Cele mai bune modalități de a evita disputele contractuale

Încheierea unui contract stabilește un acord obligatoriu din punct de vedere juridic între două sau mai multe părți. În timp ce majoritatea contractelor se desfășoară fără probleme, disputele pot apărea și apar în legătură cu neînțelegeri cu privire la termeni, neîndeplinirea obligațiilor, schimbări economice și multe altele. Litigiile contractuale ajung să fie extrem de costisitoare pentru întreprinderi în ceea ce privește banii, timpul, relațiile, reputația companiei și oportunitățile ratate. De aceea este esențial să se concentreze asupra prevenirea litigiilor prin managementul proactiv al contractelor.
Înțelegerea nuanțelor Dreptul civil în Emiratele Arabe Unite poate ajuta foarte mult la redactarea de contracte care sunt clare, cuprinzătoare și conforme cu reglementările locale, reducând astfel la minimum probabilitatea apariției unor dispute.

Acest articol prezintă cele mai eficiente strategii și cele mai bune practici întreprinderi ar trebui să se angajeze pentru a reduce riscurile contractuale și evita disputele:

Aveți un contract bine întocmit, fără ambiguități

Primul pas cheie este să vă asigurați că aveți un contract scris care reprezintă în mod corect și complet termenii, responsabilitățile, livrabilele, intervalele de timp și alte detalii esențiale convenite în diferite tipuri de cauze civile.

• Limbajul ambiguu este unul dintre cei mai mari factori de confuzie și dezacorduri interpretarea contractului. Utilizarea unei terminologii clare și precise și definirea termenilor cheie este vitală.
• Lucrați cu un avocat calificat pentru a revizui și a consolida limbajul contractului pentru a înlătura lacune și pentru a aborda probleme potențiale.
• Includeți dispoziții de soluționare a litigiilor în avans, cum ar fi arbitrajul obligatoriu sau mediere comercială înainte de litigii.

Având o bază solidă sub forma unui contract detaliat, fără ambiguitate, previne majoritatea neînțelegerilor cu privire la drepturile și îndatoririle fiecărei părți.

Menține o comunicare puternică

Comunicare slabă este o altă sursă primară de litigii contractuale. Pentru a evita acest lucru:

• Configurați înregistrări regulate, actualizări de stare și protocoale de raportare pentru a menține toate părțile aliniate.
• Documentați orice modificări la termenii contractului sau la termenele contractuale în scris, cu semnarea de către reprezentanții autorizați ai fiecărei părți.
• Abordați cu promptitudine problemele, preocupările și solicitările și colaborați pentru a găsi soluții reciproc agreabile.
• Instituiți controale de confidențialitate acolo unde este necesar pentru a permite o comunicare deschisă, fără teama de repercusiuni negative

Angajamentul continuu, transparența și încrederea între părțile contractante contribuie în mare măsură la prevenirea conflictelor.

Gestionați proactiv riscurile contractuale

A fi proactiv în identificarea și atenuarea riscurilor de la început reduce, de asemenea, disputele pe viitor. Câteva recomandări:

• Efectuați verificarea cu privire la toți furnizorii/partenerii înainte de a finaliza acordurile.
• Construiți planuri de urgență pentru schimbările economice, întârzierile de producție, schimbările de conducere și alte scenarii posibile.
• Dezvoltați protocoale de escaladare pentru a evidenția și rezolva cu promptitudine problemele.
• Încorporați mecanisme contractuale care să permită flexibilitatea de a modifica termenii dacă condițiile se schimbă semnificativ.
• specificarea metode de soluționare a litigiilor în Emiratele Arabe Unite oferă un cadru atunci când apar dispute.

Depășirea potențialelor zone cu probleme înseamnă că apar mai puține dispute care necesită intervenție juridică.

Urmați cele mai bune practici de gestionare a contractelor

Există, de asemenea, protocoale importante de respectare a contractelor și de administrare pe care companiile ar trebui să le aibă în vigoare:

• Urmăriți sistematic etapele contractului și livrabilele.
• Stocați toată documentația contractuală într-un depozit central organizat.
• Controlați procesele în jurul modificărilor, modificărilor și excepțiilor.
• Monitorizați schimbările de reglementare care pot afecta obligațiile contractuale.

