Sklenitev pogodbe vzpostavi pravno zavezujoč dogovor med dvema ali več strankami. Medtem ko večina pogodb poteka gladko, lahko in tudi pride do sporov zaradi nesporazumov glede pogojev, neizpolnjevanja obveznosti, gospodarskih sprememb in drugega. Pogodbeni spori na koncu izredno drago podjetja v smislu denarja, časa, odnosov, ugleda podjetja in zamujenih priložnosti. Zato je ključnega pomena, da se osredotočimo na preprečevanje sporov s proaktivnim upravljanjem pogodb.
Razumevanje odtenkov Civilno pravo v ZAE lahko zelo pomaga pri pripravi pogodb, ki so jasne, izčrpne in skladne z lokalnimi predpisi ter tako zmanjšajo verjetnost sporov.
Ta članek opisuje najučinkovitejše strategije in najboljše prakse podjetja morali zaposliti za zmanjšanje pogodbena tveganja in izogibajte se sporom:
Imejte dobro sestavljeno, nedvoumno pogodbo
Prvi ključni korak je zagotoviti, da imate pisno pogodbo, ki natančno in temeljito predstavlja dogovorjene pogoje, odgovornosti, rezultate, časovne okvire in druge bistvene podrobnosti v različnih vrste civilnih zadev.
- Dvoumen jezik je eden največjih vzrokov zmede in nesoglasij glede razlaga pogodbe. Uporaba jasne in natančne terminologije ter opredelitev ključnih pojmov je ključnega pomena.
- Sodelujte s kvalificiranim odvetnikom, da pregledate in okrepite pogodbeni jezik, da odpravite vrzeli in odpravite morebitne težave.
- Vključite določbe o reševanju sporov vnaprej, kot je obvezna arbitraža oz komercialno posredovanje pred sodnim postopkom.
Trdna podlaga v obliki podrobne, nedvoumne pogodbe preprečuje večino nesporazumov o pravicah in dolžnostih vsake stranke.
Ohranite močno komunikacijo
Slaba komunikacija je še en primarni vir pogodbeni spori. Da bi se temu izognili:
- Nastavite redne prijave, posodobitve stanja in protokole poročanja, da bodo vse strani usklajene.
- Dokumentirajte vse spremembe pogodbenim pogojem ali časovnim načrtom v pisni obliki, s podpisom pooblaščenih predstavnikov vsake stranke.
- Hitro obravnavajte težave, pomisleke in zahteve ter sodelujte pri iskanju obojestransko sprejemljivih rešitev.
- Po potrebi vzpostavite nadzor zaupnosti, da omogočite odprto komunikacijo brez strahu pred negativnimi posledicami
Stalno sodelovanje, transparentnost in zaupanje med pogodbenimi strankami veliko prispevajo k preprečevanju konfliktov.
Proaktivno obvladujte pogodbena tveganja
Proaktivnost pri zgodnjem prepoznavanju in zmanjševanju tveganj prav tako zmanjša spore na poti. Nekaj priporočil:
- Izvedite skrbni pregled vseh prodajalcev/partnerjev, preden sklenete pogodbe.
- Sestavite načrte ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih za gospodarske premike, zamude pri proizvodnji, menjave vodstva in druge možne scenarije.
- Razvijte protokole stopnjevanja za takojšnje odkrivanje in reševanje pomislekov.
- Vključite pogodbene mehanizme, ki omogočajo prilagodljivost za spreminjanje pogojev, če se pogoji bistveno spremenijo.
- Določanje metode reševanja sporov v ZAE zagotavlja okvir, ko se pojavijo spori.
Če prehitite morebitna problematična področja, se pojavi manj sporov, ki zahtevajo pravno posredovanje.
Sledite najboljšim praksam upravljanja pogodb
Obstajajo tudi pomembni protokoli za skladnost s pogodbami in administracijo, ki bi jih morala imeti podjetja:
- Sistematično spremljajte pogodbene mejnike in rezultate.
- Vso pogodbeno dokumentacijo hranite v urejenem centralnem skladišču.
- Nadzirajte postopke glede modifikacij, sprememb in izjem.
- Spremljajte regulativne premike, ki lahko vplivajo na pogodbene obveznosti.
