การทำสัญญาจะสร้างข้อตกลงที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างสองฝ่ายขึ้นไป แม้ว่าสัญญาส่วนใหญ่จะดำเนินไปอย่างราบรื่น แต่ข้อพิพาทสามารถและเกิดขึ้นได้จากความเข้าใจผิดเกี่ยวกับเงื่อนไข การไม่ปฏิบัติตามภาระผูกพัน การเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจ และอื่นๆ ข้อพิพาททางสัญญา กลายเป็นค่าใช้จ่ายสูงมากสำหรับ ธุรกิจ ทั้งในด้านเงิน เวลา ความสัมพันธ์ ชื่อเสียงของบริษัท และการพลาดโอกาส นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการให้ความสำคัญจึงเป็นเรื่องสำคัญ การป้องกันข้อพิพาท ผ่านการจัดการสัญญาเชิงรุก
เข้าใจถึงความแตกต่างของ กฎหมายแพ่งในยูเออี สามารถช่วยเหลือในการร่างสัญญาที่ชัดเจน ครอบคลุม และสอดคล้องกับกฎระเบียบท้องถิ่นได้อย่างมาก ซึ่งช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อพิพาทขึ้นได้อย่างมาก
บทความนี้จะสรุปกลยุทธ์และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดที่มีประสิทธิผลสูงสุด ธุรกิจ ควรจ้างเพื่อลด ความเสี่ยงจากสัญญา และ หลีกเลี่ยงข้อพิพาท:
มีร่างสัญญาที่ชัดเจนและไม่คลุมเครือ
ขั้นตอนสำคัญประการแรกคือการทำให้แน่ใจว่าคุณมีสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรที่แสดงถึงข้อกำหนด ความรับผิดชอบ การส่งมอบ กรอบเวลา และรายละเอียดที่สำคัญอื่น ๆ ที่ตกลงร่วมกันอย่างถูกต้องและครบถ้วน ประเภทของคดีแพ่ง.
- ภาษาที่ไม่ชัดเจน เป็นหนึ่งในตัวขับเคลื่อนที่ใหญ่ที่สุดของความสับสนและความขัดแย้ง การตีความสัญญา. การใช้คำศัพท์ที่ชัดเจนและแม่นยำและการกำหนดคำสำคัญเป็นสิ่งสำคัญ
- ทำงานร่วมกับทนายความที่มีคุณสมบัติเพื่อตรวจสอบและเสริมสร้างภาษาสัญญาเพื่อปิดช่องโหว่และแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
- รวมถึงบทบัญญัติการระงับข้อพิพาท ล่วงหน้า เช่น การบังคับอนุญาโตตุลาการหรือ การประนีประนอมทางการค้า ก่อนการดำเนินคดี
การมีรากฐานที่มั่นคงในรูปแบบของสัญญาที่มีรายละเอียดและไม่คลุมเครือจะช่วยป้องกันความเข้าใจผิดส่วนใหญ่เกี่ยวกับสิทธิและหน้าที่ของแต่ละฝ่าย
รักษาการสื่อสารที่แข็งแกร่ง
การสื่อสารไม่ดี เป็นอีกหนึ่งแหล่งที่มาหลักของ ข้อพิพาทสัญญา. เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งนี้:
- ตั้งค่าการเช็คอิน การอัปเดตสถานะ และโปรโตคอลการรายงานเป็นประจำเพื่อให้ทุกฝ่ายอยู่ในแนวเดียวกัน
- บันทึกการเปลี่ยนแปลงใดๆ ตามเงื่อนไขสัญญาหรือตารางเวลาเป็นลายลักษณ์อักษรโดยมีการลงนามจากตัวแทนที่ได้รับมอบอำนาจของแต่ละฝ่าย
- แก้ไขปัญหา ข้อกังวล และการร้องขอโดยทันที และร่วมมือกันเพื่อค้นหาแนวทางแก้ไขที่ตกลงร่วมกัน