Managementul contractual strict, dar agil, maximizează aderarea la acorduri, reducând în același timp disputele.

Utilizați soluția alternativă a litigiilor

Dacă apare un dezacord contractual, litigiile nu ar trebui să fie abordarea implicită. Soluționarea alternativă a litigiilor (ADR) metode precum arbitrajul, medierea sau soluționarea negociată sunt de preferat în majoritatea cazurilor. Beneficiile includ:

• Costuri mai mici – ADR reprezintă în medie sub 20% cheltuielile de litigii.
• Rezoluție mai rapidă – Litigiile se rezolvă în luni în loc de ani.
• Relații păstrate – Abordările sunt mai colaborative.

Asigurați-vă că contractele dvs. includ prevederi ADR care obligă eforturile de bună-credință pentru a rezolva conflictele fără a fi depuse în instanță.

Acordați atenție perioadelor de limitare

În cele din urmă, rețineți că depunerea unei cereri în instanță pentru încălcarea contractului este supusă unor termene stricte. The termen de prescripție pentru litigiile contractuale poate varia de la 4 la 10 ani, în funcție de jurisdicție și circumstanță. Consultați un avocat cu privire la drepturile și restricțiile dumneavoastră specifice.

Făcând evitarea disputelor o prioritate, companiile pot obține economii substanțiale, protejându-și în același timp interesele și relațiile de afaceri. Utilizați aceste bune practici de reducere a riscurilor contractuale ca o formă de asigurare împotriva conflictelor costisitoare.

De ce disputele contractuale sunt atât de problematice pentru întreprinderi

Înainte de a intra în soluții, este important să evidențiem efectele negative substanțiale ale litigiilor contractuale. Ele ajung să fie situații de pierdere-pierdere pentru toți cei implicați.

Potrivit analizelor experților, media disputa contractuala costă o afacere peste 50,000 USD în cheltuieli juridice directe. Și asta nu ține cont de timpul pierdut, oportunitățile, productivitatea personalului și daunele reputației – toate acestea se adună semnificativ.

Dezavantajele specifice includ:

• Costuri financiare – De la onorariile legale până la reglementări sau hotărâri judecătorești, litigiile contractuale au cheltuieli bănești mari asociate acestora.
• Timpul costă – Litigiile ocupă un număr incredibil de ore de management care ar putea fi utilizate pentru chestiuni operaționale mai productive.
• Deteriorarea relației – Conflictele acre legături de afaceri, parteneriate și relații cu clienții care au fost benefice.
• Obiective ratate – Incertitudinea înseamnă că proiectele și planurile de creștere ajung să fie amânate sau anulate cu totul.
• Prejudiciu reputațional – Încălcările contractului sau conflictele care sunt făcute publice, chiar dacă sunt rezolvate, afectează reputația mărcii.

După cum sa subliniat, este mult mai dureros din punct de vedere financiar și strategic să lupți împotriva incendiilor contractuale decât să le previi cu măsuri proactive.

Caracteristicile unui contract bine redactat

Având în vedere riscurile legate de contractarea slabă, ce face pentru un acord executoriu, rezistent la dispute? Există mai multe elemente cheie pe care fiecare contract de afaceri puternic, fără ambiguitate ar trebui să conțină:

Terminologie precisă – Evitați jargonul juridic și vorbirea tehnică folosind o expresie simplă și directă pentru a descrie responsabilitățile, standardele, situațiile neprevăzute și procesele.

Livrabile definite – Furnizați valori specifice și exemple concrete de îndeplinire a contractului, cum ar fi livrarea de software funcțional până la data X sau furnizarea nivelului de servicii Y.

Perioade de timp clar delimitate – Asigurați-vă că toate termenele și duratele legate de execuția contractului sunt capturate în mod explicit, împreună cu clauzele de flexibilitate dacă devin necesare modificări.

Detalii de plată – Includeți sumele de facturare/plată, grafice, metode, părți responsabile și protocoale de remediere pentru plăți nepreluate.

