalah salah satu pendorong terbesar kebingungan dan perselisihan interpretasi kontrak. Menggunakan terminologi yang jelas dan tepat serta mendefinisikan istilah-istilah kunci sangatlah penting.
• Bekerja samalah dengan pengacara yang berkualifikasi untuk meninjau dan memperkuat bahasa kontrak untuk menutup celah dan mengatasi potensi masalah.
• Menyertakan ketentuan penyelesaian sengketa dimuka, seperti arbitrase wajib atau mediasi komersial sebelum litigasi.

Memiliki landasan yang kuat dalam bentuk kontrak yang rinci dan tidak ambigu akan mencegah sebagian besar kesalahpahaman mengenai hak dan kewajiban masing-masing pihak.

Pertahankan Komunikasi yang Kuat

Komunikasi yang buruk adalah sumber utama lainnya perselisihan kontrak. Untuk menghindari hal ini:

• Siapkan check-in rutin, pembaruan status, dan protokol pelaporan agar semua pihak tetap selaras.
• Dokumentasikan setiap perubahan ketentuan kontrak atau jadwal secara tertulis, dengan persetujuan dari perwakilan resmi masing-masing pihak.
• Atasi masalah, kekhawatiran, dan permintaan dengan segera dan berkolaborasi untuk menemukan solusi yang disepakati bersama.
• Lakukan kontrol kerahasiaan jika diperlukan untuk memungkinkan komunikasi terbuka tanpa takut akan dampak negatif

Keterlibatan yang berkelanjutan, transparansi dan kepercayaan antara pihak-pihak yang terlibat dalam kontrak akan sangat membantu dalam mencegah konflik.

Kelola Risiko Kontrak secara Proaktif

Bersikap proaktif dalam mengidentifikasi dan memitigasi risiko sejak dini juga mengurangi perselisihan di kemudian hari. Beberapa rekomendasi:

• Melakukan uji tuntas terhadap seluruh vendor/mitra sebelum menyelesaikan perjanjian.
• Membangun rencana darurat untuk perubahan ekonomi, penundaan produksi, perubahan kepemimpinan, dan skenario lain yang mungkin terjadi.
• Kembangkan protokol eskalasi untuk segera memunculkan dan menyelesaikan permasalahan.
• Memasukkan mekanisme kontrak yang memungkinkan fleksibilitas untuk mengubah persyaratan jika kondisi berubah secara signifikan.
• Menentukan metode penyelesaian sengketa di UEA memberikan kerangka ketika perselisihan muncul.

Dengan lebih cepat mengatasi permasalahan yang mungkin terjadi, maka akan lebih sedikit perselisihan yang memerlukan intervensi hukum.

Ikuti Praktik Terbaik Manajemen Kontrak

Ada juga protokol kepatuhan dan administrasi kontrak penting yang harus dimiliki perusahaan:

• Lacak pencapaian dan hasil kontrak secara sistematis.
• Simpan semua dokumentasi kontrak di repositori pusat yang terorganisir.
• Kontrol proses seputar modifikasi, perubahan, dan pengecualian.
• Pantau perubahan peraturan yang mungkin berdampak pada kewajiban kontrak.

Manajemen kontrak yang ketat namun tangkas memaksimalkan kepatuhan terhadap perjanjian sekaligus meminimalkan perselisihan.

Memanfaatkan Penyelesaian Sengketa Alternatif

Jika perselisihan kontrak memang muncul, litigasi tidak boleh menjadi pendekatan utama. Penyelesaian sengketa alternatif (ADR) metode seperti arbitrase, mediasi atau penyelesaian melalui negosiasi lebih disukai dalam banyak kasus. Manfaatnya meliputi:

• Biaya lebih rendah – ADR rata-rata di bawah 20% biaya litigasi.
• Resolusi lebih cepat – Perselisihan diselesaikan dalam hitungan bulan, bukan tahun.
• Hubungan yang terpelihara – Pendekatannya lebih kolaboratif.

Pastikan kontrak Anda mencakup ketentuan ADR yang mewajibkan upaya itikad baik untuk menyelesaikan konflik tanpa pengajuan ke pengadilan.

