Geriausi būdai, kaip išvengti ginčų dėl sutarties

Sudarant sutartį tarp dviejų ar daugiau šalių sudaromas teisiškai įpareigojantis susitarimas. Nors dauguma sutarčių vyksta sklandžiai, ginčai gali kilti ir kyla dėl nesusipratimų dėl sąlygų, įsipareigojimų nevykdymo, ekonominių pokyčių ir kt. Sutarčių ginčai baigti labai brangiai įmonės kalbant apie pinigus, laiką, santykius, įmonės reputaciją ir praleistas galimybes. Štai kodėl labai svarbu sutelkti dėmesį ginčų prevencija per aktyvų sutarčių valdymą.
Suprasti niuansus JAE civilinė teisė gali labai padėti rengiant sutartis, kurios yra aiškios, išsamios ir atitinka vietinius teisės aktus, taip sumažinant ginčų tikimybę.

Šiame straipsnyje aprašomos veiksmingiausios strategijos ir geriausia praktika įmonės turėtų įdarbinti sumažinti sutarties rizika ir išvengti ginčų:

Turėkite gerai parengtą, nedviprasmišką sutartį

Pirmas svarbus žingsnis yra užtikrinti, kad turite rašytinę sutartį, kurioje tiksliai ir išsamiai nurodytos sutartos sąlygos, atsakomybė, rezultatai, terminai ir kita svarbi informacija įvairiose srityse. civilinių bylų rūšys.

  • Dviprasmiška kalba yra vienas didžiausių painiavos ir nesutarimų dėl to priežasčių sutarties aiškinimas. Labai svarbu naudoti aiškią, tikslią terminiją ir apibrėžti pagrindinius terminus.
  • Dirbkite su kvalifikuotu teisininku, kad peržiūrėtumėte ir sustiprintumėte sutarčių kalbą, kad pašalintumėte spragas ir išspręstumėte galimas problemas.
  • Įtraukite ginčų sprendimo nuostatas iš anksto, pavyzdžiui, privalomas arbitražas arba komercinis tarpininkavimas iki bylinėjimosi.

Turint tvirtus pagrindus – detalią, nedviprasmišką sutartį, išvengiama daugumos nesusipratimų dėl kiekvienos šalies teisių ir pareigų.

Palaikykite tvirtą bendravimą

Blogas bendravimas yra dar vienas pagrindinis šaltinis sutarčių ginčai. Norėdami to išvengti:

  • Nustatykite reguliarias registracijas, būsenos atnaujinimus ir ataskaitų teikimo protokolus, kad visos šalys būtų suderintos.
  • Dokumentuokite visus pakeitimus su sutarties sąlygomis ar tvarkaraščiais raštu, pasirašius kiekvienos šalies įgaliotiems atstovams.
  • Nedelsdami spręskite problemas, rūpesčius ir prašymus ir bendradarbiaukite, kad rastumėte abipusiai priimtinus sprendimus.
  • Jei reikia, nustatykite konfidencialumo kontrolę, kad būtų galima atvirai bendrauti, nebijant neigiamų pasekmių

Nuolatinis susitariančiųjų šalių įsipareigojimas, skaidrumas ir pasitikėjimas labai padeda išvengti konfliktų.

Aktyviai valdykite sutarčių riziką

Aktyvus buvimas anksti nustatant ir sumažinant riziką taip pat sumažina ginčų skaičių. Kai kurios rekomendacijos:

  • Prieš sudarydami susitarimus, atlikite visų pardavėjų / partnerių išsamų patikrinimą.
  • Kurkite nenumatytų atvejų planus ekonominiams pokyčiams, gamybos vėlavimams, vadovų pasikeitimams ir kitiems galimiems scenarijams.
  • Sukurkite eskalavimo protokolus, kad greitai iškiltų ir išspręstumėte problemas.
  • Įtraukti sutartinius mechanizmus, leidžiančius lanksčiai keisti sąlygas, jei sąlygos labai pasikeičia.
  • Nurodant ginčų sprendimo būdai JAE suteikia pagrindą kilus ginčams.