Mecanisme de performanță – Subliniați procedurile formale de asigurare a calității care definesc criteriile de referință ale serviciilor, nevoile de raportare, instrumentele de monitorizare a conformității și așteptările de îmbunătățire continuă în ceea ce privește furnizarea de servicii pe durata de viață a contractului.

Specificații de soluționare a litigiilor – Furnizați reguli și metode care reglementează încercările de mediere pentru o perioadă de timp stabilită înainte de a urmări un litigiu – ceva de genul unui proces obligatoriu de soluționare alternativă a litigiilor (ADR) de 60 de zile, care cuprinde audieri de arbitraj sau negocieri cu părți neutre.

Protocol de terminare – Contractele standard includ clauze privind condițiile de reziliere, politicile de notificare, responsabilitățile legate de angajamente active și așa mai departe, dacă relația se dizolvă.

Investirea resurselor în elaborarea unor contracte cuprinzătoare și clar formulate contribuie în mare măsură la evitarea disputelor centrate pe ambiguitate sau pe standarde nepotrivite.

Strategii de comunicare eficiente

După cum am menționat, comunicarea slabă este un catalizator pentru o parte semnificativă a litigiilor contractuale. Există câteva bune practici pe care părțile contractante ar trebui să le urmeze:

Actualizări regulate de stare – Setați o cadență pentru check-in-uri prin e-mail, conferințe telefonice/video, rapoarte de date sau întâlniri în persoană. Acestea pot fi săptămânale, lunare sau trimestriale, în funcție de lungimea și complexitatea proiectului. Ambele părți oferă statut în raport cu termenele, abordează obstacolele, pun întrebări clarificatoare și se adaptează la prioritățile viitoare.

Dialog deschis continuu – Încurajați atât membrii echipei interne, cât și furnizorii/partenerii externi să își exprime imediat preocupările legate de execuția contractului sau potențialele probleme identificate. Dezvoltați un mediu deschis, fără vina, concentrat pe rezolvarea colaborativă a problemelor.

Documentatie scrisa – Toate discuțiile verbale, întrebările, acordurile cu privire la modificări și planurile de acțiune de la întâlniri trebuie să fie documentate în memorii sau e-mailuri cu marcaje temporale. Această înregistrare pe hârtie oferă dovezi utile în cazul în care ar apărea o dispută cu privire la cine a fost de acord să livreze ce până când.

Menținerea unor relații persistente, directe și bazate pe încredere servește la limitarea conflictelor contractuale. Luați în considerare, de asemenea, desemnarea managerilor de contract formali de ambele părți responsabili pentru reducerea riscurilor și evitarea litigiilor prin implicare continuă.

Factori comuni de risc contractuali de atenuat

Deși riscurile nu sunt direct dispute în sine, eșecul de a identifica și aborda în mod proactiv riscurile deschide ușa pentru probleme care escaladează în dispute în general. Să ne uităm la cele mai răspândite riscuri pe care ar trebui să le monitorizeze echipa ta de gestionare a contractelor:

Schimbări operaționale interne – Schimbările majore din partea dvs., cum ar fi relocarea biroului, înlocuirea tehnologiei, schimbarea personalului sau modelele de afaceri modificate ar putea influența negativ livrarea contractului sau satisfacția. Elaborați planuri de atenuare care să țină cont de aceste scenarii.

Schimbările pieței externe – Forțe precum noile inovații, schimbările legale/de reglementare sau întreruperile lanțului de aprovizionare ar putea necesita modificări de contract ca răspuns. Verificați aceste în mod obișnuit și actualizați acordurile în consecință.

Scăderi economice – Crizele economice pot afecta abilitățile partenerilor de a livra dacă volumul redus de vânzări le pune sub presiune capacitatea și resursele. Uitați-vă la crearea de noi modele de parteneriat inovatoare pentru a contrabalansa incertitudinea economică.

Deficiențe de furnizor – Furnizorii dvs. de externalizare pot întâmpina probleme legate de respectarea termenilor contractuali în ceea ce privește termenele, costurile sau calitatea din cauza lipsei de personal sau a capacităților învechite. Solicitați în mod proactiv planuri de urgență și identificați furnizori alternativi, după cum este necesar.

