A celebração de um contrato estabelece um acordo juridicamente vinculativo entre duas ou mais partes. Embora a maioria dos contratos decorram sem problemas, as disputas podem ocorrer e ocorrem devido a mal-entendidos sobre os termos, falha no cumprimento das obrigações, mudanças económicas e muito mais. Disputas de contrato acaba sendo extremamente caro para negócios em termos de dinheiro, tempo, relacionamentos, reputação da empresa e oportunidades perdidas. É por isso que é fundamental focar prevenção de disputas por meio de gerenciamento proativo de contratos.
Entendendo as nuances Direito Civil nos Emirados Árabes Unidos pode ajudar muito na elaboração de contratos que sejam claros, abrangentes e em conformidade com as regulamentações locais, minimizando assim a probabilidade de surgirem disputas.
Este artigo descreve as estratégias e práticas recomendadas mais eficazes negócios deveria empregar para reduzir riscos contratuais e evite disputas:
Tenha um contrato bem elaborado e inequívoco
O primeiro passo importante é garantir que você tenha um contrato escrito que represente de forma precisa e completa os termos, responsabilidades, resultados, prazos e outros detalhes essenciais acordados em diferentes tipos de casos civis.
- Linguagem ambígua é um dos maiores causadores de confusão e divergências sobre interpretação do contrato. Usar uma terminologia clara e precisa e definir termos-chave é vital.
- Trabalhe com um advogado qualificado para revisar e fortalecer a linguagem do contrato para fechar lacunas e resolver possíveis problemas.
- Incluir disposições de resolução de disputas antecipadamente, como arbitragem obrigatória ou mediação comercial antes do litígio.
Ter uma base sólida na forma de um contrato detalhado e inequívoco evita a maioria dos mal-entendidos sobre os direitos e deveres de cada parte.
Mantenha uma comunicação forte
Má comunicação é outra fonte primária de disputas contratuais. Para evitar isso:
- Configure check-ins regulares, atualizações de status e protocolos de relatórios para manter todas as partes alinhadas.
- Documente quaisquer alterações aos termos ou cronogramas do contrato por escrito, com a assinatura dos representantes autorizados de cada parte.
- Resolva problemas, preocupações e solicitações prontamente e colabore para encontrar soluções mutuamente aceitáveis.
- Instituir controles de confidencialidade quando necessário para permitir uma comunicação aberta sem medo de repercussões negativas
O envolvimento contínuo, a transparência e a confiança entre as partes contratantes contribuem muito para a prevenção de conflitos.
Gerencie proativamente os riscos do contrato
Ser proativo na identificação e mitigação de riscos desde o início também reduz disputas no futuro. Algumas recomendações:
- Realize a devida diligência em todos os fornecedores/parceiros antes de finalizar os contratos.
- Crie planos de contingência para mudanças económicas, atrasos na produção, mudanças de liderança e outros cenários possíveis.
- Desenvolva protocolos de escalonamento para revelar e resolver prontamente preocupações.
- Incorporar mecanismos contratuais que permitam flexibilidade para modificar os termos caso as condições mudem significativamente.
- Especificando métodos de resolução de disputas nos Emirados Árabes Unidos fornece uma estrutura quando surgem disputas.
Ficar à frente de possíveis áreas problemáticas significa que surgem menos disputas que necessitam de intervenção legal.
Siga as melhores práticas de gerenciamento de contratos
Existem também protocolos importantes de conformidade e administração de contratos que as empresas devem ter em vigor:
- Acompanhe sistematicamente os marcos e entregas do contrato.
- Armazene toda a documentação contratual em um repositório central organizado.
- Controle os processos em torno de modificações, alterações e exceções.
- Monitore mudanças regulatórias que possam impactar as obrigações contratuais.
A gestão de contratos rigorosa, porém ágil, maximiza a adesão aos acordos e minimiza disputas.
Aproveite a resolução alternativa de disputas
Se surgir um desacordo contratual, o litígio não deve ser a abordagem padrão. Resolução alternativa de litígios (RAL) métodos como arbitragem, mediação ou acordo negociado são preferíveis na maioria dos casos. Os benefícios incluem:
- Custos mais baixos – ADR tem uma média inferior a 20% das despesas com litígios.
- Resolução mais rápida – As disputas são resolvidas em meses em vez de anos.
- Relacionamentos preservados – As abordagens são mais colaborativas.
Certifique-se de que seus contratos incluam estipulações de ADR que exijam esforços de boa fé para resolver conflitos sem ações judiciais.
