Cara Terbaik untuk Mengelakkan Pertikaian Kontrak

Membuat kontrak mewujudkan perjanjian yang mengikat secara sah antara dua pihak atau lebih. Walaupun kebanyakan kontrak berjalan lancar, pertikaian boleh dan memang berlaku berhubung salah faham tentang terma, kegagalan untuk menunaikan kewajipan, perubahan ekonomi dan banyak lagi. Pertikaian kontrak akhirnya menjadi sangat mahal untuk perniagaan dari segi wang, masa, perhubungan, reputasi syarikat, dan peluang yang terlepas. Itulah sebabnya penting untuk memberi tumpuan pencegahan pertikaian melalui pengurusan kontrak yang proaktif.
Memahami nuansa Civil Law in the UAE can greatly aid in drafting contracts that are clear, comprehensive, and compliant with local regulations, thus minimizing the likelihood of disputes arising.

Artikel ini menggariskan strategi dan amalan terbaik yang paling berkesan perniagaan harus mengambil pekerja untuk mengurangkan risiko kontrak and mengelakkan perselisihan:

Mempunyai Kontrak yang Digubal dengan Baik dan Tidak Jelas

The first key step is ensuring you have a written contract that accurately and thoroughly represents the agreed upon terms, responsibilities, deliverables, timeframes and other essential details across different types of civil cases.

• Bahasa yang tidak jelas adalah salah satu pendorong terbesar kekeliruan dan perselisihan faham tafsiran kontrak. Menggunakan istilah yang jelas, tepat dan mentakrifkan istilah utama adalah penting.
• Bekerjasama dengan peguam yang berkelayakan untuk menyemak dan mengukuhkan bahasa kontrak untuk menutup kelemahan dan menangani isu yang berpotensi.
• Sertakan peruntukan penyelesaian pertikaian upfront, such as mandatory arbitration or pengantaraan komersial before litigation.

Mempunyai asas yang kukuh dalam bentuk kontrak yang terperinci dan tidak jelas menghalang majoriti salah faham tentang hak dan kewajipan setiap pihak.

Kekalkan Komunikasi yang Teguh

Komunikasi yang lemah merupakan satu lagi sumber utama pertikaian kontrak. Untuk mengelakkan ini:

• Sediakan daftar masuk biasa, kemas kini status dan protokol pelaporan untuk memastikan semua pihak sejajar.
• Dokumentasikan sebarang perubahan kepada terma kontrak atau jadual waktu secara bertulis, dengan tandatangan daripada wakil yang diberi kuasa setiap pihak.
• Atasi masalah, kebimbangan dan permintaan dengan segera dan bekerjasama untuk mencari penyelesaian yang dipersetujui bersama.
• Institusi kawalan kerahsiaan jika perlu untuk membolehkan komunikasi terbuka tanpa rasa takut akan kesan negatif

Penglibatan, ketelusan dan kepercayaan yang berterusan antara pihak-pihak yang berkontrak membantu mencegah konflik.

Menguruskan Risiko Kontrak secara Proaktif

Menjadi proaktif tentang mengenal pasti dan mengurangkan risiko awal juga mengurangkan pertikaian di jalan raya. Beberapa cadangan:

• Lakukan usaha wajar ke atas semua vendor/rakan kongsi sebelum memuktamadkan perjanjian.
• Bina rancangan kontingensi untuk peralihan ekonomi, kelewatan pengeluaran, perubahan kepimpinan dan senario lain yang mungkin.
• Membangunkan protokol peningkatan untuk segera muncul dan menyelesaikan kebimbangan.
• Menggabungkan mekanisme kontrak yang membenarkan fleksibiliti untuk mengubah suai terma jika keadaan berubah dengan ketara.
• Menentukan dispute resolution methods in UAE provides a framework when disputes emerge.

Mendahului kawasan masalah yang berpotensi bermakna lebih sedikit pertikaian timbul yang memerlukan campur tangan undang-undang.

Ikuti Amalan Terbaik Pengurusan Kontrak

Terdapat juga pematuhan kontrak dan protokol pentadbiran penting yang perlu ada oleh syarikat:

• Jejaki pencapaian dan hasil kontrak secara sistematik.
• Simpan semua dokumentasi kontrak dalam repositori pusat yang teratur.
• Kawal proses sekitar pengubahsuaian, perubahan dan pengecualian.
• Pantau anjakan kawal selia yang mungkin memberi kesan kepada kewajipan kontrak.

Pengurusan kontrak yang ketat lagi tangkas memaksimumkan pematuhan kepada perjanjian sambil meminimumkan pertikaian.