Strogo, a agilno upravljanje pogodb poveča spoštovanje dogovorov in hkrati zmanjša spore.
Izkoristite alternativno reševanje sporov
Če pride do nesoglasja glede pogodbe, sodni postopek ne bi smel biti privzeti pristop. Alternativno reševanje sporov (ADR) v večini primerov imajo prednost metode, kot so arbitraža, mediacija ali poravnava s pogajanji. Prednosti vključujejo:
- Nižji stroški – ADR znaša v povprečju manj kot 20 % stroškov sodnih postopkov.
- Hitrejša ločljivost – Spori se rešujejo v mesecih namesto v letih.
- Ohranjena razmerja – Pristopi so bolj sodelovalni.
Zagotovite, da vaše pogodbe vključujejo določila ADR, ki zahtevajo prizadevanja v dobri veri za reševanje sporov brez sodnih vlog.
Bodite pozorni na zastaralne roke
Nenazadnje se zavedajte, da za vložitev tožbe zaradi kršitve pogodbe veljajo strogi roki. The zastaralni rok za pogodbene spore lahko traja od 4 do 10 let, odvisno od pristojnosti in okoliščin. Posvetujte se z odvetnikom glede vaših posebnih pravic in omejitev.
Če je izogibanje sporom prednostna naloga, lahko podjetja izkoristijo znatne prihranke, hkrati pa zaščitijo svoje poslovne interese in odnose. Uporabite te najboljše prakse za zmanjševanje pogodbenih tveganj kot obliko zavarovanja pred dragimi konflikti.
Zakaj so pogodbeni spori za podjetja tako problematični
Preden se lotimo rešitev, je pomembno poudariti znatne negativne učinke pogodbenih sporov. Na koncu postanejo izgubljene situacije za vse vpletene.
Po strokovnih analizah povprečje pogodbeni spor podjetje stane več kot 50,000 USD neposredni pravni izdatki. In to ne upošteva izgubljenega časa, priložnosti, produktivnosti osebja in škode za ugled – kar se vse precej sešteje.
Posebne pomanjkljivosti vključujejo:
- Finančni stroški – Od pravnih stroškov do poravnav ali sodb so pogodbeni spori povezani z visokimi denarnimi stroški.
- Časovni stroški – Spori vzamejo neverjetno veliko ur upravljanja, ki bi jih lahko uporabili za bolj produktivne operativne zadeve.
- Poslabšanje odnosa – Konflikti so poslabšali poslovne povezave, partnerstva in odnose s strankami, ki so bili koristni.
- Zgrešeni cilji – Negotovost pomeni, da so projekti in načrti za rast na koncu odloženi ali v celoti odpovedani.
- Škodovanje ugleda – Objava kršitev pogodbe ali sporov, tudi če so razrešeni, škodi ugledu blagovne znamke.
Kot je bilo poudarjeno, je finančno in strateško veliko bolj boleče gašenje pogodbenih požarov kot njihovo preprečevanje s proaktivnimi ukrepi.
Značilnosti dobro sestavljene pogodbe
Glede na tveganja v zvezi s slabim sklepanjem pogodb, kaj pomeni izvršljivo pogodbo, odporno na spore? Vsaka trdna in nedvoumna poslovna pogodba mora vsebovati več ključnih elementov:
Natančna terminologija – Izogibajte se pravnemu žargonu in tehničnemu govorjenju z uporabo preprostih in jasnih fraz za opis odgovornosti, standardov, nepredvidenih dogodkov in procesov.
Določeni rezultati – Navedite posebne meritve in konkretne primere izpolnjevanja pogodbe, kot je dostava delujoče programske opreme do datuma X ali zagotavljanje ravni storitve Y.
Jasno začrtani časovni okviri – Zagotovite, da so vsi roki in trajanja, povezani z izvajanjem pogodbe, izrecno zajeti, skupaj s klavzulami o prilagodljivosti, če bodo potrebne spremembe.
Podatki o plačilu – Vključite zneske izdajanja računov/plačil, urnike, metode, odgovorne stranke in protokole za odpravo napak pri zamujenih plačilih.
Mehanizmi delovanja – Opišite formalne postopke zagotavljanja kakovosti, ki opredeljujejo merila uspešnosti storitev, potrebe po poročanju, orodja za spremljanje skladnosti in pričakovanja o nenehnem izboljšanju zagotavljanja storitev v času trajanja pogodbe.