Preste atenção aos prazos de prescrição
Por fim, esteja ciente de que a apresentação de uma ação judicial por quebra de contrato está sujeita a prazos rígidos. O prazo de prescrição para disputas contratuais pode variar de 4 a 10 anos, dependendo da jurisdição e das circunstâncias. Consulte um advogado sobre seus direitos e restrições específicos.
Ao tornar a prevenção de conflitos uma prioridade, as empresas podem obter poupanças substanciais, ao mesmo tempo que protegem os seus interesses e relacionamentos comerciais. Utilize essas práticas recomendadas de mitigação de riscos contratuais como forma de seguro contra conflitos dispendiosos.
Por que as disputas contratuais são tão problemáticas para as empresas
Antes de entrar nas soluções, é importante destacar os impactos negativos substanciais das disputas contratuais. Acabam sendo situações em que todos os envolvidos perdem.
De acordo com análises de especialistas, a média disputa de contrato custa a uma empresa mais de US$ 50,000 em despesas legais diretas. E isso não leva em conta o tempo perdido, as oportunidades, a produtividade do pessoal e os danos à reputação – que somam-se significativamente.
As desvantagens específicas incluem:
- Custos financeiros – Desde honorários advocatícios a acordos ou julgamentos, as disputas contratuais têm elevadas despesas monetárias associadas a elas.
- Custos de tempo – As disputas ocupam um número incrível de horas de gestão que poderiam ser utilizadas para questões operacionais mais produtivas.
- Deterioração do relacionamento – Os conflitos prejudicam conexões comerciais, parcerias e relacionamentos com clientes que eram benéficos.
- Objetivos perdidos – A incerteza significa que os projetos e planos de crescimento acabam adiados ou totalmente cancelados.
- Danos à reputação – Violações de contratos ou conflitos divulgados, mesmo que resolvidos, prejudicam a reputação da marca.
Conforme destacado, acaba sendo muito mais penoso, do ponto de vista financeiro e estratégico, combater incêndios contratuais do que preveni-los com medidas proativas.
Características de um contrato bem elaborado
Dados os riscos associados a más contratações, o que torna um acordo executável e resistente a disputas? Existem vários elementos-chave que todo contrato comercial forte e inequívoco deve conter:
Terminologia precisa – Evite jargão jurídico e linguagem técnica usando frases simples e diretas para descrever responsabilidades, padrões, contingências e processos.
Entregáveis definidos – Fornecer métricas específicas e exemplos concretos de cumprimento de contratos, como entrega de software funcional até a data X ou prestação de nível de serviço Y.
Prazos claramente delineados – Garantir que todos os prazos e durações relacionados à execução do contrato sejam explicitamente capturados, juntamente com cláusulas de flexibilidade caso sejam necessárias modificações.
Detalhes de pagamento – Incluir valores de faturamento/pagamento, cronogramas, métodos, partes responsáveis e protocolos de remediação para pagamentos perdidos.
Mecanismos de desempenho – Descrever procedimentos formais de garantia de qualidade que definam parâmetros de referência de serviços, necessidades de relatórios, ferramentas de monitoramento de conformidade e expectativas de melhoria contínua em torno da prestação de serviços ao longo da vida do contrato.
Especificações de resolução de disputas – Fornecer regras e métodos que regem as tentativas de mediação durante um determinado período de tempo antes de prosseguir com o litígio – algo como um processo obrigatório de resolução alternativa de litígios (RAL) de 60 dias, incluindo audiências de arbitragem ou negociações com partes neutras.
Protocolo de rescisão – Os contratos padrão incluem cláusulas sobre condições de rescisão, políticas de notificação, responsabilidades em torno de compromissos ativos e assim por diante, caso o relacionamento seja dissolvido.
Investir recursos na elaboração de contratos abrangentes e claramente redigidos ajuda muito a evitar disputas centradas na ambiguidade ou em padrões incompatíveis.
Estratégias de comunicação eficazes
Conforme mencionado, a má comunicação é um catalisador para uma parte significativa das disputas contratuais. Existem várias práticas recomendadas que as partes contratantes devem seguir:
Atualizações regulares de status – Defina uma cadência para check-ins por e-mail, conferências telefônicas/videoconferências, relatórios de dados ou reuniões presenciais. Podem ser semanais, mensais ou trimestrais, dependendo da duração e complexidade do projeto. Ambas as partes fornecem status em relação aos cronogramas, abordam obstáculos, fazem perguntas esclarecedoras e se realinham nas prioridades futuras.
Diálogo aberto contínuo – Incentive os membros da equipe interna e os fornecedores/parceiros externos a expressar imediatamente as preocupações que tenham relacionadas à execução do contrato ou aos possíveis problemas identificados. Desenvolva um ambiente aberto e livre de culpa, focado na resolução colaborativa de problemas.