Perhatikan Batasan Periode

Terakhir, ketahuilah bahwa mengajukan tuntutan ke pengadilan atas pelanggaran kontrak tunduk pada tenggat waktu yang ketat. Itu periode pembatasan untuk perselisihan kontrak dapat berkisar antara 4 hingga 10 tahun tergantung pada yurisdiksi dan keadaan. Konsultasikan dengan pengacara mengenai hak dan batasan spesifik Anda.

Dengan menjadikan penghindaran perselisihan sebagai prioritas, perusahaan dapat memperoleh penghematan besar sekaligus melindungi kepentingan dan hubungan bisnis mereka. Manfaatkan praktik terbaik mitigasi risiko kontrak ini sebagai bentuk asuransi terhadap konflik yang merugikan.

Mengapa Sengketa Kontrak Sangat Bermasalah bagi Bisnis

Sebelum membahas solusinya, penting untuk menyoroti dampak negatif besar dari perselisihan kontrak. Mereka akhirnya menjadi situasi kalah-kalah bagi semua orang yang terlibat.

Menurut analisis para ahli, rata-rata perselisihan kontrak menghabiskan biaya bisnis lebih dari $50,000 pengeluaran hukum langsung. Hal ini belum memperhitungkan hilangnya waktu, peluang, produktivitas personel, dan rusaknya reputasi – yang semuanya meningkat secara signifikan.

Kelemahan spesifiknya meliputi:

• Biaya keuangan – Dari biaya hukum hingga penyelesaian atau keputusan, perselisihan kontrak mempunyai biaya moneter yang tinggi.
• Biaya waktu – Perselisihan ini menyita banyak sekali jam kerja manajemen yang dapat dimanfaatkan untuk urusan operasional yang lebih produktif.
• Kemunduran hubungan – Konflik merusak hubungan bisnis, kemitraan, dan hubungan klien yang menguntungkan.
• Tujuan yang terlewatkan – Ketidakpastian berarti proyek dan rencana pertumbuhan akhirnya tertunda atau dibatalkan sama sekali.
• Kerusakan reputasi – Pelanggaran kontrak atau konflik yang dipublikasikan, meskipun telah diselesaikan, akan merugikan reputasi merek.

Sebagaimana telah disoroti, akan jauh lebih sulit secara finansial dan strategis untuk memerangi kebakaran kontrak dibandingkan mencegahnya dengan langkah-langkah proaktif.

Karakteristik Kontrak yang Dirancang dengan Baik

Mengingat risiko-risiko yang ditimbulkan oleh kontrak yang buruk, apa yang menjadikan perjanjian ini dapat ditegakkan dan tahan perselisihan? Ada beberapa elemen kunci yang harus terkandung dalam setiap kontrak bisnis yang kuat dan tidak ambigu:

Terminologi yang tepat – Hindari jargon hukum dan pembicaraan teknis dengan menggunakan ungkapan yang sederhana dan lugas untuk menggambarkan tanggung jawab, standar, kemungkinan dan proses.

Hasil yang ditentukan – Memberikan metrik spesifik dan contoh nyata pemenuhan kontrak, seperti pengiriman perangkat lunak yang berfungsi pada tanggal X atau penyediaan tingkat layanan Y.

Kerangka waktu yang digambarkan dengan jelas – Pastikan semua tenggat waktu dan jangka waktu yang terkait dengan pelaksanaan kontrak dicatat secara eksplisit, bersama dengan klausul fleksibilitas jika diperlukan modifikasi.

Detail pembayaran – Sertakan jumlah faktur/pembayaran, jadwal, metode, pihak yang bertanggung jawab, dan protokol remediasi untuk pembayaran yang terlewat.

Mekanisme kinerja – Menguraikan prosedur penjaminan mutu formal yang menetapkan tolok ukur layanan, kebutuhan pelaporan, alat pemantauan kepatuhan, dan ekspektasi perbaikan berkelanjutan seputar pemberian layanan selama masa kontrak.

Spesifikasi penyelesaian sengketa – Memberikan aturan dan metode yang mengatur upaya mediasi untuk jangka waktu tertentu sebelum melanjutkan proses litigasi – seperti proses penyelesaian sengketa alternatif (ADR) yang wajib dilakukan selama 60 hari yang terdiri dari sidang arbitrase atau negosiasi pihak netral.

