Склапањем уговора успоставља се правно обавезујући споразум између две или више страна. Иако се већина уговора одвија глатко, спорови се могу и дешавају око неспоразума око услова, неиспуњавања обавеза, економских промена и још много тога. Уговорни спорови на крају бити изузетно скупо за предузећа у смислу новца, времена, односа, репутације компаније и пропуштених прилика. Зато је кључно да се фокусирате на спречавање спорова кроз проактивно управљање уговорима.
Разумевање нијанси Грађанско право у УАЕ може у великој мери помоћи у изради нацрта уговора који су јасни, свеобухватни и у складу са локалним прописима, чиме се минимизира вероватноћа избијања спорова.
Овај чланак описује најефикасније стратегије и најбоље праксе предузећа треба запослити да смањи уговорни ризици избегавајте спорове:
Имајте добро састављен, недвосмислен уговор
Први кључни корак је осигурати да имате писмени уговор који тачно и темељно представља договорене услове, одговорности, резултате, временске оквире и друге битне детаље у различитим врсте грађанских предмета.
- Двосмислен језик је један од највећих покретача забуне и неслагања око тумачење уговора. Коришћење јасне, прецизне терминологије и дефинисања кључних термина је од виталног значаја.
- Радите са квалификованим адвокатом да бисте прегледали и ојачали језик уговора како бисте затворили рупе и решили потенцијалне проблеме.
- Укључите одредбе о решавању спорова унапред, као што је обавезна арбитража или комерцијално посредовање пре парнице.
Чврста основа у виду детаљног, недвосмисленог уговора спречава већину неспоразума о правима и обавезама сваке стране.
Одржавајте јаку комуникацију
Лоша комуникација је још један примарни извор уговорни спорови. Да бисте то избегли:
- Подесите редовне провере, ажурирања статуса и протоколе за извештавање како би све стране биле усклађене.
- Документујте све промене на услове уговора или распореде у писаној форми, уз потписивање од стране овлашћених представника сваке стране.
- Одмах се бавите проблемима, забринутостима и захтевима и сарађујте како бисте пронашли обострано прихватљива решења.
- Институт контролише поверљивост тамо где је потребно да омогући отворену комуникацију без страха од негативних последица
Стални ангажман, транспарентност и поверење између уговорних страна увелико су у спречавању сукоба.
Проактивно управљајте ризицима уговора
Бити проактиван у раном идентификовању и ублажавању ризика такође смањује спорове у будућности. Неке препоруке:
- Спроведите дужну пажњу свих добављача/партнера пре финализације уговора.
- Направите планове за ванредне ситуације за економске промене, кашњења у производњи, промене руководства и друге могуће сценарије.
- Развијте протоколе за ескалацију за брзо откривање и решавање проблема.
- Укључите уговорне механизме који омогућавају флексибилност при модификацији услова ако се услови значајно промене.
- Одређивање методе решавања спорова у УАЕ пружа оквир када се појаве спорови.
Истицање потенцијалних проблематичних области значи да ће се појавити мање спорова који захтевају правну интервенцију.
Пратите најбоље праксе управљања уговорима
Такође постоје важни протоколи за поштовање уговора и администрацију које компаније треба да имају:
- Систематски пратите прекретнице и резултате уговора.
- Чувајте сву уговорну документацију у организованом централном репозиторијуму.
- Контролишите процесе око модификација, промена и изузетака.
- Пратите регулаторне промене које могу утицати на уговорне обавезе.
Строго, али агилно управљање уговорима максимизира поштовање споразума док минимизира спорове.
Искористите алтернативно решавање спорова
Ако дође до неслагања око уговора, судски спор не би требало да буде стандардни приступ. Алтернативно решавање спорова (АДР) методе као што су арбитража, посредовање или споразумно решење су пожељније у већини случајева. Предности укључују:
- Нижи трошкови – АДР у просеку износи испод 20% трошкова парнице.
- Бржа резолуција – Спорови се решавају месецима уместо годинама.
- Очувани односи – Приступи су више колаборативни.