Aplenkus galimas problemines sritis, kyla mažiau ginčų, dėl kurių reikia teisinės intervencijos.

Laikykitės geriausios sutarčių valdymo praktikos

Taip pat yra svarbūs sutarčių laikymosi ir administravimo protokolai, kuriuos įmonės turėtų turėti:

  • Sistemingai stebėkite sutarties gaires ir rezultatus.
  • Laikykite visus sutartinius dokumentus organizuotoje centrinėje saugykloje.
  • Valdyti procesus, susijusius su pakeitimais, pakeitimais ir išimtimis.
  • Stebėkite reguliavimo pokyčius, kurie gali turėti įtakos sutartiniams įsipareigojimams.

Griežtas, tačiau judrus sutarčių valdymas maksimaliai padidina susitarimų laikymąsi ir sumažina ginčų skaičių.

Pasinaudokite alternatyviu ginčų sprendimo būdu

Jei kyla nesutarimų dėl sutarties, ginčas neturėtų būti numatytasis būdas. Alternatyvus ginčų sprendimas (ADR) Daugeliu atvejų pirmenybė teikiama tokiems metodams kaip arbitražas, tarpininkavimas ar susitarimas derybomis. Privalumai:

  • Mažesnės išlaidos – ADR vidutiniškai sudaro mažiau nei 20 % bylinėjimosi išlaidų.
  • Greitesnė raiška – Ginčai sprendžiami mėnesiais, o ne metais.
  • Išsaugoti santykiai – Požiūriai yra labiau bendradarbiaujantys.

Įsitikinkite, kad jūsų sutartyse yra AGS sąlygos, įpareigojančios sąžiningai dėti pastangas išspręsti konfliktus be pareiškimų teismui.

Atkreipkite dėmesį į apribojimų laikotarpius

Galiausiai žinokite, kad pareiškiant ieškinį teismui dėl sutarties pažeidimo yra griežti terminai. The senaties terminas Sutarčių ginčai gali trukti nuo 4 iki 10 metų, priklausomai nuo jurisdikcijos ir aplinkybių. Pasikonsultuokite su teisininku dėl savo konkrečių teisių ir apribojimų.

Ginčų vengimą teikdamos prioritetu, įmonės gali sutaupyti daug sutaupyti, saugant savo verslo interesus ir santykius. Pasinaudokite šia sutarčių rizikos mažinimo geriausia praktika kaip apsidrausti nuo brangių konfliktų.

Kodėl ginčai dėl sutarčių yra tokie problemiški įmonėms

Prieš imantis sprendimų, svarbu pabrėžti esminį neigiamą ginčų dėl sutarčių poveikį. Visiems dalyvaujantiems tai baigiasi pralaimėjimo ir pralaimėjimo situacijomis.

Ekspertų analizių duomenimis, vid ginčas dėl sutarties verslui kainuoja daugiau nei 50,000 XNUMX USD tiesioginės teisinės išlaidos. Ir tai neatsižvelgia į prarastą laiką, galimybes, personalo produktyvumą ir žalą reputacijai – visa tai labai padidėja.

Konkretūs trūkumai apima:

  • Finansinės išlaidos – Nuo teisinių mokesčių iki atsiskaitymų ar sprendimų – ginčai dėl sutarčių yra susiję su didelėmis piniginėmis išlaidomis.
  • Laiko sąnaudos – Ginčai užima neįtikėtinai daug valdymo valandų, kurias būtų galima panaudoti produktyvesniems veiklos reikalams.
  • Santykių pablogėjimas – Konfliktai pablogino verslo ryšius, partnerystes ir santykius su klientais, kurie buvo naudingi.
  • Praleisti tikslai – Neapibrėžtumas reiškia, kad projektai ir augimo planai vėluoja arba visai atšaukiami.
  • Žala reputacijai – Sutarčių pažeidimai ar konfliktai, kurie tampa vieši, net jei jie yra išspręsti, kenkia prekės ženklo žinomumui.