Protokol penghentian – Kontrak standar mencakup klausul seputar ketentuan pemutusan hubungan kerja, kebijakan pemberitahuan, tanggung jawab seputar penugasan aktif, dan sebagainya jika hubungan tersebut bubar.

Menginvestasikan sumber daya untuk menyusun kontrak yang komprehensif dan disusun dengan jelas akan sangat membantu dalam menghindari perselisihan yang disebabkan oleh ambiguitas atau standar yang tidak sesuai.

Strategi Komunikasi yang Efektif

Seperti telah disebutkan, komunikasi yang buruk merupakan katalisator bagi sebagian besar perselisihan kontrak. Ada beberapa praktik terbaik yang harus diikuti oleh pihak yang membuat kontrak:

Pembaruan status reguler – Atur ritme check-in melalui email, konferensi telepon/video, laporan data, atau pertemuan langsung. Ini bisa mingguan, bulanan atau triwulanan tergantung pada panjang dan kompleksitas proyek. Kedua belah pihak memberikan status berdasarkan jadwal, mengatasi hambatan, mengajukan pertanyaan klarifikasi, dan menyelaraskan kembali prioritas yang akan datang.

Dialog terbuka yang berkelanjutan – Mendorong anggota tim internal dan vendor/mitra eksternal untuk segera menyuarakan kekhawatiran mereka terkait pelaksanaan kontrak atau potensi masalah yang teridentifikasi. Kembangkan lingkungan yang terbuka dan bebas kesalahan yang berfokus pada pemecahan masalah secara kolaboratif.

Dokumentasi tertulis – Semua diskusi lisan, pertanyaan, persetujuan terhadap perubahan, dan rencana aksi dari pertemuan harus didokumentasikan dalam memo atau email dengan stempel waktu. Jejak makalah ini memberikan bukti yang berguna jika terjadi perselisihan mengenai siapa yang setuju untuk menyampaikan apa dan kapan.

Mempertahankan hubungan yang gigih, terus terang, dan berdasarkan kepercayaan berfungsi untuk membatasi konflik kontrak. Pertimbangkan juga untuk menunjuk manajer kontrak formal di kedua belah pihak yang bertanggung jawab atas mitigasi risiko dan penghindaran perselisihan melalui keterlibatan berkelanjutan.

Faktor Risiko Kontrak Umum yang Harus Dimitigasi

Meskipun risiko-risiko tersebut tidak secara langsung merupakan perselisihan, kegagalan untuk secara proaktif mengidentifikasi dan mengatasi risiko-risiko tersebut akan membuka peluang bagi terjadinya eskalasi permasalahan menjadi perselisihan yang besar. Mari kita lihat risiko paling umum yang harus dipantau oleh tim manajemen kontrak Anda:

Pergeseran operasional internal – Perubahan besar di pihak Anda seperti relokasi kantor, penggantian teknologi, pergantian staf, atau modifikasi model bisnis dapat berdampak negatif terhadap penyampaian atau kepuasan kontrak. Kembangkan rencana mitigasi dengan mempertimbangkan skenario-skenario ini.

Perubahan pasar eksternal – Kekuatan seperti inovasi baru, perubahan hukum/peraturan, atau gangguan rantai pasokan mungkin memerlukan modifikasi kontrak sebagai responsnya. Periksa hal ini secara rutin dan perbarui perjanjian sebagaimana mestinya.

Kemunduran ekonomi – Penurunan dapat mempengaruhi kemampuan mitra dalam memberikan hasil jika penurunan volume penjualan membebani kapasitas dan sumber daya mereka. Pertimbangkan untuk membangun model kemitraan baru yang longgar atau inovatif untuk mengimbangi ketidakpastian ekonomi.

Kekurangan vendor – Vendor outsourcing Anda mungkin mengalami masalah dalam memenuhi persyaratan kontrak terkait jadwal, biaya, atau kualitas karena kekurangan staf atau kemampuan yang sudah ketinggalan zaman. Secara proaktif meminta rencana darurat dan mengidentifikasi penyedia alternatif yang diperlukan.

Ancaman keamanan data – Pelanggaran akibat peretasan, malware, atau akses tidak sah dapat membahayakan IP penting dan data pelanggan yang tercakup dalam kontrak. Memastikan semua perlindungan dan tindakan keamanan terbaru dari mitra membantu menghindari paparan yang mengarah pada perselisihan.

