Найкращі способи уникнути суперечок щодо контрактів

Укладення контракту встановлює юридично обов’язкову угоду між двома чи більше сторонами. Незважаючи на те, що більшість контрактів укладаються гладко, суперечки можуть і трапляються через непорозуміння щодо умов, невиконання зобов’язань, економічні зміни тощо. Контрактні спори в кінцевому підсумку обходиться надзвичайно дорого підприємства з точки зору грошей, часу, відносин, репутації компанії та втрачених можливостей. Ось чому важливо зосередитися на запобігання спорам через проактивне управління контрактами.
Розуміння нюансів Цивільне право в ОАЕ може значно допомогти у складанні контрактів, які є чіткими, вичерпними та відповідають місцевим нормам, таким чином зводячи до мінімуму ймовірність виникнення суперечок.

У цій статті описано найефективніші стратегії та найкращі практики підприємства слід використовувати для зменшення контрактні ризики та  уникати суперечок:

Майте добре складений, чіткий договір

The first key step is ensuring you have a written contract that accurately and thoroughly represents the agreed upon terms, responsibilities, deliverables, timeframes and other essential details across different types of civil cases.

  • Двозначна мова є одним із найбільших причин плутанини та розбіжностей тлумачення договору. Використання чіткої та чіткої термінології та визначення ключових термінів є життєво важливими.
  • Співпрацюйте з кваліфікованим юристом, щоб переглянути та посилити формулювання контракту, щоб усунути лазівки та вирішити потенційні проблеми.
  • Включіть положення про вирішення суперечок upfront, such as mandatory arbitration or комерційне посередництво before litigation.

Наявність міцної основи у вигляді детального, недвозначного контракту запобігає більшості непорозумінь щодо прав та обов’язків кожної зі сторін.

Підтримуйте міцне спілкування

Погане спілкування є ще одним основним джерелом суперечки щодо контрактів. Щоб уникнути цього:

  • Налаштуйте регулярні перевірки, оновлення статусу та протоколи звітності, щоб всі сторони були узгоджені.
  • Документуйте будь-які зміни до умов договору або графіків у письмовій формі, за підписом уповноважених представників кожної зі сторін.
  • Швидко вирішуйте проблеми, проблеми та запити та співпрацюйте, щоб знайти взаємоприйнятні рішення.
  • Інститут контролює конфіденційність, якщо це необхідно, щоб дозволити відкрите спілкування, не боячись негативних наслідків

Постійна взаємодія, прозорість і довіра між договірними сторонами значною мірою сприяють запобіганню конфліктів.

Проактивно керуйте контрактними ризиками

Раннє виявлення та пом’якшення ризиків також зменшує кількість суперечок. Деякі рекомендації:

  • Проведіть належну перевірку всіх постачальників/партнерів перед укладенням угод.
  • Створіть плани на випадок економічних змін, затримок у виробництві, зміни керівництва та інших можливих сценаріїв.
  • Розробіть протоколи ескалації для швидкого виявлення та вирішення проблем.
  • Включіть договірні механізми, що дозволяють гнучко змінювати умови, якщо умови суттєво змінюються.
  • Уточнення dispute resolution methods in UAE provides a framework when disputes emerge.

Випередження потенційних проблемних областей означає, що виникає менше спорів, які вимагають судового втручання.

Дотримуйтеся найкращих практик управління контрактами

Існують також важливі протоколи дотримання контрактів і адміністрування, які компанії повинні мати:

  • Систематично відстежуйте етапи виконання контракту та результати.
  • Зберігайте всю договірну документацію в організованому центральному сховищі.
  • Контролюйте процеси щодо модифікацій, змін і винятків.
  • Слідкуйте за нормативними змінами, які можуть вплинути на договірні зобов’язання.

Суворе, але гнучке управління контрактами максимізує дотримання угод і мінімізує суперечки.

Використовуйте альтернативне вирішення спорів

Якщо все ж виникає розбіжність щодо контракту, судовий процес не повинен бути стандартним підходом. Альтернативне вирішення спорів (ADR) такі методи, як арбітраж, посередництво або врегулювання шляхом переговорів, у більшості випадків є кращими. Переваги включають:

  • Зниження витрат – ADR складає в середньому менше 20% витрат на судовий розгляд.
  • Швидша роздільна здатність – Суперечки вирішуються місяцями, а не роками.
  • Збережені відносини – Підходи більш спільні.

Переконайтеся, що ваші контракти включають умови ADR, які зобов’язують добросовісні зусилля для вирішення конфліктів без подання до суду.

Зверніть увагу на терміни позовної давності

Зрештою, майте на увазі, що для подання позову до суду про порушення умов договору діють суворі терміни. The термін давності для спорів щодо контрактів може становити від 4 до 10 років залежно від юрисдикції та обставин. Проконсультуйтеся з юристом щодо ваших конкретних прав та обмежень.