- จัดทำการควบคุมการรักษาความลับในกรณีที่จำเป็นเพื่อให้เกิดการสื่อสารแบบเปิดโดยไม่ต้องกลัวผลกระทบเชิงลบ
การมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง ความโปร่งใส และความไว้วางใจระหว่างคู่สัญญามีส่วนช่วยอย่างมากในการป้องกันความขัดแย้ง
จัดการความเสี่ยงตามสัญญาเชิงรุก
การดำเนินการเชิงรุกเกี่ยวกับการระบุและลดความเสี่ยงตั้งแต่เนิ่นๆ ยังช่วยลดข้อพิพาทที่จะเกิดขึ้นอีกด้วย คำแนะนำบางประการ:
- ดำเนินการตรวจสอบสถานะกับผู้ขาย/คู่ค้าทั้งหมดก่อนที่จะสรุปข้อตกลง
- สร้างแผนฉุกเฉินสำหรับการเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจ ความล่าช้าในการผลิต การเปลี่ยนแปลงผู้นำ และสถานการณ์ที่เป็นไปได้อื่นๆ
- พัฒนาเกณฑ์วิธีในการยกระดับปัญหาเพื่อให้ทราบและแก้ไขข้อกังวลอย่างทันท่วงที
- รวมกลไกทางสัญญาที่ให้ความยืดหยุ่นในการแก้ไขข้อกำหนดหากเงื่อนไขเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญ
- ระบุ วิธีการระงับข้อพิพาทในยูเออี จัดให้มีกรอบเมื่อเกิดข้อพิพาท
การก้าวนำหน้าพื้นที่ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหมายถึงข้อพิพาทที่เกิดขึ้นซึ่งจำเป็นต้องมีการแทรกแซงทางกฎหมายน้อยลง
ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการสัญญา
นอกจากนี้ยังมีการปฏิบัติตามสัญญาและระเบียบปฏิบัติการบริหารจัดการที่สำคัญที่บริษัทควรมี:
- ติดตามเหตุการณ์สำคัญของสัญญาและการส่งมอบอย่างเป็นระบบ
- จัดเก็บเอกสารสัญญาทั้งหมดไว้ในที่เก็บข้อมูลกลางที่มีการจัดระเบียบ
- ควบคุมกระบวนการแก้ไข เปลี่ยนแปลง และข้อยกเว้น
- ติดตามการเปลี่ยนแปลงด้านกฎระเบียบที่อาจส่งผลกระทบต่อภาระผูกพันตามสัญญา
การจัดการสัญญาที่เข้มงวดแต่คล่องตัวจะช่วยเพิ่มการปฏิบัติตามข้อตกลงให้สูงสุดในขณะที่ลดข้อพิพาทให้เหลือน้อยที่สุด
ใช้ประโยชน์จากการระงับข้อพิพาททางเลือก
หากเกิดข้อขัดแย้งในสัญญา การดำเนินคดีไม่ควรเป็นแนวทางเริ่มต้น การระงับข้อพิพาททางเลือก (ADR) วิธีการต่างๆ เช่น การอนุญาโตตุลาการ การไกล่เกลี่ย หรือข้อตกลงการเจรจาจะดีกว่าในกรณีส่วนใหญ่ สิทธิประโยชน์ ได้แก่:
- ลดต้นทุน – ADR เฉลี่ยต่ำกว่า 20% ของค่าใช้จ่ายในการดำเนินคดี
- ความละเอียดที่เร็วขึ้น – ข้อพิพาทได้รับการแก้ไขภายในเวลาหลายเดือนแทนที่จะเป็นปี
- ความสัมพันธ์ที่เก็บรักษาไว้ – แนวทางมีการทำงานร่วมกันมากขึ้น
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสัญญาของคุณมีข้อกำหนด ADR ที่บังคับใช้ความพยายามโดยสุจริตใจในการแก้ไขข้อขัดแย้งโดยไม่ต้องยื่นฟ้องต่อศาล
ให้ความสนใจกับช่วงเวลาที่มีข้อจำกัด
สุดท้ายนี้ โปรดทราบว่าการยื่นคำร้องต่อศาลในเรื่องการละเมิดสัญญานั้นต้องมีกำหนดเวลาที่เข้มงวด ที่ ระยะเวลาจำกัด สำหรับข้อพิพาทด้านสัญญาอาจมีระยะเวลาตั้งแต่ 4 ถึง 10 ปี ขึ้นอยู่กับเขตอำนาจศาลและสถานการณ์ ปรึกษาทนายความเกี่ยวกับสิทธิและข้อจำกัดเฉพาะของคุณ