Tetap waspada dalam menilai dan mengatasi berbagai risiko membuat semua pihak tetap selaras, terlibat, dan mampu mengambil tindakan yang benar sebelum perjanjian dilanggar, yang kemudian berujung pada konflik.

Praktik Terbaik Manajemen Kontrak Dalam

Mengelola kontrak secara profesional setelah dilaksanakan juga membatasi perselisihan secara substansial dengan memastikan kinerja yang berkelanjutan. Berikut beberapa protokol manajemen kontrak yang perlu diterapkan:

Repositori kontrak pusat – Sistem pencatatan ini menampung semua kontrak aktif dan arsip serta dokumen terkait seperti pernyataan kerja, komunikasi, perintah perubahan, dan laporan kinerja. Hal ini memungkinkan pencarian yang mudah berdasarkan nama penyedia, kategori kontrak, dan filter lainnya ketika informasi perlu diambil untuk menjawab pertanyaan.

Ekstraksi klausul kontrak – Memanfaatkan teknologi seperti algoritma AI yang dapat secara otomatis memindai kontrak dan menarik klausul penting dan poin data ke dalam spreadsheet atau database untuk dilacak. Ini membantu memunculkan istilah-istilah penting dengan lebih cepat.

Pelacakan kalender eksekusi – Simpan kalender atau bagan Gantt yang mencatat semua pencapaian utama dan hasil yang diperlukan berdasarkan setiap kontrak. Atur pengingat untuk tenggat waktu dan laporan yang diperlukan untuk memastikan pemantauan kepatuhan.

Analisis laporan status – Tinjau laporan berkala dari vendor atau mitra terkait KPI pelaksanaan kontrak seperti biaya, jadwal, dan tingkat layanan yang diberikan. Identifikasi area kinerja buruk dengan segera untuk ditangani dengan pihak lawan guna menghindari eskalasi.

Ubah proses kontrol – Perubahan yang terkait dengan amandemen kontrak, substitusi, penghentian, dan perpanjangan perlu dikontrol melalui alur kerja yang disederhanakan termasuk persetujuan hukum dan eksekutif. Tata kelola ini membantu menghindari modifikasi tidak sah yang menyebabkan perselisihan.

Kebersihan dokumentasi yang tepat – Mengikuti konvensi penamaan standar, protokol penyimpanan, dan kebijakan penyimpanan catatan kontrak menghindari kesalahan penempatan, gangguan, manipulasi, atau kehilangan – yang merupakan pemicu umum ketidaksepakatan mengenai fakta.

Kontrak yang dibiarkan tidak dikelola setelah penandatanganan akan mudah salah tempat, terlupakan, dan disalahartikan. Melembagakan praktik terbaik manajemen kontrak membantu mempertahankan hubungan kerja yang positif antar pihak dan kesuksesan bersama.

Metode dan Manfaat Alternatif Penyelesaian Sengketa

Jika para pihak dihadapkan pada perselisihan yang tidak dapat didamaikan meskipun telah dilakukan upaya terbaik, maka litigasi tidak boleh menjadi pilihan utama berikutnya. Sebaliknya, teknik Penyelesaian Sengketa Alternatif (ADR) seperti arbitrase, mediasi, atau negosiasi kolaboratif dapat menyelesaikan konflik dengan lebih cepat, lebih murah, dan dengan cara yang lebih berkelanjutan.

Mediasi melibatkan perekrutan mediator pihak ketiga yang netral dan terampil dalam fasilitasi, negosiasi dan penyelesaian konflik untuk bekerja dengan kedua belah pihak dalam mengidentifikasi kepentingan bersama dan mencapai kesepakatan konsensus. Mediator tidak mempunyai wewenang dalam mengambil keputusan mengenai persyaratan penyelesaian – mereka hanya mendorong dialog konstruktif dan eksplorasi keuntungan bersama.

Arbitrase lebih formal, dimana arbiter pihak ketiga (biasanya pakar industri) mendengarkan argumen dan bukti dari pihak-pihak yang berkonflik seperti hakim. Arbiter kemudian membuat keputusan yang mengikat tentang cara menyelesaikan perselisihan tersebut. Aturan prosedural mengatur proses arbitrase yang berlangsung seperti sidang terstruktur.