Specifikacije za reševanje sporov – Zagotovite pravila in metode, ki urejajo poskuse mediacije za določeno časovno obdobje pred nadaljevanjem sodnega postopka – nekaj podobnega obveznemu 60-dnevnemu postopku alternativnega reševanja sporov (ADR), ki vključuje arbitražna zaslišanja ali pogajanja nevtralnih strank.
Prekinitveni protokol – Standardne pogodbe vključujejo klavzule o odpovednih pogojih, pravilnikih o obveščanju, odgovornostih glede aktivnih poslov in tako naprej, če se razmerje prekine.
Vlaganje sredstev v oblikovanje celovitih, jasno oblikovanih pogodb je v veliki meri pripomoglo k izogibanju sporom, osredotočenim na dvoumnost ali neusklajene standarde.
Učinkovite komunikacijske strategije
Kot že omenjeno, je slaba komunikacija katalizator za velik del pogodbenih sporov. Obstaja več najboljših praks, ki jih morajo pogodbene stranke upoštevati:
Redne posodobitve stanja – Nastavite kadenco za prijave prek e-pošte, telefonskih/video konferenc, podatkovnih poročil ali osebnih sestankov. Ti so lahko tedenski, mesečni ali četrtletni, odvisno od dolžine in kompleksnosti projekta. Obe strani zagotavljata status glede na časovne okvire, obravnavata ovire, postavljata pojasnjevalna vprašanja in se ponovno usklajujeta glede prihajajočih prednostnih nalog.
Stalen odprt dialog – Spodbujajte notranje člane skupine in zunanje prodajalce/partnerje, da nemudoma izrazijo pomisleke, ki jih imajo v zvezi z izvajanjem pogodbe ali morebitnimi ugotovljenimi težavami. Razvijte odprto okolje brez obtoževanja, osredotočeno na sodelovalno reševanje problemov.
Pisna dokumentacija – Vse ustne razprave, vprašanja, dogovori o spremembah in akcijski načrti s sestankov morajo biti dokumentirani v zapiskih ali e-poštnih sporočilih s časovnimi žigi. Ta papirnata sled zagotavlja koristne dokaze, če bi prišlo do spora glede tega, kdo se je strinjal, da do kdaj dostavi kaj.
Vzdrževanje vztrajnih, odkritih in na zaupanju temelječih odnosov služi za omejevanje pogodbenih konfliktov. Razmislite tudi o imenovanju uradnih pogodbenih upraviteljev na obeh straneh, odgovornih za zmanjševanje tveganja in izogibanje sporom s stalnim sodelovanjem.
Pogosti pogodbeni dejavniki tveganja, ki jih je treba ublažiti
Čeprav tveganja sama po sebi niso neposredni spori, neuspeh pri proaktivnem prepoznavanju in obravnavanju tveganj odpira vrata težavam, ki prerastejo v popolne spore. Oglejmo si najpogostejša tveganja, ki bi jih morala spremljati vaša ekipa za upravljanje pogodb:
Notranji operativni premiki – Večje spremembe na vaši strani, kot so selitev pisarne, zamenjava tehnologije, menjava osebja ali spremenjeni poslovni modeli, lahko negativno vplivajo na izpolnitev pogodbe ali zadovoljstvo. Razvijte načrte ublažitve, ki bodo upoštevali te scenarije.
Spremembe zunanjega trga – Sile, kot so nove inovacije, pravni/regulatorni premiki ali motnje v dobavni verigi, bi lahko kot odgovor zahtevale spremembe pogodbe. Redno preverjajte te in ustrezno posodobite pogodbe.
Gospodarski padci – Upadi lahko vplivajo na zmožnost partnerjev, da zagotovijo, če zmanjšan obseg prodaje obremeni njihove zmogljivosti in vire. Oglejte si ustvarjanje ohlapnih ali inovativnih novih partnerskih modelov za izravnavo gospodarske negotovosti.
Pomanjkljivosti prodajalca – Vaši zunanji izvajalci lahko zaradi pomanjkanja osebja ali zastarelih zmogljivosti naletijo na težave pri izpolnjevanju pogodbenih določil glede časovnih rokov, stroškov ali kakovosti. Proaktivno zahtevajte načrte ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih in po potrebi določite alternativne ponudnike.