ด้วยการให้ความสำคัญกับการหลีกเลี่ยงข้อพิพาท บริษัทต่างๆ จึงสามารถประหยัดเงินได้มากพร้อมทั้งปกป้องผลประโยชน์ทางธุรกิจและความสัมพันธ์ของตน ใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการลดความเสี่ยงตามสัญญาเป็นรูปแบบหนึ่งในการประกันความขัดแย้งที่มีค่าใช้จ่ายสูง
เหตุใดข้อพิพาทด้านสัญญาจึงเป็นปัญหาสำหรับธุรกิจ
ก่อนที่จะดำเนินการแก้ไข สิ่งสำคัญคือต้องเน้นถึงผลกระทบด้านลบที่สำคัญของข้อพิพาทในสัญญา พวกเขากลายเป็นสถานการณ์ที่แพ้-แพ้สำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง
ตามการวิเคราะห์ของผู้เชี่ยวชาญโดยเฉลี่ย ข้อพิพาทสัญญา มีค่าใช้จ่ายทางธุรกิจมากกว่า 50,000 ดอลลาร์สหรัฐฯ ค่าใช้จ่ายทางกฎหมายโดยตรง. และนั่นไม่ได้คำนึงถึงการเสียเวลา โอกาส ประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากร และความเสียหายต่อชื่อเสียง ซึ่งทั้งหมดนี้รวมกันอย่างมีนัยสำคัญ
ข้อเสียเฉพาะ ได้แก่ :
- ต้นทุนทางการเงิน – ตั้งแต่ค่าธรรมเนียมทางกฎหมายไปจนถึงการระงับคดีหรือการตัดสิน ข้อพิพาทในสัญญามีค่าใช้จ่ายทางการเงินสูงที่เกี่ยวข้อง
- ต้นทุนเวลา – ข้อพิพาทใช้เวลาในการจัดการจำนวนชั่วโมงอย่างไม่น่าเชื่อซึ่งสามารถนำไปใช้ในเรื่องการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น
- ความสัมพันธ์เสื่อมลง – ความขัดแย้งทำให้เกิดความสัมพันธ์ทางธุรกิจ ความร่วมมือ และความสัมพันธ์กับลูกค้าที่เป็นประโยชน์
- วัตถุประสงค์ที่พลาดไป – ความไม่แน่นอนหมายถึงโครงการและแผนการเติบโตต้องล่าช้าหรือถูกยกเลิกโดยสิ้นเชิง
- ความเสียหายต่อชื่อเสียง – การละเมิดสัญญาหรือข้อขัดแย้งที่ได้รับการเผยแพร่ แม้ว่าจะได้รับการแก้ไขแล้ว แต่ก็ส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของแบรนด์
ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว การต่อสู้กับไฟที่เกิดจากสัญญาจ้างจะสร้างความเจ็บปวดทางการเงินและเชิงกลยุทธ์มากกว่าการป้องกันด้วยมาตรการเชิงรุก
ลักษณะของสัญญาที่ร่างไว้อย่างดี
เมื่อพิจารณาถึงความเสี่ยงเกี่ยวกับการทำสัญญาที่ไม่ดี อะไรทำให้ข้อตกลงที่บังคับใช้และต่อต้านข้อโต้แย้งได้ มีองค์ประกอบสำคัญหลายประการในสัญญาธุรกิจที่ชัดเจนและไม่คลุมเครือทุกฉบับควรมี:
คำศัพท์ที่แม่นยำ – หลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะทางกฎหมายและการพูดทางเทคนิคโดยใช้ถ้อยคำที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมาเพื่ออธิบายความรับผิดชอบ มาตรฐาน เหตุฉุกเฉิน และกระบวนการ