Kaip pabrėžta, finansiškai ir strategiškai daug skausmingiau kovoti su sutarčių gaisrais, nei užkirsti jiems kelią imantis aktyvių priemonių.

Gerai parengtos sutarties ypatybės

Atsižvelgiant į riziką, susijusią su netinkamu sutarčių sudarymu, kas lemia vykdytiną, ginčams atsparų susitarimą? Kiekvienoje tvirtoje, nedviprasmiškoje verslo sutartyje turi būti keli pagrindiniai elementai:

Tiksli terminologija – Venkite teisinio žargono ir techninių kalbų, naudodami paprastas ir paprastas frazes, apibūdinančias atsakomybę, standartus, nenumatytus atvejus ir procesus.

Apibrėžti rezultatai – Pateikite konkrečią metriką ir konkrečius sutarties vykdymo pavyzdžius, pvz., veikiančios programinės įrangos pristatymą iki X datos arba Y paslaugų lygio suteikimą.

Aiškiai apibrėžti terminai – Užtikrinti, kad būtų aiškiai nurodyti visi su sutarties vykdymu susiję terminai ir trukmė, taip pat lankstumo sąlygos, jei prireiktų pakeitimų.

Mokėjimo duomenys – Įtraukite sąskaitų faktūrų / mokėjimų sumas, grafikus, metodus, atsakingas šalis ir praleistų mokėjimų ištaisymo protokolus.

Veikimo mechanizmai – Apibrėžkite oficialias kokybės užtikrinimo procedūras, apibrėžiančias paslaugų etalonus, ataskaitų teikimo poreikius, atitikties stebėjimo priemones ir nuolatinio tobulėjimo lūkesčius, susijusius su paslaugų teikimu per sutarties galiojimo laikotarpį.

Ginčų sprendimo specifikacijos – Numatykite taisykles ir metodus, reglamentuojančius tarpininkavimo bandymus tam tikrą laikotarpį prieš pradedant bylinėtis – panašiai kaip privalomas 60 dienų alternatyvaus ginčų sprendimo (AGS) procesas, apimantis arbitražo posėdžius arba neutralių šalių derybas.

Nutraukimo protokolas – Į standartines sutartis įtrauktos sąlygos, susijusios su nutraukimo sąlygomis, pranešimų politika, įsipareigojimais, susijusiais su aktyviais įsipareigojimais, ir kt., jei santykiai nutrūksta.

Investuojant išteklius į išsamių, aiškiai suformuluotų sutarčių kūrimą, labai padedama išvengti ginčų, kurių pagrindinis tikslas yra dviprasmiškumas ar nesuderinami standartai.

Veiksmingos komunikacijos strategijos

Kaip minėta, prastas bendravimas yra nemažos dalies sutarčių ginčų katalizatorius. Susitariančiosios šalys turėtų vadovautis keliomis geriausios praktikos pavyzdžiais:

Reguliarūs būsenos atnaujinimai – Nustatykite registravimosi elektroniniu paštu, telefono / vaizdo konferencijų, duomenų ataskaitų ar asmeninių susitikimų dažnumą. Tai gali būti kas savaitę, kas mėnesį arba kas ketvirtį, priklausomai nuo projekto trukmės ir sudėtingumo. Abi šalys suteikia statusą pagal terminus, pašalina kliūtis, užduoda paaiškinančius klausimus ir nustato būsimus prioritetus.

Nuolatinis atviras dialogas – Skatinkite tiek vidinius komandos narius, tiek išorinius pardavėjus/partnerius nedelsiant pareikšti susirūpinimą dėl sutarties vykdymo arba galimų nustatytų problemų. Sukurkite atvirą aplinką be priekaištų, orientuotą į problemų sprendimą bendradarbiaujant.