Manfaatkan Penyelesaian Pertikaian Alternatif

Jika perselisihan kontrak timbul, litigasi tidak seharusnya menjadi pendekatan lalai. Penyelesaian pertikaian alternatif (ADR) kaedah seperti timbang tara, pengantaraan atau penyelesaian rundingan adalah lebih baik dalam kebanyakan kes. Faedah termasuk:

• Kos yang lebih rendah – ADR purata di bawah 20% perbelanjaan litigasi.
• Resolusi yang lebih cepat – Pertikaian diselesaikan dalam bulan dan bukannya tahun.
• Hubungan terpelihara – Pendekatan lebih kolaboratif.

Pastikan kontrak anda termasuk ketetapan ADR yang mewajibkan usaha murni untuk menyelesaikan konflik tanpa pemfailan mahkamah.

Beri Perhatian kepada Tempoh Had

Akhir sekali, sedar bahawa memfailkan tuntutan mahkamah untuk pelanggaran kontrak tertakluk kepada tarikh akhir yang ketat. The tempoh had untuk pertikaian kontrak boleh berkisar antara 4 hingga 10 tahun bergantung pada bidang kuasa dan keadaan. Rujuk peguam mengenai hak dan sekatan khusus anda.

Dengan menjadikan pengelakan pertikaian sebagai keutamaan, syarikat boleh memperoleh penjimatan yang besar sambil melindungi kepentingan dan hubungan perniagaan mereka. Gunakan amalan terbaik pengurangan risiko kontrak ini sebagai satu bentuk insurans terhadap konflik yang mahal.

Mengapa Pertikaian Kontrak Sangat Bermasalah untuk Perniagaan

Sebelum masuk ke dalam penyelesaian, adalah penting untuk menyerlahkan kesan negatif yang besar daripada pertikaian kontrak. Mereka akhirnya menjadi situasi kalah-kalah untuk semua orang yang terlibat.

Menurut analisis pakar, purata pertikaian kontrak kos perniagaan melebihi $50,000 perbelanjaan undang-undang langsung. Dan itu tidak mengambil kira masa yang hilang, peluang, produktiviti kakitangan dan kerosakan reputasi – yang semuanya bertambah dengan ketara.

Kelemahan khusus termasuk:

• Kos kewangan – Daripada yuran guaman kepada penyelesaian atau penghakiman, pertikaian kontrak mempunyai perbelanjaan kewangan yang tinggi yang dikaitkan dengannya.
• Kos masa – Pertikaian mengambil masa pengurusan yang luar biasa yang boleh digunakan untuk urusan operasi yang lebih produktif.
• Kemerosotan hubungan – Konflik hubungan perniagaan yang memburuk, perkongsian dan hubungan pelanggan yang bermanfaat.
• Terlepas objektif – Ketidakpastian bermakna projek dan rancangan pertumbuhan akhirnya ditangguhkan atau dibatalkan sama sekali.
• Kemudaratan reputasi – Pelanggaran kontrak atau konflik mendapat publisiti, walaupun telah diselesaikan, menjejaskan kedudukan jenama.

Seperti yang diserlahkan, ia akhirnya menjadi jauh lebih menyakitkan dari segi kewangan dan strategik untuk memerangi kebakaran kontrak daripada menghalangnya dengan langkah proaktif.

Ciri-ciri Kontrak yang Dirangka dengan Baik

Memandangkan risiko di sekitar kontrak yang lemah, apakah yang menjadikan perjanjian yang boleh dikuatkuasakan dan tahan pertikaian? Terdapat beberapa elemen utama setiap kontrak perniagaan yang kukuh dan jelas harus mengandungi:

Terminologi yang tepat – Elakkan jargon undang-undang dan pertuturan teknikal dengan menggunakan frasa yang mudah dan jelas untuk menerangkan tanggungjawab, piawaian, luar jangka dan proses.

Penghantaran yang ditentukan – Berikan metrik khusus dan contoh konkrit pemenuhan kontrak, seperti penghantaran perisian berfungsi mengikut tarikh X atau penyediaan tahap perkhidmatan Y.

Jangka masa yang digariskan dengan jelas – Pastikan semua tarikh akhir dan tempoh yang berkaitan dengan pelaksanaan kontrak dirakam secara eksplisit, bersama dengan klausa fleksibiliti jika pengubahsuaian diperlukan.

Butiran pembayaran – Sertakan amaun invois/pembayaran, jadual, kaedah, pihak yang bertanggungjawab dan protokol pemulihan untuk pembayaran yang terlepas.