การส่งมอบที่กำหนด – ให้ตัวชี้วัดเฉพาะและตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมของการปฏิบัติตามสัญญา เช่น การส่งมอบซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้ภายในวันที่ X หรือการจัดหาระดับบริการ Y
มีการกำหนดกรอบเวลาที่ชัดเจน – ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากำหนดเวลาและระยะเวลาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามสัญญาได้รับการบันทึกไว้อย่างชัดเจน พร้อมด้วยเงื่อนไขความยืดหยุ่นหากจำเป็นต้องแก้ไข
รายละเอียดการชำระเงิน – รวมจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้/การชำระเงิน กำหนดการ วิธีการ ผู้รับผิดชอบ และระเบียบวิธีในการแก้ไขสำหรับการชำระเงินที่ไม่ได้รับ
กลไกการปฏิบัติงาน – สรุปขั้นตอนการประกันคุณภาพอย่างเป็นทางการซึ่งกำหนดเกณฑ์มาตรฐานการบริการ ความต้องการในการรายงาน เครื่องมือติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด และความคาดหวังในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับการให้บริการตลอดอายุของสัญญา
ข้อกำหนดการระงับข้อพิพาท – จัดเตรียมกฎเกณฑ์และวิธีการควบคุมความพยายามในการไกล่เกลี่ยในช่วงเวลาที่กำหนดก่อนที่จะดำเนินคดี – บางอย่างเช่น กระบวนการระงับข้อพิพาททางเลือก (ADR) ที่ได้รับมอบอำนาจ 60 วัน ซึ่งประกอบด้วยการพิจารณาคดีโดยอนุญาโตตุลาการหรือการเจรจาฝ่ายที่เป็นกลาง
โปรโตคอลการสิ้นสุด – สัญญามาตรฐานประกอบด้วยข้อกำหนดเกี่ยวกับเงื่อนไขการสิ้นสุด นโยบายการแจ้งเตือน ความรับผิดชอบเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมที่ใช้งานอยู่ และอื่นๆ หากความสัมพันธ์สิ้นสุดลง
การลงทุนทรัพยากรเพื่อสร้างสัญญาที่มีถ้อยคำชัดเจนและครอบคลุมช่วยได้มากในการหลีกเลี่ยงข้อพิพาทที่มีศูนย์กลางอยู่ที่ความคลุมเครือหรือมาตรฐานที่ไม่ตรงกัน
กลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว การสื่อสารที่ไม่ดีเป็นตัวเร่งให้เกิดข้อพิพาทด้านสัญญาส่วนสำคัญ มีข้อปฏิบัติที่ดีที่สุดหลายประการที่คู่สัญญาควรปฏิบัติตาม:
อัพเดตสถานะเป็นประจำ – กำหนดจังหวะการเช็คอินทางอีเมล การประชุมทางโทรศัพท์/วิดีโอ รายงานข้อมูล หรือการประชุมแบบตัวต่อตัว อาจเป็นรายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส ขึ้นอยู่กับความยาวและความซับซ้อนของโครงการ ทั้งสองฝ่ายแสดงสถานะโดยเทียบกับไทม์ไลน์ จัดการกับอุปสรรค ถามคำถามเพื่อชี้แจง และปรับลำดับความสำคัญที่จะเกิดขึ้น
บทสนทนาเปิดที่กำลังดำเนินอยู่ – ส่งเสริมให้ทั้งสมาชิกในทีมภายในและผู้ขาย/หุ้นส่วนภายนอกแจ้งข้อกังวลที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามสัญญาหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นที่ระบุได้ทันที พัฒนาสภาพแวดล้อมที่เปิดกว้างและปราศจากข้อตำหนิโดยมุ่งเน้นที่การแก้ปัญหาร่วมกัน
เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร – การอภิปรายด้วยวาจา คำถาม ข้อตกลงในการเปลี่ยนแปลง และแผนการดำเนินการจากการประชุมทั้งหมดควรได้รับการบันทึกไว้ในบันทึกช่วยจำหรืออีเมลพร้อมการประทับเวลา เอกสารหลักฐานนี้ให้หลักฐานที่เป็นประโยชน์หากเกิดข้อโต้แย้งว่าใครตกลงจะส่งมอบสิ่งใดเมื่อใด
การรักษาความสัมพันธ์ที่ต่อเนื่อง ตรงไปตรงมา และอิงจากความไว้วางใจจะช่วยจำกัดข้อขัดแย้งในสัญญา นอกจากนี้ ให้พิจารณาแต่งตั้งผู้จัดการสัญญาอย่างเป็นทางการของทั้งสองฝ่ายที่รับผิดชอบในการลดความเสี่ยงและการหลีกเลี่ยงข้อพิพาทผ่านการมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง
ปัจจัยเสี่ยงของสัญญาทั่วไปที่ต้องบรรเทา
แม้ว่าความเสี่ยงจะไม่ใช่การโต้แย้งโดยตรง แต่การล้มเหลวในการระบุและจัดการความเสี่ยงในเชิงรุกจะเปิดประตูสำหรับปัญหาที่บานปลายจนกลายเป็นข้อพิพาทเต็มรูปแบบ มาดูความเสี่ยงที่พบบ่อยที่สุดที่ทีมผู้บริหารสัญญาของคุณควรติดตาม:
การเปลี่ยนแปลงการปฏิบัติงานภายใน – การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในด้านของคุณ เช่น การย้ายสำนักงาน การเปลี่ยนเทคโนโลยี การหมุนเวียนของพนักงาน หรือรูปแบบธุรกิจที่ปรับเปลี่ยน อาจส่งผลเสียต่อการส่งมอบสัญญาหรือความพึงพอใจ พัฒนาแผนการบรรเทาผลกระทบที่คำนึงถึงสถานการณ์เหล่านี้
การเปลี่ยนแปลงของตลาดภายนอก – แรงผลักดันเช่นนวัตกรรมใหม่ การเปลี่ยนแปลงทางกฎหมาย/กฎระเบียบ หรือการหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทาน อาจต้องมีการปรับเปลี่ยนสัญญาเพื่อตอบสนอง ตรวจสอบสิ่งเหล่านี้เป็นประจำและอัปเดตข้อตกลงตามนั้น
ภาวะเศรษฐกิจตกต่ำ – การชะลอตัวอาจส่งผลกระทบต่อความสามารถของคู่ค้าในการส่งมอบ หากปริมาณการขายที่ลดลงทำให้กำลังการผลิตและทรัพยากรของพวกเขาตึงเครียด ดูการสร้างจุดอ่อนหรือโมเดลความร่วมมือใหม่ๆ ที่เป็นนวัตกรรมเพื่อถ่วงดุลความไม่แน่นอนทางเศรษฐกิจ
การขาดแคลนของผู้ขาย – ผู้จำหน่ายเอาท์ซอร์สของคุณอาจประสบปัญหาในการปฏิบัติตามเงื่อนไขสัญญาตามระยะเวลา ต้นทุน หรือคุณภาพ เนื่องจากการขาดแคลนพนักงานหรือความสามารถที่ล้าสมัย ขอแผนฉุกเฉินเชิงรุกและระบุผู้ให้บริการทางเลือกตามความจำเป็น
ภัยคุกคามความปลอดภัยของข้อมูล – การละเมิดจากการแฮ็ก มัลแวร์ หรือการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตอาจทำให้ IP และข้อมูลลูกค้าที่สำคัญภายใต้สัญญาตกอยู่ในความเสี่ยง การรับรองการป้องกันและมาตรการรักษาความปลอดภัยล่าสุดทั้งหมดจากพันธมิตรจะช่วยหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่นำไปสู่ข้อพิพาท