Rašytinė dokumentacija – Visos žodinės diskusijos, klausimai, susitarimai dėl pakeitimų ir susitikimų veiksmų planai turėtų būti dokumentuojami atmintinėse arba el. laiškuose su laiko žymomis. Šis popierinis takelis suteikia naudingų įrodymų, jei kiltų ginčas dėl to, kas sutiko ką iki kada pristatyti.

Nuolatinių, tiesių ir pasitikėjimu pagrįstų santykių palaikymas padeda apriboti sutarčių konfliktus. Taip pat apsvarstykite galimybę paskirti oficialius sutarčių vadovus abiejose pusėse, atsakinguose už rizikos mažinimą ir ginčų išvengimą vykdant nuolatinę veiklą.

Įprasti sutarčių rizikos veiksniai, kuriuos reikia sumažinti

Nors rizika nėra tiesioginis ginčas, nesugebėjimas aktyviai identifikuoti ir pašalinti rizikos atveria duris problemoms, kurios perauga į visapusiškus ginčus. Pažvelkime į dažniausiai pasitaikančias rizikas, kurias turėtų stebėti jūsų sutarčių valdymo komanda:

Vidinės operatyvinės pamainos – Esminiai jūsų pokyčiai, pvz., biuro perkėlimas, technologijų keitimas, darbuotojų kaita ar modifikuoti verslo modeliai, gali neigiamai paveikti sutarties pristatymą arba pasitenkinimą. Sukurkite švelninimo planus, atsižvelgdami į šiuos scenarijus.

Išorės rinkos pokyčiai – Tokioms jėgoms kaip naujos inovacijos, teisiniai / reguliavimo pokyčiai arba tiekimo grandinės sutrikimai gali prireikti pakeisti sutartis. Reguliariai tikrinkite, ar nėra šių, ir atitinkamai atnaujinkite sutartis.

Ekonominiai nuosmukiai – Nuosmukiai gali turėti įtakos partnerių gebėjimui pristatyti, jei sumažėjęs pardavimo apimtys apriboja jų pajėgumus ir išteklius. Norėdami atsverti ekonominį neapibrėžtumą, pažvelkite į silpnų ar novatoriškų naujų partnerystės modelių kūrimą.

Pardavėjo trūkumai – Jūsų užsakomųjų paslaugų teikėjams gali kilti problemų, susijusių su sutarties sąlygų laikymusi terminais, sąnaudomis ar kokybe dėl darbuotojų trūkumo arba pasenusių pajėgumų. Aktyviai prašykite nenumatytų atvejų planų ir prireikus nustatykite alternatyvius paslaugų teikėjus.

Grėsmės duomenų saugumui – Pažeidimai dėl įsilaužimo, kenkėjiškų programų ar neteisėtos prieigos gali kelti pavojų svarbiems IP ir klientų duomenims, kuriems taikoma sutartis. Užtikrinant visas naujausias saugumo priemones ir partnerių priemones, išvengiama ginčų.

Būdami budrūs, įvertindami ir spręsdami įvairias rizikas, visos šalys bus suderintos, įsitraukusios ir sugebės pasitaisyti prieš pažeidžiant susitarimus, o tai sukelia konfliktus.

Vidaus sutarčių valdymo geriausia praktika

Profesionalus sutarčių valdymas, kai jos buvo įvykdytos, taip pat iš esmės apriboja ginčus, nes užtikrina tvarų vykdymą. Štai keletas sutarčių valdymo protokolų, kuriuos reikia sudaryti:

Centrinė sutarčių saugykla – Šioje įrašų sistemoje saugomos visos aktyvios ir archyvuotos sutartys ir susiję dokumentai, tokie kaip darbo ataskaitos, ryšiai, pakeitimų užsakymai ir veiklos ataskaitos. Tai leidžia lengvai ieškoti pagal teikėjų pavadinimus, sutarčių kategorijas ir kitus filtrus, kai reikia gauti informaciją, kad būtų galima atsakyti į klausimus.

Sutarties sąlygos ištraukimas – Pasinaudokite tokiomis technologijomis kaip AI algoritmai, kurie gali automatiškai nuskaityti sutartis ir ištraukti svarbias sąlygas bei duomenų taškus į skaičiuokles ar duomenų bazes, kad būtų galima stebėti. Tai padeda greičiau atskleisti pagrindinius terminus.