Зробивши пріоритетом уникнення суперечок, компанії можуть отримати суттєву економію, одночасно захищаючи свої ділові інтереси та відносини. Використовуйте ці найкращі методи зменшення контрактного ризику як форму страхування від дорогих конфліктів.

Чому суперечки щодо контрактів є такими проблемними для бізнесу

Перш ніж переходити до вирішення, важливо висвітлити суттєві негативні наслідки спорів щодо контрактів. Вони закінчуються безпрограшними ситуаціями для всіх учасників.

За експертними аналізами, в середньому суперечка щодо договору коштує компанії понад 50,000 XNUMX доларів США прямі юридичні витрати. І це не враховує втраченого часу, можливостей, продуктивності персоналу та шкоди репутації – усе це значно збільшується.

Конкретні недоліки включають:

  • Фінансові витрати – Спори про контракти пов’язані з великими грошовими витратами, починаючи від судових зборів і закінчуючи врегулюванням або судовими рішеннями.
  • Витрати часу – Суперечки займають неймовірну кількість управлінських годин, які можна було б використати для більш продуктивних оперативних питань.
  • Погіршення стосунків – Конфлікти зіпсували ділові зв’язки, партнерство та відносини з клієнтами, які були корисними.
  • Пропущені цілі – Через невизначеність проекти та плани розвитку відкладаються або взагалі скасовуються.
  • Шкода репутації – Оприлюднення порушень контрактів або конфліктів, навіть якщо вони вирішені, шкодить репутації бренду.

Як наголошувалося, у фінансовому та стратегічному плані боротися з пожежами на замовлення набагато болісніше, ніж запобігати їм за допомогою профілактичних заходів.

Характеристики добре складеного контракту

Враховуючи ризики, пов’язані з неякісним укладанням контрактів, що робить для виконання угоди, яка не підлягає суперечкам? Є кілька ключових елементів, які повинен містити кожен сильний, однозначний діловий контракт:

Точна термінологія – Уникайте юридичного жаргону та технічної мови, використовуючи прості, зрозумілі фрази для опису обов’язків, стандартів, непередбачених обставин і процесів.

Визначені результати – Надайте конкретні показники та конкретні приклади виконання контракту, як-от доставка робочого програмного забезпечення до дати X або надання рівня обслуговування Y.

Чітко окреслені часові рамки – Переконайтеся, що всі кінцеві терміни та тривалість, пов’язані з виконанням контракту, чітко зафіксовані разом із положеннями про гнучкість, якщо зміни стануть необхідними.

Платіжні реквізити – Включайте суми виставлення рахунків/платежів, графіки, методи, відповідальних сторін і протоколи усунення пропущених платежів.

Механізми продуктивності – Окресліть офіційні процедури забезпечення якості, що визначають контрольні показники послуг, потреби у звітності, інструменти моніторингу відповідності та очікування постійного покращення щодо надання послуг протягом терміну дії контракту.

Специфікації вирішення спорів – Надайте правила та методи, які регулюють спроби посередництва протягом встановленого періоду часу перед продовженням судового процесу – щось на кшталт обов’язкового 60-денного процесу альтернативного вирішення суперечок (ADR), який включає арбітражні слухання або переговори нейтральної сторони.

Протокол припинення – Стандартні контракти містять положення про умови припинення, політику сповіщень, обов’язки щодо активних залучень тощо, якщо відносини розриваються.

Інвестування ресурсів у розробку вичерпних, чітко сформульованих контрактів значною мірою сприяє уникненню суперечок, зосереджених на двозначності або невідповідності стандартів.

Ефективні комунікаційні стратегії

Як згадувалося, погана комунікація є каталізатором значної частини контрактних суперечок. Є кілька найкращих практик, яких сторони повинні дотримуватися:

Регулярне оновлення статусу – Встановіть частоту реєстрації за допомогою електронної пошти, телефонних/відеоконференцій, звітів із даними або особистих зустрічей. Вони можуть бути щотижня, щомісяця чи щокварталу залежно від тривалості та складності проекту. Обидві сторони надають статус відповідно до часових рамок, усувають перешкоди, ставлять уточнюючі запитання та переналаштовуються на майбутні пріоритети.

Триває відкритий діалог – Заохочуйте як внутрішніх членів команди, так і зовнішніх постачальників/партнерів негайно озвучувати свої занепокоєння щодо виконання контракту або виявлених потенційних проблем. Створіть відкрите середовище без звинувачень, орієнтоване на спільне вирішення проблем.