Documentação escrita – Todas as discussões verbais, dúvidas, acordos sobre mudanças e planos de ação das reuniões devem ser documentados em memorandos ou e-mails com carimbos de data/hora. Este registro documental fornece evidências úteis caso surja uma disputa sobre quem concordou em entregar o quê e quando.
Manter relacionamentos persistentes, francos e baseados em confiança serve para limitar conflitos contratuais. Considere também a designação de gestores de contratos formais de ambas as partes responsáveis pela mitigação de riscos e prevenção de conflitos através de um envolvimento contínuo.
Fatores de risco contratuais comuns para mitigar
Embora os riscos não sejam diretamente disputas em si, a falta de identificação e abordagem proativa dos riscos abre a porta para problemas que se transformam em disputas completas. Vejamos os riscos mais prevalentes que sua equipe de gerenciamento de contratos deve monitorar:
Mudanças operacionais internas – Grandes mudanças da sua parte, como uma mudança de escritório, substituições de tecnologia, rotatividade de pessoal ou modelos de negócios modificados, podem influenciar negativamente a entrega ou a satisfação do contrato. Desenvolva planos de mitigação que levem em conta esses cenários.
Mudanças no mercado externo – Forças como novas inovações, mudanças legais/regulatórias ou perturbações na cadeia de abastecimento podem exigir modificações contratuais em resposta. Verifique isso rotineiramente e atualize os acordos adequadamente.
Declínios econômicos – As recessões podem afectar a capacidade de entrega dos parceiros se o volume de vendas reduzido sobrecarregar a sua capacidade e recursos. Considere a construção de novos modelos de parceria flexíveis ou inovadores para contrabalançar a incerteza económica.
Deficiências do fornecedor – Seus fornecedores de terceirização podem ter problemas para cumprir os termos do contrato em relação a prazos, custos ou qualidade devido à falta de pessoal ou capacidades obsoletas. Solicite proativamente planos de contingência e identifique fornecedores alternativos conforme necessário.
Ameaças à segurança de dados – Violações causadas por hackers, malware ou acesso não autorizado podem colocar em risco dados críticos de IP e de clientes cobertos por um contrato. Garantir todas as proteções e medidas de segurança mais recentes dos parceiros ajuda a evitar que esta exposição conduza a disputas.
Permanecer vigilante na avaliação e abordagem de vários riscos mantém todas as partes alinhadas, engajadas e capazes de corrigir o curso antes que os acordos sejam violados, levando a conflitos.
Práticas recomendadas de gerenciamento de contratos internos
A gestão profissional dos contratos, uma vez executados, também limita substancialmente as disputas, garantindo um desempenho sustentado. Aqui estão alguns protocolos de gerenciamento de contratos a serem instituídos:
Repositório central de contratos – Este sistema de registro abriga todos os contratos ativos e arquivados e documentos relacionados, como declarações de trabalho, comunicações, pedidos de alteração e relatórios de desempenho. Ele permite uma pesquisa fácil com base em nomes de fornecedores, categorias de contratos e outros filtros quando é necessário recuperar informações para responder a perguntas.
Extração de cláusula contratual – Aproveite tecnologia como algoritmos de IA que podem digitalizar contratos automaticamente e extrair cláusulas e pontos de dados importantes em planilhas ou bancos de dados para rastreamento. Isso ajuda a revelar termos-chave com mais rapidez.
Acompanhamento do calendário de execução – Mantenha um calendário ou gráfico de Gantt anotando todos os principais marcos e resultados exigidos em cada contrato. Configure lembretes para prazos e relatórios necessários para garantir o monitoramento da conformidade.
Análise de relatório de status – Revise relatórios periódicos de fornecedores ou parceiros relacionados a KPIs de execução de contratos, como custos, prazos e níveis de serviço entregues. Identifique quaisquer áreas de desempenho inferior imediatamente para abordar com a contraparte para evitar uma escalada.
Processos de controle de mudanças – Alterações relacionadas a alterações, substituições, rescisões e extensões de contratos precisam ser controladas por meio de um fluxo de trabalho simplificado, incluindo aprovações legais e executivas. Essa governança ajuda a evitar modificações não autorizadas que levem a disputas.
Higiene adequada da documentação – Seguir convenções de nomenclatura padronizadas, protocolos de armazenamento e políticas de retenção de registros de contratos evita extravio, adulteração, manipulação ou perda – gatilhos comuns para divergências sobre fatos.
Os contratos que não são gerenciados após a assinatura são facilmente perdidos, esquecidos e mal interpretados. A institucionalização das melhores práticas de gestão de contratos ajuda a manter relações de trabalho positivas entre as partes e o sucesso mútuo.