Mekanisme prestasi – Gariskan prosedur jaminan kualiti formal yang mentakrifkan penanda aras perkhidmatan, keperluan pelaporan, alat pemantauan pematuhan dan jangkaan penambahbaikan berterusan sekitar penyampaian perkhidmatan sepanjang hayat kontrak.

Spesifikasi penyelesaian pertikaian – Sediakan peraturan dan kaedah yang mengawal percubaan pengantaraan untuk tempoh masa yang ditetapkan sebelum meneruskan litigasi – sesuatu seperti proses penyelesaian pertikaian alternatif (ADR) mandatori 60 hari yang terdiri daripada pendengaran timbang tara atau rundingan pihak neutral.

Protokol penamatan – Kontrak standard termasuk klausa sekitar syarat penamatan, dasar pemberitahuan, tanggungjawab sekitar penglibatan aktif, dan sebagainya jika hubungan itu terlerai.

Melabur sumber untuk menghasilkan kontrak yang komprehensif dan perkataan yang jelas sangat membantu untuk mengelakkan pertikaian yang tertumpu pada kesamaran atau piawaian yang tidak sepadan.

Strategi Komunikasi Berkesan

Seperti yang dinyatakan, komunikasi yang lemah adalah pemangkin kepada sebahagian besar pertikaian kontrak. Terdapat beberapa amalan terbaik yang harus diikuti oleh pihak yang berkontrak:

Kemas kini status biasa – Tetapkan irama untuk daftar masuk melalui e-mel, persidangan telefon/video, laporan data atau mesyuarat secara peribadi. Ini boleh jadi mingguan, bulanan atau suku tahunan bergantung pada panjang dan kerumitan projek. Kedua-dua pihak memberikan status terhadap garis masa, menangani halangan, bertanya soalan penjelasan dan menyelaraskan semula keutamaan yang akan datang.

Dialog terbuka yang berterusan – Galakkan kedua-dua ahli pasukan dalaman dan vendor/rakan kongsi luaran untuk segera menyuarakan kebimbangan yang mereka ada berkaitan dengan pelaksanaan kontrak atau potensi isu yang dikenal pasti. Membangunkan persekitaran yang terbuka dan bebas daripada kesalahan yang tertumpu pada penyelesaian masalah secara kolaboratif.

Dokumentasi bertulis – Semua perbincangan lisan, soalan, persetujuan kepada perubahan dan pelan tindakan daripada mesyuarat hendaklah didokumenkan dalam memo atau e-mel dengan cap masa. Jejak kertas ini memberikan bukti yang berguna jika pertikaian timbul mengenai siapa yang bersetuju untuk menyampaikan apa pada bila-bila.

Mengekalkan perhubungan yang berterusan, terus terang dan berasaskan kepercayaan berfungsi untuk mengehadkan konflik kontrak. Juga pertimbangkan untuk menetapkan pengurus kontrak rasmi di kedua-dua pihak yang bertanggungjawab untuk pengurangan risiko dan mengelakkan pertikaian melalui penglibatan berterusan.

Faktor Risiko Kontrak Biasa untuk Dikurangkan

Walaupun risiko tidak dipertikaikan secara langsung, kegagalan untuk mengenal pasti dan menangani risiko secara proaktif membuka pintu kepada isu yang meningkat menjadi pertikaian sepenuhnya. Mari lihat risiko paling lazim yang perlu dipantau oleh pasukan pengurusan kontrak anda:

Peralihan operasi dalaman – Perubahan besar di pihak anda seperti penempatan semula pejabat, penggantian teknologi, pusing ganti kakitangan atau model perniagaan yang diubah suai boleh mempengaruhi penghantaran kontrak atau kepuasan secara negatif. Bangunkan pelan mitigasi yang mengambil kira senario ini.

Perubahan pasaran luar – Kekuatan seperti inovasi baharu, anjakan undang-undang/peraturan atau gangguan rantaian bekalan mungkin memerlukan pengubahsuaian kontrak sebagai tindak balas. Semak ini secara rutin dan kemas kini perjanjian dengan sewajarnya.

Kemerosotan ekonomi – Kemerosotan mungkin menjejaskan kebolehan rakan kongsi untuk menyampaikan jika volum jualan yang berkurangan menjejaskan kapasiti dan sumber mereka. Lihatlah membina model perkongsian baharu yang kendur atau inovatif untuk mengimbangi ketidaktentuan ekonomi.

Kekurangan vendor – Vendor penyumberan luar anda mungkin mengalami masalah memenuhi syarat kontrak sekitar garis masa, kos atau kualiti disebabkan oleh kekurangan kakitangan atau keupayaan usang mereka. Minta pelan kontingensi secara proaktif dan kenal pasti penyedia alternatif mengikut keperluan.