Письмова документація – Усі усні обговорення, запитання, згоди щодо змін і плани дій під час зустрічей мають бути задокументовані в записках або електронних листах із часовими мітками. Цей паперовий слід надає корисні докази, якщо виникне суперечка щодо того, хто і що погодився доставити.

Підтримка постійних, відвертих і заснованих на довірі відносин служить для обмеження контрактних конфліктів. Також розгляньте можливість призначення офіційних керівників контрактів з обох сторін, відповідальних за зменшення ризиків і уникнення суперечок шляхом постійної взаємодії.

Загальні чинники контрактного ризику, які слід зменшити

Незважаючи на те, що ризики самі по собі не є безпосередньо суперечками, нездатність проактивно ідентифікувати та вирішувати ризики відкриває двері для переростання проблем у повномасштабні суперечки. Давайте розглянемо найпоширеніші ризики, за якими повинна стежити ваша команда управління контрактами:

Внутрішні оперативні зміни – Значні зміни з вашого боку, як-от переїзд офісу, заміна технологій, плинність кадрів або модифіковані бізнес-моделі, можуть негативно вплинути на виконання контракту чи задоволення. Розробіть плани пом’якшення наслідків з урахуванням цих сценаріїв.

Зміни зовнішнього ринку – Такі сили, як нові інновації, законодавчі/нормативні зміни або збої в ланцюжках поставок, можуть вимагати у відповідь змін контракту. Регулярно перевіряйте наявність цих угод і відповідно оновлюйте угоди.

Економічні падіння – Спади можуть вплинути на здатність партнерів виконувати поставки, якщо зменшення обсягу продажів напружує їхні можливості та ресурси. Подивіться на створення слабких або інноваційних нових моделей партнерства, щоб врівноважити економічну невизначеність.

Нестача постачальника – Ваші аутсорсингові постачальники можуть зіткнутися з проблемами виконання умов контракту щодо термінів, вартості або якості через нестачу персоналу або застарілі можливості. Заздалегідь запитуйте плани на випадок непередбачених ситуацій і за потреби визначте альтернативних постачальників.

Загрози безпеці даних – Порушення внаслідок злому, зловмисного програмного забезпечення або несанкціонованого доступу можуть поставити під загрозу критичні IP-адреси та дані клієнтів, на які поширюється контракт. Забезпечення всіх найновіших засобів захисту та заходів від партнерів допомагає уникнути такого ризику, що призводить до суперечок.

Залишаючись пильними щодо оцінки та усунення різноманітних ризиків, усі сторони зберігають узгодженість, взаємодію та здатність до правильного курсу до того, як домовленості будуть порушені, що призведе до конфліктів.

Найкращі практики внутрішнього управління контрактами

Професійне управління контрактами після їх виконання також суттєво обмежує суперечки, забезпечуючи стале виконання. Ось кілька протоколів керування контрактами, які слід запровадити:

Центральне сховище контрактів – У цій системі записів зберігаються всі активні та архівні контракти та пов’язані з ними документи, як-от описи робіт, повідомлення, замовлення на зміни та звіти про виконання. Це дозволяє легко шукати на основі назв провайдерів, категорій контрактів та інших фільтрів, коли потрібно отримати інформацію, щоб відповісти на запитання.

Витяг умов договору – Використовуйте такі технології, як алгоритми штучного інтелекту, які можуть автоматично сканувати контракти та вилучати важливі пункти та дані в таблиці або бази даних для відстеження. Це допомагає швидше знайти ключові терміни.

Відстеження календарного виконання – Вести календар або діаграму Ганта, де відмічаються всі основні етапи та результати, необхідні за кожним контрактом. Налаштуйте нагадування про кінцеві терміни та необхідні звіти, щоб забезпечити моніторинг відповідності.

Аналіз звіту про стан – Переглядайте періодичні звіти від постачальників або партнерів щодо ключових показників ефективності виконання контракту, як-от витрати, терміни та рівень наданих послуг. Негайно визначте будь-які області неефективності, щоб звернутися до контрагента, щоб уникнути ескалації.

Процеси контролю змін – Зміни, пов’язані зі змінами, замінами, розірванням і продовженням контракту, потребують контролю за допомогою спрощеного робочого процесу, включаючи юридичні та виконавчі схвалення. Це керування допомагає уникнути несанкціонованих модифікацій, що призводять до суперечок.

Належна гігієна документації – Дотримання стандартизованих угод про найменування, протоколів зберігання та політики збереження записів про контракти дозволяє уникнути неправильного розміщення, фальсифікації, маніпуляцій або втрати – загальних причин розбіжностей щодо фактів.

Контракти, які після підписання залишилися некерованими, легко губляться, забуваються та неправильно тлумачаться. Інституціоналізація передового досвіду управління контрактами допомагає підтримувати позитивні робочі відносини між сторонами та взаємний успіх.