Penyelesaian yang Dinegosiasikan hanyalah diskusi kolaboratif dengan itikad baik antara pihak-pihak yang berselisih sendiri tanpa pihak ketiga. namun para pemimpin senior atau penasihat hukum/kepatuhan biasanya dilibatkan untuk mewakili kepentingan masing-masing pihak. Persyaratan penyelesaian diputuskan antara pemangku kepentingan utama ini secara langsung.

Berikut adalah beberapa keuntungan utama memilih alternatif ini sebelum litigasi:

Penghematan waktu – Perselisihan diselesaikan dalam hitungan minggu atau bulan, bukan bertahun-tahun melalui pengadilan. Prosedur yang lebih sedikit memungkinkan hasil yang lebih cepat.

Penghematan biaya – Biaya pengacara, biaya administrasi, dan pembayaran ganti rugi yang terkait dengan penyelesaian yang dimediasi atau diarbitrase tidak ada apa-apanya jika dibandingkan dengan resolusi yang diarahkan oleh pengadilan.

Retensi Kontrol – Para pihak memutuskan sendiri solusinya dibandingkan menyerahkan hasilnya ke tangan hakim atau juri.

Pelestarian Hubungan – Pendekatan ini bertujuan untuk menemukan titik temu dibandingkan saling menyalahkan, sehingga memungkinkan kemitraan untuk terus berlanjut.

Privasi – Tidak seperti persidangan publik, ADR memungkinkan pihak-pihak yang bersengketa untuk merahasiakan rincian sengketa dan informasi hak milik, bukan catatan publik.

Mengingat besarnya biaya, durasi, dan ketidakpastian seputar tuntutan hukum kontrak, strategi ADR selalu layak untuk ditelusuri dengan sungguh-sungguh terlebih dahulu.

Perhatikan Pelanggaran Jangka Waktu Batasan Kontrak

Terakhir, hal yang penting namun terkadang diabaikan untuk dipahami adalah periode batasan yang mengatur pengajuan tuntutan pengadilan atas pelanggaran kontrak. Batas waktu yang ketat ini menentukan berapa lama seseorang harus mengajukan tindakan hukum formal terhadap pihak lain karena kegagalan memenuhi kewajiban kontrak sebelum hak atas bantuan hukum berakhir.

Batas waktu untuk pelanggaran perselisihan kontrak rata-rata berkisar antara 4 hingga 6 tahun, dengan jangka waktu yang dimulai pada tanggal pelanggaran awal, bukan pada saat ditemukan pada sebagian besar kasus. Rincian lain dalam penghitungan tenggat waktu bergantung pada yurisdiksi, industri, spesifikasi kontrak, dan sifat pelanggaran.

Mengingat pengadilan menerapkan batasan ini dengan ketat, maka penting untuk segera mencatat pelanggaran dan mencari nasihat hukum mengenai hak dan pilihan ketika pihak lawan pertama kali ragu-ragu dalam menyampaikan hasil. Menunda dapat menghilangkan semua hak klaim di masa depan.

Meskipun tidak ada bisnis yang berharap untuk menyelesaikan perselisihan kontrak di pengadilan saat pertama kali menandatangani perjanjian, menyadari periode kedaluwarsa tetap merupakan perlindungan penting yang harus Anda simpan jika hubungan memburuk meskipun telah dilakukan upaya terbaik.

Dalam Penutupan

Menghindari perselisihan kontrak memerlukan ketekunan di seluruh siklus kesepakatan – mulai dari penyusunan draf yang cermat, keterlibatan terus-menerus selama pelaksanaan, hingga tindakan cepat jika timbul masalah. Terapkan praktik terbaik industri ini seputar mitigasi risiko kontrak dan pencegahan perselisihan, dan bisnis Anda dapat memperoleh keuntungan finansial, produktivitas, dan hubungan yang besar tanpa harus berada di luar pengadilan. Manfaatkan solusi teknologi untuk mengotomatiskan alur kerja manajemen kontrak, sehingga tim Anda dapat fokus pada analisis risiko bernilai tinggi dan membangun hubungan dengan mitra. Terakhir, jangan ragu untuk menghubungi penasihat hukum lebih awal jika risiko teridentifikasi dan memerlukan bimbingan ahli untuk diatasi. Berinvestasilah dalam kesuksesan kontrak di awal dan raih keuntungan besar dalam jangka panjang.