Le frodi aziendali rappresentano un'epidemia globale che pervade ogni settore e colpisce aziende e consumatori in tutto il mondo. Il Rapporto alle Nazioni 2021 dell'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) ha rilevato che le organizzazioni perdono il 5% del loro fatturato annuo a causa di frodi . Con la crescente digitalizzazione delle attività commerciali, nuove tattiche fraudolente come il phishing, le frodi sulle fatture, il riciclaggio di denaro e le frodi ai danni degli amministratori delegati si affiancano ormai alle frodi classiche come la appropriazione indebita e le frodi salariali.
Con miliardi di dollari persi ogni anno e ripercussioni legali oltre al danno d'immagine, nessuna azienda può ignorare il problema delle frodi. Definiremo le frodi aziendali, analizzeremo le principali tipologie di frode con casi di studio, presenteremo statistiche allarmanti e forniremo consigli di esperti per la prevenzione e l'individuazione delle frodi. Acquisite le informazioni necessarie per proteggere la vostra organizzazione dalle minacce interne ed esterne.
Definizione di frode aziendale
L'ACFE definisce in termini generali la frode professionale come:
“L’uso della propria occupazione per l’arricchimento personale attraverso l’uso improprio o il furto deliberato delle risorse o dei beni del datore di lavoro”.
Gli esempi includono, ma non sono limitati a:
- Corruzione
- Frode sui salari
- Vedi manomissione
- Scrematura dei ricavi
- Fatture fornitori false
- Furto d'identità
- Manipolazione del bilancio
- Furto di inventario
- Riciclaggio di denaro
- Furto di dati
Sebbene le motivazioni per cui dipendenti ed esterni commettano frodi aziendali siano diverse, l’obiettivo finale incentrato sul guadagno finanziario illecito lega insieme tutti i casi. Le aziende devono proteggersi da vari rischi di frode da tutte le parti.
Le minacce più grandi
Sebbene alcuni settori, come quello bancario e quello governativo, siano quelli che attirano la maggior parte delle frodi, l'ACFE ha rilevato che le principali minacce per le organizzazioni vittime includono:
- Appropriazione di beni (89% dei casi): dipendenti che rubano inventario, intascano contanti aziendali o manipolano rendiconti finanziari.
- Corruzione (38%): amministratori e personale che accettano tangenti da entità esterne in cambio di contratti, dati o informazioni sulla concorrenza.
- Frode di rendiconto finanziario (10%): Falsificazione di conti economici, relazioni sugli utili o bilanci per apparire più redditizi.
Secondo l’ACFE, la frode informatica è emersa anche come una nuova e allarmante via di frode, con un aumento vertiginoso del 79% dal 2018 tra le organizzazioni vittime. Attacchi di phishing, furto di dati e truffe online rappresentano quasi 1 caso di frode su 5.
Principali tipi di frode aziendale
Mentre il panorama delle minacce continua ad evolversi, diversi tipi di frode affliggono ripetutamente le aziende di tutti i settori. Esaminiamo le loro definizioni, il funzionamento interno e gli esempi del mondo reale.
Frode contabile
La frode contabile si riferisce alla manipolazione intenzionale dei bilanci che comporta la sovrastima dei ricavi, l'occultamento di passività o la gonfiatura delle attività. Queste alterazioni consentono alle aziende di commettere frodi sui titoli , ottenere prestiti bancari, impressionare gli investitori o gonfiare i prezzi delle azioni.
Nel 2017, la Securities and Exchange Commission (SEC) ha perseguito General Electric per diffuse violazioni contabili, infliggendole una sanzione di 50 milioni di dollari. Nascondendo le passività assicurative, GM ha falsificato in modo significativo i dati sugli utili nel 2002 e nel 2003 per apparire in una situazione finanziaria migliore, nonostante le difficoltà economiche.
Per prevenire frodi così pericolose, i controlli interni come i comitati di revisione trimestrale multidipartimentale possono verificare l’accuratezza del rendiconto finanziario insieme agli audit esterni.
Frode sui salari
La frode salariale consiste nel falsificare le ore lavorate o gli importi degli stipendi, oppure nel creare dipendenti completamente fittizi e intascare i relativi salari . Un audit del Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti del 2018 ha rilevato una dilagante frode e abuso salariale, con uno spreco annuo totale di 100 milioni di dollari.
Le tattiche per combattere le frodi sui salari includono:
- Richiedere l'approvazione del manager per le modifiche alla busta paga
- Programmazione di flag e notifiche personalizzate all'interno dei sistemi di gestione paghe per richieste sospette
- Condurre controlli a sorpresa sui salari
- Controllo delle lettere di verifica dell'occupazione
- Monitoraggio delle spese previste rispetto a quelle effettive per il personale
- Confrontare le firme dei dipendenti sui documenti per rilevarne il potenziale casi di falsificazione di firme
Fattura fraudolenta
Con le frodi sulle fatture, le aziende ricevono fatture false che impersonano fornitori legittimi o che mostrano importi gonfiati per fornitori reali. Colti di sorpresa, i reparti contabili pagano inconsapevolmente le fatture fraudolente.