Vykdymo kalendoriaus sekimas – Tvarkykite kalendorių arba Ganto diagramą, kurioje pažymėkite visus pagrindinius etapus ir rezultatus, kurių reikalaujama pagal kiekvieną sutartį. Nustatykite priminimus apie terminus ir būtinas ataskaitas, kad užtikrintumėte atitikties stebėjimą.

Būsenos ataskaitos analizė – Peržiūrėkite periodines tiekėjų ar partnerių ataskaitas, susijusias su sutarties vykdymo KPI, pvz., išlaidomis, terminais ir teikiamų paslaugų lygiais. Nedelsdami nustatykite visas prasto našumo sritis ir kreipkitės į sandorio šalį, kad išvengtumėte eskalavimo.

Keisti valdymo procesus – Pakeitimai, susiję su sutarčių pakeitimais, pakeitimais, nutraukimais ir pratęsimais, turi būti kontroliuojami naudojant supaprastintą darbo eigą, įskaitant teisinius ir vykdomuosius patvirtinimus. Šis valdymas padeda išvengti neteisėtų pakeitimų, dėl kurių kyla ginčų.

Tinkama dokumentų higiena – Vadovaujantis standartizuotomis pavadinimų suteikimo taisyklėmis, sutarčių įrašų saugojimo protokolai ir saugojimo politika leidžia išvengti netinkamo įrašų išdėstymo, klastojimo, manipuliavimo ar praradimo – dažnų nesutarimų dėl faktų priežasčių.

Sutartys, paliktos netvarkomos po pasirašymo, lengvai nuklysta, pamirštamos ir neteisingai interpretuojamos. Gerosios sutarčių valdymo praktikos institucionalizavimas padeda palaikyti teigiamus darbo santykius tarp šalių ir abipusę sėkmę.

Alternatyvūs ginčų sprendimo būdai ir nauda

Jei šalys, nepaisant visų pastangų, susiduria su nesuderinamu ginču, bylinėjimasis neturėtų būti kita numatytoji priemonė. Atvirkščiai, alternatyvaus ginčų sprendimo (ADR) metodai, tokie kaip arbitražas, tarpininkavimas ar bendradarbiavimo derybos, gali greičiau, pigiau ir tvariau išspręsti konfliktus.

Tarpininkavimas apima neutralaus trečiosios šalies tarpininko, turinčio tarpininkavimo, derybų ir konfliktų sprendimo įgūdžių, samdymą, kad jis dirbtų su abiem šalimis, nustatytų bendrus interesus ir pasiektų konsensuso susitarimus. Tarpininkas neturi sprendimų dėl atsiskaitymo sąlygų – jie tiesiog skatina konstruktyvų dialogą ir abipusės naudos tyrinėjimą.

Arbitražas yra labiau formalus, kai trečiosios šalies arbitras (dažniausiai pramonės ekspertas) išklauso konfliktuojančių šalių argumentus ir įrodymus panašiai kaip teisėjas. Tada arbitras priima privalomą sprendimą, kaip išspręsti ginčą. Procedūros taisyklės reglamentuoja arbitražo procesą, kuris vyksta kaip struktūrinis posėdis.

Atsiskaitymas derybomis yra tiesiog sąžiningos bendradarbiavimo diskusijos tarp pačių ginčo šalių be trečiosios šalies. tačiau paprastai dalyvauja vyresnieji vadovai arba patarėjai teisės ir (arba) atitikties klausimais, atstovaujantys kiekvienos pusės interesams. Šios pagrindinės suinteresuotosios šalys tiesiogiai sprendžia dėl atsiskaitymo sąlygų.

Toliau pateikiami keli pagrindiniai pranašumai, renkantis šias alternatyvas prieš pradedant teisminį procesą:

Laiko taupymas – Ginčai teismuose išsprendžiami per kelias savaites ar mėnesius, o ne metus. Mažiau procedūrų leidžia pasiekti greitesnių rezultatų.