Métodos e benefícios alternativos de resolução de disputas
Se as partes se encontrarem a caminhar para um litígio irreconciliável, apesar dos melhores esforços, o litígio não deverá ser a próxima medida predefinida. Em vez disso, as técnicas de resolução alternativa de litígios (RAL), como a arbitragem, a mediação ou a negociação colaborativa, podem resolver conflitos de forma mais rápida, mais barata e mais sustentável.
Mediação envolve a contratação de um mediador terceirizado neutro, qualificado em facilitação, negociação e resolução de conflitos para trabalhar com ambas as partes, identificando interesses comuns e alcançando acordos de consenso. O mediador não tem autoridade de tomada de decisão em torno dos termos do acordo – simplesmente promove o diálogo construtivo e a exploração de ganhos mútuos.
Arbitragem é mais formal, onde um árbitro terceirizado (geralmente um especialista do setor) ouve argumentos e evidências das partes em conflito, como um juiz. O árbitro então toma uma decisão vinculativa sobre como resolver a disputa. As regras processuais regem o processo de arbitragem que se desenrola como uma audiência estruturada.
Acordo negociado é simplesmente discussões colaborativas de boa fé entre os próprios disputantes, sem terceiros. no entanto, os líderes seniores ou consultores jurídicos/de conformidade normalmente estão envolvidos para representar os interesses de cada lado. Os termos do acordo são decididos diretamente entre essas principais partes interessadas.
Abaixo estão algumas das principais vantagens de escolher essas alternativas antes do litígio:
Economia de Tempo – As disputas são resolvidas em semanas ou meses, em vez de anos, com os tribunais. Menos procedimentos permitem resultados mais rápidos.
Economia de Custos – Honorários advocatícios, custos administrativos e indenizações por danos envolvidos em acordos mediados ou arbitrados são insignificantes em comparação com resoluções judiciais.
Retenção de controle – As partes decidem elas próprias as soluções em vez de colocar os resultados nas mãos de um juiz ou júri.
Preservação de Relacionamento – As abordagens visam encontrar um terreno comum em vez de estabelecer culpas, permitindo que as parcerias continuem.
Privacidade – Ao contrário dos julgamentos públicos, a ADR permite que as partes mantenham confidenciais os detalhes do litígio e as informações proprietárias, em vez de registo público.
Dadas as despesas astronômicas, a duração e a imprevisibilidade em torno dos processos judiciais contratuais, as estratégias de ADR sempre merecem uma exploração séria primeiro.
Preste atenção à violação dos prazos de prescrição do contrato
Finalmente, uma área importante, mas por vezes esquecida, a compreender são os prazos de prescrição que regem a apresentação de uma acção judicial por quebra de contrato. Estes prazos rigorosos determinam quanto tempo alguém tem para intentar uma acção judicial formal contra outra parte por incumprimento das obrigações contratuais antes que os direitos ao recurso legal expirem.
Os períodos de prescrição para disputas por violação de contrato variam de 4 a 6 anos em média, com o relógio começando na data da violação inicial e não quando descoberta na maioria dos casos. Outras informações sobre o cálculo dos prazos dependem da jurisdição, do setor, das especificidades do contrato e da natureza da violação.
Dado que os tribunais aplicam rigorosamente estes limites, torna-se fundamental registar prontamente as violações e procurar aconselhamento jurídico sobre direitos e opções quando uma contraparte hesita pela primeira vez nos resultados. O adiamento pode resultar na perda de todos os direitos de reivindicação futuros.
Embora nenhuma empresa espere acabar lutando contra disputas contratuais em tribunal ao celebrar acordos pela primeira vez, estar ciente dos períodos de expiração continua sendo uma proteção importante para se ter no bolso de trás caso os relacionamentos se deteriorem, apesar dos melhores esforços.
No fechamento
Evitar disputas contratuais exige diligência em todo o ciclo de vida do negócio – desde a elaboração cuidadosa, ao envolvimento contínuo durante a execução, até à ação rápida caso surjam problemas. Aplique essas práticas recomendadas do setor em relação à mitigação de riscos contratuais e à prevenção de disputas, e sua empresa poderá obter ganhos financeiros, de produtividade e de relacionamento substanciais enquanto permanece fora dos tribunais. Aproveite soluções tecnológicas para automatizar fluxos de trabalho de gerenciamento de contratos, liberando sua equipe para se concentrar na análise de riscos de alto valor e na construção de relacionamentos com parceiros. Por último, não hesite em procurar aconselhamento jurídico antecipadamente se forem identificados riscos que exijam orientação especializada para serem contidos. Invista antecipadamente no sucesso do contrato e obtenha grandes recompensas no longo prazo.