การระมัดระวังในการประเมินและจัดการกับความเสี่ยงต่างๆ ช่วยให้ทุกฝ่ายสอดคล้อง มีส่วนร่วม และสามารถดำเนินการแก้ไขก่อนที่ข้อตกลงจะถูกละเมิด ซึ่งนำไปสู่ความขัดแย้ง
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการสัญญาภายใน
การจัดการสัญญาอย่างมืออาชีพเมื่อดำเนินการแล้วยังช่วยจำกัดข้อพิพาทอย่างมากโดยรับประกันประสิทธิภาพที่ยั่งยืน ต่อไปนี้คือระเบียบปฏิบัติการจัดการสัญญาบางส่วนที่ต้องจัดทำ:
ที่เก็บสัญญากลาง – ระบบบันทึกนี้จะเก็บสัญญาที่ใช้งานอยู่และเก็บถาวรไว้ทั้งหมด รวมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบแจ้งยอดการทำงาน การสื่อสาร คำสั่งเปลี่ยนแปลง และรายงานผลการปฏิบัติงาน ช่วยให้ค้นหาได้ง่ายตามชื่อผู้ให้บริการ ประเภทสัญญา และตัวกรองอื่นๆ เมื่อจำเป็นต้องดึงข้อมูลเพื่อตอบคำถาม
การสกัดข้อสัญญา – ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเช่นอัลกอริธึม AI ที่สามารถสแกนสัญญาได้โดยอัตโนมัติและดึงส่วนคำสั่งและจุดข้อมูลที่สำคัญลงในสเปรดชีตหรือฐานข้อมูลเพื่อการติดตาม ซึ่งจะช่วยให้แสดงคำสำคัญได้เร็วขึ้น
การติดตามปฏิทินการดำเนินการ – รักษาปฏิทินหรือแผนภูมิแกนต์โดยระบุเหตุการณ์สำคัญและการส่งมอบทั้งหมดที่จำเป็นภายใต้สัญญาแต่ละฉบับ ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับกำหนดเวลาและรายงานที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ามีการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด
การวิเคราะห์รายงานสถานะ – ตรวจสอบรายงานเป็นระยะจากผู้ขายหรือคู่ค้าที่เกี่ยวข้องกับ KPI การดำเนินสัญญา เช่น ต้นทุน ลำดับเวลา และระดับการบริการที่ส่งมอบ ระบุพื้นที่ที่มีประสิทธิภาพต่ำกว่ามาตรฐานโดยทันทีเพื่อจัดการกับคู่สัญญาเพื่อหลีกเลี่ยงการบานปลาย
เปลี่ยนกระบวนการควบคุม – การเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับการแก้ไขสัญญา การเปลี่ยนตัว การยกเลิก และการขยายเวลา จำเป็นต้องได้รับการควบคุมผ่านขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ รวมถึงการอนุมัติทางกฎหมายและผู้บริหาร การกำกับดูแลนี้ช่วยหลีกเลี่ยงการดัดแปลงโดยไม่ได้รับอนุญาตซึ่งนำไปสู่ข้อพิพาท
สุขอนามัยของเอกสารที่เหมาะสม – การปฏิบัติตามแบบแผนการตั้งชื่อที่เป็นมาตรฐาน โปรโตคอลการจัดเก็บและนโยบายการเก็บรักษาสำหรับบันทึกสัญญา จะช่วยหลีกเลี่ยงการวางผิดที่ การปลอมแปลง การจัดการ หรือการสูญเสีย ซึ่งเป็นสิ่งกระตุ้นให้เกิดความขัดแย้งในข้อเท็จจริง
สัญญาที่ไม่ได้รับการจัดการหลังจากการลงนามจะถูกวางผิดที่ ลืม และตีความได้ง่าย แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการสัญญาแบบสถาบันจะช่วยรักษาความสัมพันธ์ในการทำงานเชิงบวกระหว่างฝ่ายต่างๆ และความสำเร็จร่วมกัน