Amenințări la securitatea datelor – Încălcări de la hacking, malware sau acces neautorizat ar putea pune în pericol IP-ul critic și datele clienților acoperite de un contract. Asigurarea celor mai recente protecții și măsuri de securitate din partea partenerilor ajută la evitarea acestei expuneri care duce la dispute.

Rămâneți vigilenți în ceea ce privește evaluarea și abordarea diferitelor riscuri menține toate părțile aliniate, implicate și capabile să corecteze înainte ca acordurile să fie încălcate, ceea ce duce la conflicte.

În interiorul celor mai bune practici de management al contractelor

Gestionarea profesională a contractelor odată executate limitează, de asemenea, litigiile în mod substanțial prin asigurarea unei performanțe susținute. Iată câteva protocoale de gestionare a contractelor de instituit:

Registrul central de contracte – Acest sistem de înregistrare adăpostește toate contractele active și arhivate și documentele aferente, cum ar fi declarațiile de lucru, comunicările, comenzile de modificare și rapoartele de performanță. Permite căutarea ușoară bazată pe numele furnizorilor, categoriile de contracte și alte filtre atunci când informațiile trebuie recuperate pentru a răspunde la întrebări.

Extragerea clauzei contractuale – Folosiți tehnologii precum algoritmii AI care pot scana automat contractele și pot extrage clauze și puncte importante de date în foi de calcul sau baze de date pentru urmărire. Acest lucru ajută la evidențierea mai rapidă a termenilor cheie.

Urmărirea calendarului de execuție – Mențineți un calendar sau diagramă Gantt care să noteze toate etapele importante și livrabilele necesare în cadrul fiecărui contract. Configurați mementouri pentru termenele limită și rapoartele necesare pentru a asigura monitorizarea conformității.

Analiza raportului de stare – Examinați rapoartele periodice de la furnizori sau parteneri legate de KPI-urile de execuție a contractelor, cum ar fi costurile, termenele și nivelurile de servicii furnizate. Identificați cu promptitudine orice zone de performanță insuficientă pentru a le aborda cu contrapartea pentru a evita escaladarea.

Modificarea proceselor de control – Modificările legate de modificările, înlocuirile, rezilierile și prelungirile contractului trebuie controlate printr-un flux de lucru simplificat, inclusiv aprobări legale și executive. Această guvernare ajută la evitarea modificărilor neautorizate care duc la dispute.

Documentatie corespunzatoare de igiena – Respectarea convențiilor standardizate de denumire, a protocoalelor de stocare și a politicilor de păstrare a înregistrărilor contractuale evită plasarea greșită, falsificarea, manipularea sau pierderea – declanșatoare obișnuite de dezacorduri asupra faptelor.

Contractele rămase negestionate după semnare sunt deplasate, uitate și interpretate greșit cu ușurință. Instituționalizarea celor mai bune practici de gestionare a contractelor ajută la susținerea relațiilor de lucru pozitive între părți și la succesul reciproc.

Metode și beneficii alternative de soluționare a litigiilor

Dacă părțile se îndreaptă către o dispută ireconciliabilă, în ciuda eforturilor depuse, litigiile nu ar trebui să fie următoarea măsură implicită. Mai degrabă, tehnicile de soluționare alternativă a litigiilor (ADR) precum arbitrajul, medierea sau negocierea în colaborare pot rezolva conflictele mai rapid, mai ieftin și într-un mod mai durabil.

Mediere implică angajarea unui mediator neutru, terț, calificat în facilitarea, negocierea și soluționarea conflictelor, care să lucreze cu ambele părți, identificând interese comune și să ajungă la acorduri de consens. Mediatorul nu are autoritate de decizie în ceea ce privește termenii de reglementare – ei pur și simplu promovează dialogul constructiv și explorarea câștigurilor reciproce.