Уверите се да ваши уговори укључују одредбе АДР-а које обавезују напоре у доброј намери да се конфликти реше без судских поднесака.
Обратите пажњу на рокове ограничења
Коначно, имајте на уму да подношење судске тужбе због кршења уговора подлеже строгим роковима. Тхе рок застарелости за уговорне спорове може трајати од 4 до 10 година у зависности од надлежности и околности. Консултујте се са адвокатом у вези са вашим посебним правима и ограничењима.
Стављајући избегавање спорова као приоритет, компаније могу остварити значајне уштеде док штите своје пословне интересе и односе. Користите ове најбоље праксе за смањење ризика од уговора као облик осигурања од скупих сукоба.
Зашто су уговорни спорови толико проблематични за предузећа
Пре него што пређемо на решења, важно је истаћи значајне негативне утицаје уговорних спорова. На крају су ситуације губитка за све укључене.
Према стручним анализама, просек уговорни спор кошта посао преко 50,000 долара директни правни расходи. И то не узима у обзир изгубљено време, прилике, продуктивност особља и оштећење репутације – што се све значајно збраја.
Специфични недостаци укључују:
- Финансијски трошкови – Од судских такси до поравнања или пресуда, уговорни спорови имају високе новчане трошкове у вези са њима.
- Временски трошкови – Спорови одузимају невероватан број управљачких сати који би се могли искористити за продуктивнија оперативна питања.
- Погоршање односа – Конфликти нарушавају пословне везе, партнерства и односе са клијентима који су били корисни.
- Промашени циљеви – Неизвесност значи да се пројекти и планови раста на крају одлажу или потпуно отказују.
- Штета по углед – Објављивање кршења уговора или сукоба, чак и ако се реши, штети угледу бренда.
Као што је наглашено, на крају је финансијски и стратешки много болније борити се против пожара по уговору него их спречити проактивним мерама.
Карактеристике добро састављеног уговора
С обзиром на ризике у вези са лошим уговарањем, шта чини спроводљивим споразумом отпорним на спорове? Сваки снажан, недвосмислен пословни уговор треба да садржи неколико кључних елемената:
Прецизна терминологија – Избегавајте правни жаргон и технички говор користећи једноставне, јасне фразе за опис одговорности, стандарда, непредвиђених ситуација и процеса.
Дефинисани резултати – Наведите специфичне метрике и конкретне примере испуњења уговора, као што је испорука радног софтвера до Кс датума или пружање И нивоа услуге.
Јасно оцртани временски оквири – Осигурајте да су сви рокови и трајања у вези са извршењем уговора експлицитно обухваћени, заједно са клаузулама о флексибилности ако модификације постану неопходне.
Подаци о плаћању – Укључује износе фактурисања/плаћања, распореде, методе, одговорне стране и протоколе за отклањање пропуштених плаћања.
Механизми извођења – Наведите формалне процедуре осигурања квалитета које дефинишу стандарде за услуге, потребе за извештавањем, алате за праћење усклађености и очекивања континуираног побољшања у вези са пружањем услуга током трајања уговора.
Спецификације за решавање спорова – Обезбедити правила и методе којима се регулишу покушаји медијације за одређени временски период пре покретања парнице – нешто попут обавезног 60-дневног процеса алтернативног решавања спорова (АДР) који се састоји од арбитражних саслушања или преговора неутралне стране.
Протокол раскида – Стандардни уговори укључују клаузуле о условима за раскид, политику обавештавања, одговорности око активних ангажмана и тако даље ако се однос раскида.
Улагање ресурса у израду свеобухватних, јасно формулисаних уговора увелико доприноси избегавању спорова усредсређених на двосмисленост или неусклађеност стандарда.
Ефикасне комуникацијске стратегије
Као што је поменуто, лоша комуникација је катализатор за значајан део уговорних спорова. Постоји неколико најбољих пракси које уговорне стране треба да следе:
Редовно ажурирање статуса – Подесите ритам пријављивања путем е-поште, телефонских/видео конференција, извештаја о подацима или личних састанака. Они могу бити седмични, мјесечни или квартални у зависности од дужине и сложености пројекта. Обе стране обезбеђују статус у складу са временским роковима, решавају препреке, постављају питања која појашњавају и усклађују се око предстојећих приоритета.