Sąnaudų taupymas – Advokato mokesčiai, administracinės išlaidos ir žalos atlyginimas, susijęs su tarpininkaujančiais arba arbitražiniais susitarimais, nublanksta prieš teismo sprendimus.

Kontrolės išlaikymas – Šalys pačios priima sprendimus, o ne atiduoda rezultatus teisėjo ar prisiekusiųjų žinioms.

Santykių išsaugojimas – Šiais metodais siekiama rasti bendrą pagrindą, o ne kaltinti, leidžiant partnerystei tęstis.

Privatumo politika – Skirtingai nuo viešųjų bylų nagrinėjimo, AGS leidžia šalims laikyti ginčo detales ir nuosavybės teise priklausančią informaciją konfidencialia, o ne viešai.

Atsižvelgiant į astronomines išlaidas, trukmę ir nenuspėjamumą, susijusį su sutarčių ieškiniais, AGS strategijas visada verta nuodugniai ištirti.

Atkreipkite dėmesį į sutarties apribojimų terminų pažeidimus

Galiausiai, svarbi, bet kartais nepastebima sritis, kurią reikia suprasti, yra senaties terminai, kuriais vadovaujamasi pateikiant ieškinį teismui dėl sutarties pažeidimo. Šie griežti terminai nustato, kiek laiko kas nors turi pareikšti oficialų teisinį ieškinį kitai šaliai dėl sutartinių įsipareigojimų nevykdymo, kol pasibaigia teisės kreiptis į teismą.

Ginčų dėl sutarties pažeidimo senaties terminai vidutiniškai trunka nuo 4 iki 6 metų, o laikrodis pradedamas skaičiuoti nuo pradinio pažeidimo datos, o ne nuo tada, kai jis buvo nustatytas daugeliu atvejų. Kita informacija apie terminų apskaičiavimą priklauso nuo jurisdikcijos, pramonės, sutarties specifikos ir pažeidimo pobūdžio.

Atsižvelgiant į tai, kad teismai griežtai laikosi šių apribojimų, labai svarbu nedelsiant užfiksuoti pažeidimus ir kreiptis į teisinį patarimą dėl teisių ir galimybių, kai kita sandorio šalis susvyruoja dėl rezultatų. Vėlavimas gali prarasti visas būsimas teises į ieškinį.

Nors nė viena įmonė nesitiki, kad pirmą kartą sudarant sutartis gali tekti ginčytis dėl sutarčių teisme, žinojimas apie galiojimo terminus išlieka svarbia apsauga, kurią reikia turėti užpakalinėje kišenėje, jei santykiai pablogėtų nepaisant visų pastangų.

Uždarymo metu

Norint išvengti ginčų dėl sutarčių, reikia kruopštumo per visą sandorio gyvavimo ciklą – nuo ​​kruopštaus projekto rengimo iki nuolatinio įsitraukimo vykdymo metu iki greitų veiksmų, jei iškiltų problemų. Taikykite šią geriausią pramonės praktiką mažindami sutarčių riziką ir ginčų prevenciją, o jūsų verslas gali gauti didelę finansinę, produktyvumo ir santykių naudą, būdamas už teismo ribų. Pasinaudokite technologijų sprendimais, kad sutarčių valdymo darbo eigos būtų automatizuotos, todėl jūsų komanda gali sutelkti dėmesį į didelės vertės rizikos analizę ir santykių su partneriais kūrimą. Galiausiai, nedvejodami kreipkitės į teisinį patarėją iš anksto, jei nustatomos rizikos, kurioms pašalinti reikia ekspertų rekomendacijų. Investuokite į sutarties sėkmę iš anksto ir gaukite didelių naudos per ilgą laiką.

Apie autorių

Palikite komentarą

Jūsų elektroninio pašto adresas nebus skelbiamas. Privalomi laukai yra pažymėti *

Pereikite į viršų