Arbitraj este mai formal, în cazul în care un arbitru terț (de obicei un expert în industrie) aude argumentele și dovezile de la părțile aflate în conflict la fel ca un judecător. Apoi, arbitrul ia o decizie obligatorie cu privire la modul de soluționare a litigiului. Regulile procedurale guvernează procesul de arbitraj care se desfășoară ca o ședință structurată.

Acord negociat este pur și simplu discuții colaborative de bună-credință între disputanții înșiși fără o terță parte. cu toate acestea, liderii seniori sau consilierii juridici/de conformitate sunt implicați de obicei pentru a reprezenta interesele fiecărei părți. Termenii de reglementare sunt hotărâți direct între acești părți interesate cheie.

Mai jos sunt câteva avantaje majore ale alegerii acestor alternative înainte de litigii:

Economii de timp – Litigiile se rezolvă în săptămâni sau luni mai degrabă decât în ​​ani cu instanțele. Mai puține proceduri permit rezultate mai rapide.

Economii – Onorariile avocaților, costurile administrative și plățile pentru daune implicate în înțelegeri mediate sau arbitrate sunt slabe în comparație cu rezoluțiile dispuse de instanță.

Reținerea controlului – Părțile decid ele însele soluțiile, în loc să pună rezultatele în mâinile unui judecător sau juriu.

Păstrarea relației – Abordările urmăresc să găsească un teren comun, mai degrabă decât să stabilească vina, permițând continuarea parteneriatelor.

Privacy – Spre deosebire de procesele publice, ADR permite părților să păstreze confidențiale detaliile disputei și informațiile de proprietate, mai degrabă decât înregistrări publice.

Având în vedere cheltuielile astronomice, durata și imprevizibilitatea proceselor contractuale, strategiile ADR merită întotdeauna o explorare serioasă mai întâi.

Acordați atenție încălcării perioadelor de prescripție contractuale

În cele din urmă, un domeniu important, dar uneori trecut cu vederea de înțeles, sunt perioadele de prescripție care guvernează depunerea unei cereri în instanță pentru încălcarea contractului. Aceste termene stricte dictează cât de mult trebuie să introducă o acțiune legală formală împotriva unei alte părți pentru neîndeplinirea obligațiilor contractuale înainte de expirarea dreptului de recurs legal.

Perioadele de prescripție pentru litigiile privind încălcarea contractului se întind în medie de la 4 la 6 ani, ceasul începând de la data încălcării inițiale, mai degrabă decât atunci când a fost descoperit în majoritatea cazurilor. Alte detalii privind calcularea termenelor limită depind de jurisdicție, industrie, specificul contractului și natura încălcării.

Având în vedere că instanțele aplică cu strictețe aceste limite, devine esențial să se înregistreze cu promptitudine încălcările și să se solicite consiliere juridică în legătură cu drepturile și opțiunile atunci când o contraparte se clătește pentru prima dată cu privire la rezultate. Întârzierea ar putea pierde toate drepturile de revendicare viitoare.

Deși nicio companie nu se așteaptă vreodată să se lupte cu disputele contractuale în instanță atunci când încheie acorduri pentru prima dată, a fi conștienți de perioadele de expirare rămâne o protecție importantă pe care să o ai în buzunarul din spate dacă relațiile se deteriorează în ciuda eforturilor depuse.

În încheiere

Evitarea disputelor contractuale necesită diligență de-a lungul întregului ciclu de viață al tranzacției – de la redactarea atentă, la angajamentul continuu în timpul execuției, până la acțiuni rapide în cazul în care apar probleme. Aplicați aceste bune practici din industrie în ceea ce privește diminuarea riscurilor contractuale și prevenirea litigiilor, iar afacerea dvs. poate obține câștiguri financiare, de productivitate și de relații substanțiale, rămânând în afara instanței. Folosiți soluții tehnologice pentru a automatiza fluxurile de lucru de gestionare a contractelor, eliberându-vă echipa să se concentreze pe analiza riscurilor de mare valoare și pe construirea de relații cu partenerii. În cele din urmă, nu ezitați să consultați un consilier juridic devreme dacă sunt identificate riscuri care necesită îndrumare de specialitate pentru a le limita. Investiți în succesul contractului în avans și obțineți recompense majore pe termen lung.