วิธีการระงับข้อพิพาททางเลือกและคุณประโยชน์
หากฝ่ายต่าง ๆ พบว่าตนเองกำลังมุ่งหน้าไปสู่ข้อพิพาทที่ไม่อาจประนีประนอมได้แม้จะพยายามอย่างเต็มที่แล้ว การดำเนินคดีไม่ควรเป็นมาตรการเริ่มต้นขั้นต่อไป แต่เทคนิคการระงับข้อพิพาททางเลือก (ADR) เช่น การอนุญาโตตุลาการ การไกล่เกลี่ย หรือการเจรจาร่วมสามารถแก้ไขข้อขัดแย้งได้รวดเร็ว ถูกกว่า และยั่งยืนมากขึ้น
การไกล่เกลี่ย เกี่ยวข้องกับการว่าจ้างผู้ไกล่เกลี่ยบุคคลที่สามที่เป็นกลางซึ่งมีทักษะในการอำนวยความสะดวก การเจรจา และการแก้ไขข้อขัดแย้ง เพื่อทำงานร่วมกับทั้งสองฝ่ายเพื่อระบุผลประโยชน์ร่วมกันและบรรลุข้อตกลงที่เป็นเอกฉันท์ ผู้ไกล่เกลี่ยไม่มีอำนาจในการตัดสินใจเกี่ยวกับเงื่อนไขการระงับข้อพิพาท พวกเขาเพียงแค่ส่งเสริมการเจรจาที่สร้างสรรค์และการสำรวจผลประโยชน์ร่วมกัน
อนุญาโตตุลาการ เป็นทางการมากขึ้น โดยที่อนุญาโตตุลาการบุคคลที่สาม (โดยปกติจะเป็นผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม) รับฟังข้อโต้แย้งและหลักฐานจากฝ่ายที่ขัดแย้งกันเหมือนกับผู้พิพากษา อนุญาโตตุลาการจึงทำการตัดสินใจที่มีผลผูกพันเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขข้อพิพาท กฎขั้นตอนจะควบคุมกระบวนการอนุญาโตตุลาการซึ่งดำเนินไปเหมือนกับการพิจารณาคดีแบบมีโครงสร้าง
การเจรจายุติคดี เป็นเพียงการหารือร่วมกันโดยสุจริตใจระหว่างผู้โต้แย้งเองโดยไม่มีบุคคลที่สาม อย่างไรก็ตาม ผู้นำอาวุโสหรือที่ปรึกษาด้านกฎหมาย/การปฏิบัติตามกฎระเบียบมักจะเกี่ยวข้องเพื่อเป็นตัวแทนผลประโยชน์ของแต่ละฝ่าย เงื่อนไขการระงับข้อพิพาทจะได้รับการตัดสินใจระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเหล่านี้โดยตรง
ด้านล่างนี้คือข้อดีที่สำคัญบางประการในการเลือกทางเลือกเหล่านี้ก่อนการดำเนินคดี:
ประหยัดเวลา – ข้อพิพาทได้รับการแก้ไขภายในไม่กี่สัปดาห์หรือเป็นเดือนแทนที่จะใช้เวลาหลายปีกับศาล ขั้นตอนน้อยลงทำให้ได้ผลลัพธ์เร็วขึ้น
ประหยัดค่าใช้จ่าย – ค่าทนายความ ค่าใช้จ่ายในการบริหาร และการจ่ายเงินค่าเสียหายที่เกี่ยวข้องกับการไกล่เกลี่ยหรือข้อตกลงอนุญาโตตุลาการนั้นถือว่าซีดเมื่อเปรียบเทียบกับการตัดสินของศาล
ควบคุมการเก็บรักษา – ฝ่ายต่าง ๆ ตัดสินใจหาแนวทางแก้ไขด้วยตนเองเทียบกับการวางผลลัพธ์ไว้ในมือของผู้พิพากษาหรือคณะลูกขุน
การรักษาความสัมพันธ์ – แนวทางเหล่านี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อค้นหาจุดร่วมมากกว่าที่จะตำหนิ ซึ่งช่วยให้ความเป็นหุ้นส่วนดำเนินต่อไปได้
ความเป็นส่วนตัว – ต่างจากการทดลองสาธารณะ ADR อนุญาตให้ฝ่ายต่าง ๆ เก็บรายละเอียดข้อโต้แย้งและข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ไว้เป็นความลับมากกว่าบันทึกสาธารณะ