Grožnje varnosti podatkov – Kršitve zaradi vdiranja, zlonamerne programske opreme ali nepooblaščenega dostopa lahko ogrozijo kritične IP in podatke o strankah, ki jih zajema pogodba. Zagotavljanje vseh najnovejših varnostnih zaščit in ukrepov partnerjev pomaga preprečiti, da bi ta izpostavljenost povzročila spore.
Če ostanete pozorni pri ocenjevanju in obravnavi različnih tveganj, ohranjate vse strani usklajene, vključene in sposobne narediti pravilen potek, preden pride do kršitev dogovorov, kar vodi v konflikte.
Najboljše prakse notranjega upravljanja pogodb
Strokovno vodenje pogodb, ko so izvedene, prav tako bistveno omejuje spore z zagotavljanjem trajnostne uspešnosti. Tukaj je nekaj protokolov za upravljanje pogodb, ki jih je treba uvesti:
Centralni repozitorij pogodb – Ta sistem evidenc hrani vse aktivne in arhivirane pogodbe in povezane dokumente, kot so izjave o delu, sporočila, naročila za spremembe in poročila o uspešnosti. Omogoča preprosto iskanje na podlagi imen ponudnikov, kategorij pogodb in drugih filtrov, ko je treba pridobiti informacije za odgovor na vprašanja.
Izvleček pogodbene klavzule – Izkoristite tehnologijo, kot so algoritmi umetne inteligence, ki lahko samodejno pregledajo pogodbe in izvlečejo pomembne klavzule in podatkovne točke v preglednice ali zbirke podatkov za sledenje. To pomaga hitreje odkriti ključne izraze.
Sledenje koledarju izvedbe – Vzdržujte koledar ali gantogram z beleženjem vseh glavnih mejnikov in končnih rezultatov, ki jih zahteva vsaka pogodba. Nastavite opomnike za roke in potrebna poročila, da zagotovite spremljanje skladnosti.
Analiza poročila o stanju – Pregledujte redna poročila prodajalcev ali partnerjev v zvezi s KPI-ji izvajanja pogodbe, kot so stroški, časovni okviri in ravni opravljenih storitev. Takoj ugotovite morebitna področja slabe uspešnosti, da se obrnete na nasprotno stranko, da preprečite stopnjevanje.
Procesi nadzora sprememb – Spremembe, povezane s spremembami pogodb, zamenjavami, odpovedmi in podaljšanji, je treba nadzorovati s poenostavljenim potekom dela, vključno s pravnimi in izvršnimi odobritvami. To upravljanje pomaga preprečiti nepooblaščene spremembe, ki vodijo do sporov.
Ustrezna higiena dokumentacije – Upoštevanje standardiziranih konvencij o poimenovanju, protokolov za shranjevanje in politik hrambe za pogodbene zapise preprečuje napačno namestitev, poseganje, manipulacijo ali izgubo – pogoste sprožilce za nesoglasja glede dejstev.
Pogodbe, ki ostanejo neobdelane po podpisu, se zlahka izgubijo, pozabijo in napačno razlagajo. Institucionalizacija najboljših praks upravljanja pogodb pomaga ohranjati pozitivne delovne odnose med strankami in skupni uspeh.
Metode in ugodnosti alternativnega reševanja sporov
Če se stranke kljub vsem prizadevanjem bližajo nerešljivemu sporu, sodni postopek ne bi smel biti privzeti naslednji ukrep. Namesto tega lahko tehnike alternativnega reševanja sporov (ADR), kot so arbitraža, mediacija ali pogajanja s sodelovanjem, rešijo spore hitreje, ceneje in na bolj trajnosten način.
Mediacija vključuje najem nevtralnega mediatorja tretje osebe, ki je usposobljen za pospeševanje, pogajanja in reševanje konfliktov, da sodeluje z obema stranema pri ugotavljanju skupnih interesov in doseganju soglasnih sporazumov. Mediator nima pristojnosti odločanja o pogojih poravnave – preprosto spodbuja konstruktiven dialog in raziskovanje skupnih koristi.
arbitraža je bolj formalen, kjer arbiter tretje osebe (običajno strokovnjak iz industrije) sliši argumente in dokaze sprtih strani podobno kot sodnik. Arbiter nato sprejme zavezujočo odločitev o načinu reševanja spora. Postopkovna pravila urejajo arbitražni postopek, ki se odvija kot strukturirano zaslišanje.