Barbara Corcoran, star del programma televisivo Shark Tank, ha perso 388,000 dollari a causa di una truffa di questo tipo. I truffatori spesso inseriscono false fatture in formato PDF in mezzo a una serie di email autentiche, in modo che passino inosservati.
La lotta alle frodi sulle fatture implica:
- Controllo delle modifiche dell'ultimo minuto alle fatture in termini o importi
- Verifica delle modifiche alle informazioni di pagamento del fornitore direttamente tramite telefonate
- Conferma dei dettagli con i dipartimenti esterni che supervisionano particolari fornitori
Frode del venditore
La frode del fornitore differisce dalla frode delle fatture poiché i fornitori effettivi approvati frodano deliberatamente i propri clienti una volta in un rapporto d'affari. Le tattiche possono includere sovrapprezzi, sostituzione di prodotti, fatturazioni eccessive, tangenti per contratti e false dichiarazioni sul servizio.
L'azienda nigeriana Sade Telecoms ha truffato una scuola di Dubai per 408,000 dollari in un recente caso di frode da parte di fornitori attraverso la manipolazione dei pagamenti elettronici.
La verifica dei fornitori e dei loro precedenti, unitamente al monitoraggio continuo delle transazioni, costituiscono processi cruciali per contrastare le frodi da parte dei fornitori.
Riciclaggio di denaro
Il riciclaggio di denaro consente ad aziende o individui di occultare l'origine illecita di patrimoni attraverso transazioni complesse e di far apparire il "denaro sporco" come legittimamente guadagnato. La banca Wachovia è tristemente nota per aver contribuito al riciclaggio di 380 miliardi di dollari per i cartelli della droga messicani, prima che un'indagine la costringesse a pagare pesanti multe al governo come punizione.
I software antiriciclaggio (AML) , il monitoraggio delle transazioni e le verifiche "Know Your Customer" (KYC) contribuiscono a individuare e prevenire il riciclaggio di denaro. Le normative governative, inoltre, rendono obbligatori i programmi AML per banche e altre imprese.
Attacchi di phishing
Il phishing consiste in truffe digitali volte a rubare dati sensibili come i numeri di carta di credito e di previdenza sociale o le credenziali di accesso agli account aziendali tramite email o siti web falsi. Anche aziende di alto profilo come il produttore di giocattoli Mattel sono state prese di mira.
La formazione sulla sicurezza informatica aiuta i dipendenti a riconoscere i segnali di allarme del phishing, mentre soluzioni tecniche come l'autenticazione a più fattori e i filtri antispam aumentano la protezione. Anche il monitoraggio di potenziali violazioni dei dati rimane fondamentale, poiché le credenziali rubate possono accedere alle casse aziendali.
Frode del CEO
La frode del CEO, nota anche come "truffa di compromissione della posta elettronica aziendale", consiste in criminali informatici che si spacciano per dirigenti aziendali come CEO o CFO per inviare e-mail ai dipendenti richiedendo pagamenti urgenti su conti bancari fraudolenti. A livello globale, si sono persi oltre 26 miliardi di dollari a causa di queste truffe.
Le politiche sul posto di lavoro che stabiliscono chiaramente le procedure di pagamento e l’autorizzazione multidipartimentale per somme significative possono contrastare questa frode. Anche i principi di sicurezza informatica come l’autenticazione e-mail riducono al minimo le comunicazioni contraffatte.
Statistiche preoccupanti sulle frodi aziendali
A livello globale, le aziende perdono in media il 5% del fatturato annuo a causa delle frodi, per un totale di migliaia di miliardi di dollari di perdite. Altre statistiche allarmanti includono:
- Il costo medio di ogni schema di frode aziendale è pari a $1.5 milioni in perdite
- 95% degli esperti di frode intervistati afferma che la mancanza di controlli interni aggrava le frodi aziendali
- L'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) ha scoperto tutto 75% dei casi di frode aziendale studiati hanno impiegato mesi o più per individuare i difetti di prevenzione evidenziati
- Lo riferisce l'Internet Crime Complaint Center (IC3). $4.1 miliardi delle perdite causate dalla criminalità informatica che hanno colpito le imprese nel 2020
Tali dati evidenziano come la frode rimanga un evidente punto cieco per molte entità. Le politiche interne sono in grado di salvaguardare fondi e dati e necessitano di un rinnovamento.
Consulenza di esperti per prevenire le frodi aziendali
Date le gravi implicazioni finanziarie e gli effetti duraturi sulla fiducia dei clienti quando una frode si infiltra in un’azienda, i meccanismi di prevenzione dovrebbero essere robusti. Gli esperti raccomandano:
- Implementare forti controlli interni: La supervisione multidipartimentale delle finanze e le procedure di approvazione delle transazioni con monitoraggio delle attività integrato controllano il rischio di frode. Istituire regolarmente anche audit a sorpresa obbligatori.