เมื่อพิจารณาถึงค่าใช้จ่ายมหาศาล ระยะเวลา และความไม่แน่นอนเกี่ยวกับการฟ้องร้องตามสัญญา กลยุทธ์ ADR จึงคุ้มค่าแก่การสำรวจอย่างจริงจังก่อนเสมอ
ให้ความสนใจกับการละเมิดระยะเวลาจำกัดสัญญา
สุดท้ายนี้ พื้นที่ที่สำคัญแต่บางครั้งก็ถูกมองข้ามที่ต้องทำความเข้าใจคือระยะเวลาจำกัดที่ควบคุมการยื่นคำร้องต่อศาลในเรื่องการละเมิดสัญญา กำหนดเวลาที่เข้มงวดเหล่านี้กำหนดระยะเวลาที่บุคคลจะต้องดำเนินคดีทางกฎหมายอย่างเป็นทางการกับอีกฝ่ายหนึ่งเนื่องจากไม่สามารถปฏิบัติตามพันธกรณีตามสัญญาก่อนที่สิทธิ์ในการไล่เบี้ยตามกฎหมายจะหมดอายุ
ระยะเวลาจำกัดสำหรับการละเมิดข้อพิพาทในสัญญามีระยะเวลาโดยเฉลี่ย 4 ถึง 6 ปี โดยนาฬิกาจะเริ่มต้นในวันที่ที่มีการละเมิดครั้งแรก แทนที่จะค้นพบในกรณีส่วนใหญ่ รายละเอียดอื่น ๆ เกี่ยวกับการคำนวณกำหนดเวลาขึ้นอยู่กับเขตอำนาจศาล อุตสาหกรรม ลักษณะเฉพาะของสัญญา และลักษณะของการละเมิด
เนื่องจากศาลบังคับใช้การตัดส่วนเหล่านี้อย่างเคร่งครัด จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องบันทึกการละเมิดโดยทันทีและขอคำปรึกษาด้านกฎหมายเกี่ยวกับสิทธิและทางเลือกเมื่อคู่สัญญาเกิดข้อขัดข้องในการส่งมอบในครั้งแรก การล่าช้าอาจสูญเสียสิทธิ์การเรียกร้องในอนาคตทั้งหมด
แม้ว่าจะไม่มีธุรกิจใดคาดหวังว่าจะต้องต่อสู้กับข้อพิพาทด้านสัญญาในศาลเมื่อทำข้อตกลงครั้งแรก แต่การตระหนักถึงระยะเวลาหมดอายุยังคงเป็นการป้องกันที่สำคัญที่ต้องมีติดตัวไว้ หากความสัมพันธ์แย่ลงแม้จะพยายามอย่างดีที่สุดแล้วก็ตาม
ในการปิด
การหลีกเลี่ยงข้อพิพาทในสัญญาต้องอาศัยความขยันหมั่นเพียรตลอดวงจรชีวิตของข้อตกลง ตั้งแต่การร่างอย่างระมัดระวัง การมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่องระหว่างการดำเนินการ ไปจนถึงการดำเนินการอย่างรวดเร็วหากเกิดปัญหา ใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมเหล่านี้เกี่ยวกับการลดความเสี่ยงตามสัญญาและการป้องกันข้อพิพาท แล้วธุรกิจของคุณจะได้รับประโยชน์ทางการเงิน ประสิทธิภาพการทำงาน และความสัมพันธ์ที่เพิ่มขึ้นอย่างมากในขณะที่อยู่นอกศาล ใช้ประโยชน์จากโซลูชันเทคโนโลยีเพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์การจัดการสัญญาเป็นอัตโนมัติ ช่วยให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่การวิเคราะห์ความเสี่ยงที่มีมูลค่าสูงและการสร้างความสัมพันธ์กับคู่ค้า สุดท้ายนี้ อย่าลังเลที่จะติดต่อที่ปรึกษากฎหมายตั้งแต่เนิ่นๆ หากมีการระบุความเสี่ยงที่ต้องได้รับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ ลงทุนในความสำเร็จของสัญญาล่วงหน้าและเก็บเกี่ยวผลตอบแทนที่สำคัญในระยะยาว