Ancaman keselamatan data – Pelanggaran daripada penggodaman, perisian hasad atau akses tanpa kebenaran boleh meletakkan IP kritikal dan data pelanggan yang dilindungi oleh kontrak berisiko. Memastikan semua perlindungan dan langkah keselamatan terkini daripada rakan kongsi membantu mengelakkan pendedahan ini yang membawa kepada pertikaian.

Sentiasa berwaspada dalam menilai dan menangani pelbagai risiko memastikan semua pihak sentiasa sejajar, terlibat dan dapat melakukan perkara yang betul sebelum perjanjian dilanggar, yang membawa kepada konflik.

Amalan Terbaik Pengurusan Kontrak Dalaman

Menguruskan kontrak secara profesional sebaik sahaja dilaksanakan juga mengehadkan pertikaian dengan ketara dengan memastikan prestasi yang mampan. Berikut ialah beberapa protokol pengurusan kontrak untuk dimulakan:

Repositori kontrak pusat – Sistem rekod ini menempatkan semua kontrak aktif dan arkib serta dokumen berkaitan seperti penyata kerja, komunikasi, pesanan perubahan dan laporan prestasi. Ia membolehkan carian mudah berdasarkan nama pembekal, kategori kontrak dan penapis lain apabila maklumat perlu mendapatkan semula untuk menjawab soalan.

Pengekstrakan klausa kontrak – Manfaatkan teknologi seperti algoritma AI yang boleh mengimbas kontrak secara automatik dan mengeluarkan klausa dan titik data penting ke dalam hamparan atau pangkalan data untuk penjejakan. Ini membantu memaparkan istilah utama dengan lebih cepat.

Penjejakan kalendar pelaksanaan – Mengekalkan kalendar atau carta Gantt yang mencatat semua pencapaian utama dan penyerahan yang diperlukan di bawah setiap kontrak. Sediakan peringatan untuk tarikh akhir dan laporan yang diperlukan untuk memastikan pemantauan pematuhan.

Analisis laporan status – Semak laporan berkala daripada vendor atau rakan kongsi yang berkaitan dengan KPI pelaksanaan kontrak seperti kos, garis masa dan tahap perkhidmatan yang dihantar. Kenal pasti mana-mana bahagian yang kurang berprestasi dengan segera untuk ditangani dengan rakan niaga untuk mengelakkan peningkatan.

Ubah proses kawalan – Perubahan yang berkaitan dengan pindaan kontrak, penggantian, penamatan dan lanjutan perlu dikawal melalui aliran kerja yang diperkemas termasuk kelulusan undang-undang dan eksekutif. Tadbir urus ini membantu mengelakkan pengubahsuaian tanpa kebenaran yang membawa kepada pertikaian.

Kebersihan dokumentasi yang betul – Mengikuti konvensyen penamaan piawai, protokol penyimpanan dan dasar pengekalan untuk rekod kontrak mengelakkan salah letak, gangguan, manipulasi atau kerugian – pencetus biasa untuk perselisihan faham mengenai fakta.

Kontrak yang dibiarkan tidak terurus selepas ditandatangani menjadi salah letak, dilupakan dan disalahtafsir dengan mudah. Menginstitusikan amalan terbaik pengurusan kontrak membantu mengekalkan hubungan kerja yang positif antara pihak dan kejayaan bersama.

Kaedah dan Faedah Penyelesaian Pertikaian Alternatif

Jika pihak mendapati diri mereka sedang menuju ke arah pertikaian yang tidak dapat didamaikan walaupun usaha terbaik, litigasi tidak seharusnya menjadi langkah lalai seterusnya. Sebaliknya, teknik Penyelesaian Pertikaian Alternatif (ADR) seperti timbang tara, pengantaraan atau rundingan kolaboratif boleh menyelesaikan konflik dengan lebih cepat, lebih murah dan dengan cara yang lebih mampan.

Pengantaraan melibatkan pengambilan pengantara pihak ketiga yang neutral dan mahir dalam pemudahan, rundingan dan penyelesaian konflik untuk bekerjasama dengan kedua-dua pihak mengenal pasti kepentingan bersama dan mencapai persetujuan konsensus. Pengantara tidak mempunyai kuasa membuat keputusan mengenai syarat penyelesaian - mereka hanya memupuk dialog yang membina dan penerokaan keuntungan bersama.