- Eseguire un'accurata selezione di fornitori e dipendenti: I controlli dei precedenti aiutano a evitare la collaborazione con fornitori fraudolenti, rivelando allo stesso tempo i segnali di allarme dei dipendenti durante l'assunzione.
- Fornire educazione alla frode: Il rilevamento annuale delle frodi e la formazione sulla conformità garantiscono che tutto il personale rimanga aggiornato sulle politiche e vigile sui segnali di pericolo.
- Monitora attentamente le transazioni: Gli strumenti di analisi comportamentale possono segnalare automaticamente anomalie nei dati di pagamento o nelle schede attività che indicano frodi. Gli esperti dovrebbero esaminare le azioni segnalate.
- Aggiorna la sicurezza informatica: Crittografa ed esegui regolarmente il backup dei dati. Installa protezioni anti-phishing e anti-malware insieme ai firewall e verifica che i dispositivi utilizzino password complesse e sicure.
- Creare una hotline per gli informatori: Una linea di segnalazione anonima e una rigorosa posizione anti-ritorsione incoraggiano i dipendenti a segnalare tempestivamente i sospetti di frode nelle fasi iniziali, prima di gravi perdite.
Approfondimenti di esperti sulla lotta alle minacce di frode in evoluzione
Man mano che gli hacker diventano più sofisticati e i truffatori trovano nuove strade supportate dalla tecnologia come i pagamenti virtuali maturi per lo sfruttamento, le aziende devono adattare diligentemente le strategie di prevenzione mentre il monitoraggio delle frodi emergenti deve essere valutata per lo sviluppo di scenari di frode nei rispettivi settori per personalizzare solidi programmi antifrode.
Alcuni approfondimenti del settore includono:
Settore bancario: “[Gli istituti finanziari] devono valutare costantemente l’efficacia dei propri sistemi antifrode contro le nuove tipologie di attacchi emergenti.” – Shai Cohen, Vicepresidente senior per le soluzioni antifrode presso RSA
Assicurazioni: "I rischi emergenti come le criptovalute e le frodi informatiche richiedono una strategia antifrode flessibile e basata sui dati, in grado di affrontare la mancanza di dati storici sulle frodi." – Dennis Toomey, Vicepresidente della divisione Tecnologia Antifrode di BAE Systems
Assistenza sanitaria: "La migrazione delle frodi verso le piattaforme di telemedicina durante la pandemia significa che [fornitori e assicuratori] dovranno concentrarsi ora più che mai sulla verifica dei pazienti e sui controlli di convalida delle teleconsultazioni." – James Christiansen, Vicepresidente per la prevenzione delle frodi presso Optum
Azioni che tutte le aziende devono intraprendere immediatamente
Indipendentemente dalle particolari vulnerabilità alle frodi della tua azienda, seguire le migliori pratiche fondamentali di prevenzione delle frodi costituisce la prima linea di difesa:
- Eseguire regolari esterni audit finanziari
- Installazione software per la gestione aziendale con monitoraggio delle attività
- Condurre accuratamente controlli in background su tutti i fornitori
- Mantenere un aggiornamento politica antifrode dei dipendenti manuale con chiari esempi di cattiva condotta
- Richiedere formazione sulla sicurezza informatica per tutto il personale
- Implementare un anonimo numero verde degli informatori
- Conferma chiaro controlli interni per le decisioni finanziarie insieme al multidipartimentale svista per le transazioni più importanti
- Controlla ampiamente le fatture prima dell'approvazione del pagamento
Ricorda: l’eccellenza nella gestione del rischio separa le aziende esperte di frode da quelle che affogano nella criminalità finanziaria. Inoltre, una prevenzione diligente costa alle aziende infinitamente meno della risposta e del ripristino degli incidenti post-frode.
Conclusione: uniti resistiamo, divisi cadiamo
In un’epoca in cui gli hacker dall’altra parte del mondo possono sottrarre silenziosamente i fondi aziendali o dirigenti malintenzionati riportano in modo fuorviante i dati finanziari, le minacce di frode incombono da ogni parte. Nuovi modelli di lavoro che introducono dipendenti remoti e appaltatori fuori sede offuscano ulteriormente la trasparenza.
Eppure la cooperazione rappresenta l’arma definitiva nella lotta alle frodi. Mentre le aziende etiche implementano controlli interni stratificati mentre le agenzie governative intensificano la condivisione delle informazioni e le indagini congiunte sulle frodi con alleati globali, l’era delle frodi aziendali dilaganti si avvicina alla fine. Gli ausili tecnologici come l’intelligenza artificiale (AI) e l’apprendimento automatico nell’individuare attività finanziarie sospette aiutano anche a mitigare le frodi prima che mai.
Tuttavia, le aziende devono rimanere vigili riguardo all’evoluzione delle tattiche di frode, colmare i punti ciechi all’interno delle politiche interne e promuovere una cultura incentrata sulla conformità a tutti i livelli per gestire i rischi di frode contemporanei. Con concentrazione e tenacia possiamo sconfiggere l’epidemia di frodi, un’azienda alla volta.