Poravnava s pogajanji so preprosto skupne razprave v dobri veri med samimi sprtimi brez tretje osebe. vendar so višji vodje ali pravni svetovalci/svetovalci za skladnost običajno vključeni, da zastopajo interese obeh strani. O pogojih poravnave se neposredno odločajo ti ključni deležniki.
Spodaj je nekaj glavnih prednosti izbire teh alternativ pred sodnim postopkom:
Prihranek časa – Spori se na sodiščih rešujejo v tednih ali mesecih namesto v letih. Manj postopkov omogoča hitrejše rezultate.
Prihranek stroškov – Odvetniški stroški, administrativni stroški in izplačila odškodnine, ki so povezani s poravnavami z mediacijo ali arbitražo, so bledi v primerjavi z reševanji, ki jih vodi sodišče.
Ohranjanje nadzora – Stranke same odločajo o rešitvah namesto dajanja rezultatov v roke sodniku ali poroti.
Ohranjanje razmerja – Pristopi so namenjeni iskanju skupnih točk in ne ugotavljanju krivde, kar omogoča nadaljevanje partnerstev.
Zasebnost – V nasprotju z javnimi sojenji ADR strankam omogoča, da podrobnosti spora in zaščitene informacije ostanejo zaupne in ne javne evidence.
Glede na astronomske stroške, trajanje in nepredvidljivost okoli pogodbenih tožb je strategije ARS vedno vredno najprej resno raziskati.
Bodite pozorni na kršitve pogodbenih zastaralnih rokov
Nazadnje, pomembno, a včasih spregledano področje, ki ga je treba razumeti, so zastaralni roki, ki urejajo vložitev sodnega zahtevka zaradi kršitve pogodbe. Ti strogi roki narekujejo, koliko časa mora nekdo vložiti uradni pravni postopek proti drugi stranki zaradi neizpolnjevanja pogodbenih obveznosti, preden potečejo pravice do pravnih sredstev.
Zastaralni roki za spore glede kršitev pogodbe se v povprečju gibljejo od 4 do 6 let, pri čemer se ura v večini primerov začne na datum začetne kršitve in ne ob odkritju. Druge podrobnosti o izračunu rokov so odvisne od jurisdikcije, industrije, posebnosti pogodbe in narave kršitve.
Glede na to, da sodišča strogo uveljavljajo te omejitve, postane ključnega pomena, da se kršitve takoj zabeležijo in poišče pravno svetovanje v zvezi s pravicami in možnostmi, ko nasprotna stranka prvič omahuje glede rezultatov. Z zamudo lahko izgubite vse prihodnje pravice do zahtevka.
Čeprav nobeno podjetje nikoli ne pričakuje, da se bo končalo s pogodbenimi spori na sodišču, ko prvič sklene pogodbo, je zavedanje o rokih veljavnosti še vedno pomembna zaščita, ki jo imate v zadnjem žepu, če se odnosi kljub najboljšim prizadevanjem poslabšajo.
Na koncu
Izogibanje pogodbenim sporom zahteva skrbnost v celotnem življenjskem ciklu posla – od skrbnega priprave osnutka do nenehnega sodelovanja med izvajanjem do hitrega ukrepanja, če se pojavijo težave. Uporabite te najboljše prakse v panogi glede zmanjševanja pogodbenih tveganj in preprečevanja sporov in vaše podjetje bo lahko doseglo znatne finančne, produktivne in poslovne koristi, medtem ko se boste izognili sodišču. Izkoristite tehnološke rešitve za avtomatizacijo delovnih tokov upravljanja pogodb, s čimer se lahko vaša ekipa osredotoči na analizo tveganj visoke vrednosti in vzpostavljanje odnosov s partnerji. Nazadnje, ne oklevajte in se zgodaj obrnite na pravnega svetovalca, če so ugotovljena tveganja, ki zahtevajo strokovno vodenje. Investirajte v uspeh pogodbe že vnaprej in dolgoročno izkoristite velike koristi.