Timbang Tara lebih formal, di mana penimbang tara pihak ketiga (biasanya pakar industri) mendengar hujah dan bukti daripada pihak yang bercanggah sama seperti hakim. Penimbang tara kemudian membuat keputusan yang mengikat tentang cara menyelesaikan pertikaian itu. Peraturan prosedur mengawal proses timbang tara yang berlaku seperti pendengaran berstruktur.

Penyelesaian Dirundingkan hanyalah perbincangan kolaboratif dengan niat baik antara pihak yang bertikai itu sendiri tanpa pihak ketiga. walau bagaimanapun pemimpin kanan atau penasihat undang-undang/pematuhan biasanya terlibat untuk mewakili kepentingan setiap pihak. Syarat penyelesaian diputuskan antara pemegang kepentingan utama ini secara langsung.

Berikut adalah beberapa kelebihan utama untuk memilih alternatif ini sebelum litigasi:

Simpanan Masa – Pertikaian diselesaikan dalam beberapa minggu atau bulan dan bukannya bertahun-tahun dengan mahkamah. Prosedur yang kurang membolehkan hasil yang lebih cepat.

Penjimatan kos – Yuran peguam, kos pentadbiran dan pembayaran kerosakan yang terlibat dengan penyelesaian pengantaraan atau timbang tara berbanding dengan resolusi yang diarahkan mahkamah.

Pengekalan Kawalan – Pihak memutuskan sendiri penyelesaian berbanding meletakkan keputusan di tangan hakim atau juri.

Pemeliharaan Perhubungan – Pendekatan ini bertujuan untuk mencari titik persamaan dan bukannya menyalahkan, membolehkan perkongsian diteruskan.

Privasi – Tidak seperti percubaan awam, ADR membenarkan pihak untuk merahsiakan butiran pertikaian dan maklumat proprietari dan bukannya rekod awam.

Memandangkan perbelanjaan astronomi, tempoh dan ketidakpastian mengenai tindakan undang-undang kontrak, strategi ADR sentiasa bernilai penerokaan yang bersungguh-sungguh terlebih dahulu.

Beri Perhatian kepada Pelanggaran Tempoh Had Kontrak

Akhir sekali, kawasan yang penting tetapi kadangkala terlepas pandang untuk difahami ialah tempoh had yang mengawal pemfailan tuntutan mahkamah untuk pelanggaran kontrak. Tarikh akhir yang ketat ini menentukan berapa lama seseorang perlu membawa tindakan undang-undang rasmi terhadap pihak lain kerana kegagalan memenuhi kewajipan kontrak sebelum hak untuk tuntutan undang-undang tamat.

Tempoh had untuk pelanggaran pertikaian kontrak menjangkau dari 4 hingga 6 tahun secara purata, dengan jam bermula pada tarikh pelanggaran awal dan bukannya apabila ditemui dalam kebanyakan kes. Butiran lain mengenai pengiraan tarikh akhir bergantung pada bidang kuasa, industri, spesifik kontrak dan sifat pelanggaran.

Memandangkan mahkamah menguatkuasakan pemotongan ini dengan tegas, adalah penting untuk merekodkan pelanggaran dengan segera dan mendapatkan nasihat undang-undang mengenai hak dan pilihan apabila rakan niaga mula-mula goyah dalam penghantaran. Kelewatan boleh kehilangan semua hak tuntutan masa hadapan.

Walaupun tiada perniagaan yang menjangkakan akan berakhir dengan pertikaian kontrak di mahkamah apabila mula-mula membuat perjanjian, menyedari tempoh tamat tempoh kekal sebagai perlindungan penting yang perlu ada di dalam poket belakang anda jika hubungan semakin merosot walaupun usaha terbaik.

Di tutup

Mengelakkan pertikaian kontrak memerlukan ketekunan merentasi keseluruhan kitaran hayat perjanjian - daripada penggubalan yang teliti, kepada penglibatan berterusan semasa pelaksanaan, kepada tindakan pantas jika timbul isu. Gunakan amalan terbaik industri ini di sekitar pengurangan risiko kontrak dan pencegahan pertikaian, dan perniagaan anda boleh merealisasikan keuntungan kewangan, produktiviti dan perhubungan yang besar sambil kekal di luar mahkamah. Manfaatkan penyelesaian teknologi untuk mengautomasikan aliran kerja pengurusan kontrak, membebaskan pasukan anda untuk menumpukan pada analisis risiko bernilai tinggi dan membina hubungan dengan rakan kongsi. Akhir sekali, jangan teragak-agak untuk mendapatkan nasihat undang-undang lebih awal jika risiko dikenal pasti yang memerlukan bimbingan pakar untuk dibendung. Melabur dalam kejayaan kontrak terlebih dahulu dan dapatkan ganjaran utama dalam jangka panjang.