Альтернативні методи вирішення спорів і переваги

Якщо, незважаючи на всі зусилля, сторони йдуть до непримиренної суперечки, судовий процес не повинен бути наступним заходом за замовчуванням. Навпаки, такі методи альтернативного вирішення спорів (АРС), як арбітраж, посередництво або спільні переговори, можуть вирішити конфлікти швидше, дешевше та більш стійким способом.

Посередництво передбачає наймання нейтрального стороннього посередника, який має навички фасилітації, переговорів і вирішення конфліктів для роботи з обома сторонами, визначення спільних інтересів і досягнення консенсусних угод. Посередник не має повноважень приймати рішення щодо умов угоди – він просто сприяє конструктивному діалогу та пошуку взаємної вигоди.

арбітраж є більш формальним, коли сторонній арбітр (зазвичай галузевий експерт) заслуховує аргументи та докази конфліктуючих сторін так само, як суддя. Після цього арбітр приймає обов’язкове рішення про те, як вирішити спір. Процедурні правила регулюють арбітражний процес, який розгортається як структуроване слухання.

Договірне врегулювання це просто добросовісне спільне обговорення між самими сторонами суперечки без третьої сторони. однак для представлення інтересів кожної сторони зазвичай залучаються старші керівники або радники з правових питань/комплаєнсу. Умови розрахунків визначаються безпосередньо між цими ключовими зацікавленими сторонами.

Нижче наведено деякі основні переваги вибору цих альтернатив перед судовим розглядом:

Економія часу – Спори вирішуються в судах за тижні або місяці, а не за роки. Менша кількість процедур забезпечує швидший результат.

Економія витрат – Адвокатські гонорари, адміністративні витрати та виплати збитків, пов’язані з посередницькими чи арбітражними врегулюваннями, бліднуть у порівнянні з судовими рішеннями.

Збереження контролю – Сторони самі вирішують рішення, а не передають результати на руки судді чи присяжних.

Збереження відносин – Підходи спрямовані на пошук спільної мови, а не на встановлення провини, що дозволяє продовжувати партнерство.

Конфіденційність  – На відміну від відкритих судових процесів, ADR дозволяє сторонам зберігати конфіденційність деталей суперечки та конфіденційної інформації, а не публічних записів.

Враховуючи астрономічні витрати, тривалість і непередбачуваність судових позовів за контрактами, стратегії ADR завжди варті серйозного вивчення.

Звертайте увагу на порушення термінів дії договору

Нарешті, важлива, але іноді не врахована сфера, яку слід розуміти, — це терміни давності, які регулюють подання судового позову про порушення договору. Ці суворі терміни визначають, протягом якого часу хтось повинен подати офіційний судовий позов проти іншої сторони за невиконання договірних зобов’язань до того, як закінчиться право на подання до суду.

Періоди позовної давності для суперечок щодо порушення контракту в середньому становлять від 4 до 6 років, причому в більшості випадків відлік починається з дати першого порушення, а не з моменту його виявлення. Інші особливості обчислення термінів залежать від юрисдикції, галузі, особливостей контракту та характеру порушення.

Враховуючи, що суди суворо дотримуються цих обмежень, стає критично важливим своєчасно фіксувати порушення та шукати юридичну консультацію щодо прав і варіантів, коли контрагент вперше не виконує результати. Затримка може призвести до втрати всіх майбутніх прав на позов.

Хоча жодна компанія ніколи не очікує вирішувати суперечки щодо контрактів у суді під час першого укладання угод, знання термінів дії залишається важливим захистом, який потрібно мати в задній кишені, якщо відносини погіршаться, незважаючи на всі зусилля.

На закінчення

Уникнення суперечок щодо контрактів вимагає ретельності протягом усього життєвого циклу угоди – від ретельного складання до постійної взаємодії під час виконання та до швидких дій у разі виникнення проблем. Застосовуйте ці найкращі галузеві практики щодо зменшення контрактного ризику та запобігання спорам, і ваш бізнес зможе отримати значну фінансову вигоду, продуктивність і відносини, залишаючись поза судом. Використовуйте технологічні рішення для автоматизації робочих процесів керування контрактами, дозволяючи вашій команді зосередитися на високоцінному аналізі ризиків і налагодженні відносин з партнерами. Насамкінець, не соромтеся звертатися до юридичної консультації завчасно, якщо виявлені ризики, які потребують експертного керівництва. Інвестуйте в успіх контракту заздалегідь і отримайте значні винагороди в довгостроковій перспективі.

про автора

Залишити коментар

Ваша електронна адреса не буде опублікований. Обов'язкові поля позначені * *

Прокрутка до початку