Отворени дијалог у току – Подстакните и интерне чланове тима и спољне добављаче/партнере да одмах изразе забринутост коју имају у вези са извршењем уговора или идентификоване потенцијалне проблеме. Развијте отворено окружење без кривице фокусирано на заједничко решавање проблема.
Писана документација – Све усмене дискусије, питања, договори о променама и акциони планови са састанака треба да буду документовани у белешкама или мејловима са временским ознакама. Овај папирни траг пружа корисне доказе ако би дошло до спора око тога ко је пристао да испоручи шта до када.
Одржавање упорних, искрених и односа заснованих на поверењу служи за ограничавање сукоба уговора. Такође размотрите именовање званичних менаџера уговора са обе стране одговорних за ублажавање ризика и избегавање спорова кроз стални ангажман.
Уобичајени фактори ризика уговора за ублажавање
Иако ризици сами по себи нису директни спорови, неуспех у проактивном идентификацији и адресирању ризика отвара врата за питања која ескалирају у потпуне спорове. Хајде да погледамо најчешће ризике које ваш тим за управљање уговорима треба да надгледа:
Интерне оперативне смене – Велике промене на вашој страни, попут измештања канцеларије, замене технологије, флуктуације особља или модификованих пословних модела, могу негативно утицати на испоруку уговора или на задовољство. Развити планове ублажавања који узимају у обзир ове сценарије.
Промене на спољном тржишту – Снаге као што су нове иновације, промене у закону/регулатору или поремећаји у ланцу снабдевања могу захтевати измене уговора као одговор. Проверавајте ове рутинске и ажурирајте уговоре у складу са тим.
Економски падови – Падови могу утицати на способност партнера да испоручују ако смањени обим продаје оптерећује њихове капацитете и ресурсе. Погледајте како изградити лабаве или иновативне нове моделе партнерства како бисте уравнотежили економску неизвесност.
Недостаци добављача – Ваши добављачи спољних послова могу имати проблема са испуњавањем услова уговора око рокова, трошкова или квалитета због недостатка особља или застарелих способности. Проактивно захтевајте планове за ванредне ситуације и идентификујте алтернативне провајдере по потреби.
Претње безбедности података – Кршења услед хаковања, малвера или неовлашћеног приступа могу довести у опасност критичне ИП и податке о клијентима обухваћене уговором. Обезбеђивање најновијих безбедносних заштита и мера партнера помаже да се избегне ова изложеност која доводи до спорова.
Будност око процене и решавања различитих ризика одржава све стране усклађене, ангажоване и способне да исправе курс пре него што се споразуми прекрше, што доведе до сукоба.
Најбоље праксе за унутрашње управљање уговорима
Професионално управљање уговорима након извршења такође значајно ограничава спорове обезбеђивањем одрживог учинка. Ево неких протокола за управљање уговорима које треба успоставити:
Централно складиште уговора – Овај систем евиденције садржи све активне и архивиране уговоре и повезане документе као што су изјаве о раду, комуникације, налози за промене и извештаји о учинку. Омогућава лако претраживање на основу имена провајдера, категорија уговора и других филтера када је потребно пронаћи информације да би се одговорило на питања.
Извлачење уговорне клаузуле – Искористите технологију као што су АИ алгоритми који могу аутоматски да скенирају уговоре и извуку важне клаузуле и тачке података у табеле или базе података за праћење. Ово помаже бржем откривању кључних појмова.
Праћење календара извршења – Одржавајте календар или гантограм који бележи све главне прекретнице и резултате који се захтевају у оквиру сваког уговора. Подесите подсетнике за рокове и потребне извештаје како бисте осигурали праћење усклађености.
Анализа извештаја о стању – Прегледајте периодичне извештаје добављача или партнера који се односе на КПИ за извршење уговора као што су трошкови, рокови и нивои испоручених услуга. Идентификујте све области недовољног учинка да бисте се одмах позабавили другом страном како бисте избегли ескалацију.
Промена контролних процеса – Промене у вези са изменама и допунама уговора, заменама, раскидима и продужењима треба да се контролишу кроз поједностављени ток посла, укључујући правна и извршна одобрења. Ово управљање помаже у избегавању неовлашћених модификација које доводе до спорова.
Правилна хигијенска документација – Праћење стандардизованих конвенција о именовању, протокола за складиштење и политике задржавања записа уговора избегава погрешно постављање, неовлашћено мењање, манипулацију или губитак – уобичајени покретачи неслагања око чињеница.
Уговори остављени без управљања након потписивања лако се губе, заборављају и погрешно тумаче. Институционализација најбоље праксе управљања уговорима помаже у одржавању позитивних радних односа између страна и заједничког успеха.
Алтернативне методе и предности решавања спорова
Ако се странке нађу на путу ка непомирљивом спору упркос свим напорима, судски спор не би требало да буде следећа мера. Уместо тога, технике алтернативног решавања спорова (АДР) као што су арбитража, медијација или колаборативни преговори могу решити конфликте брже, јефтиније и на одрживији начин.
посредовање укључује ангажовање неутралног посредника треће стране који је вешт у фасилитацији, преговорима и решавању сукоба да ради са обе стране на идентификацији заједничких интереса и постизању споразума о консензусу. Посредник нема овлашћења за доношење одлука о условима поравнања – они једноставно негују конструктиван дијалог и истраживање обостране добити.
Арбитража је формалнији, где арбитар треће стране (обично стручњак за индустрију) слуша аргументе и доказе сукобљених страна слично као судија. Арбитар тада доноси обавезујућу одлуку о начину решавања спора. Процедурална правила регулишу процес арбитраже који се одвија као структурисана расправа.
Неготиатед Сеттлемент је једноставно сарадничка дискусија у доброј намери између самих учесника у спору без треће стране. међутим, виши лидери или правни саветници/саветници за усклађеност су обично укључени да заступају интересе сваке стране. Услови поравнања се одлучују директно између ових кључних заинтересованих страна.
Испод су неке главне предности избора ових алтернатива пре судског спора:
Уштеда времена – Спорови се решавају недељама или месецима, а не годинама на судовима. Мање процедура омогућава брже резултате.
Уштеде – Адвокатске таксе, административни трошкови и исплате штете повезане са посредним или арбитражним нагодбама бледе у поређењу са одлукама које доноси суд.
Контролно задржавање – Странке саме одлучују о решењима у односу на стављање резултата у руке судије или пороте.
Очување односа – Приступи имају за циљ проналажење заједничког језика, а не утврђивање кривице, омогућавајући наставак партнерства.
приватност – За разлику од јавних суђења, АДР омогућава странкама да чувају детаље спора и власничке информације поверљивим, а не јавним евиденцијама.
С обзиром на астрономске трошкове, трајање и непредвидивост око тужби у вези са уговором, стратегије АДР-а су увек вредне озбиљног истраживања.
Обратите пажњу на кршење рокова ограничења уговора
Коначно, важна, али понекад занемарена област коју треба разумети јесу рокови ограничења који регулишу подношење судске тужбе због кршења уговора. Ови строги рокови одређују колико дуго неко мора да покрене формални правни поступак против друге стране због неиспуњавања уговорних обавеза пре него што право на правни регрес истекне.
Рокови застарелости за спорове око кршења уговора се крећу у просеку од 4 до 6 година, при чему сат почиње од датума иницијалног кршења, а не када се открије у већини случајева. Остали детаљи о израчунавању рокова зависе од јурисдикције, индустрије, специфичности уговора и природе кршења.
С обзиром на то да судови стриктно спроводе ове граничне вредности, постаје критично да се кршења правовремено евидентирају и да се потражи правни савет у вези са правима и опцијама када друга страна прво посустане у погледу резултата. Одлагање може изгубити сва будућа права на потраживање.
Иако ниједан посао никада не очекује да ће се на суду борити са споровима око уговора приликом првог склапања споразума, свест о роковима истека остаје важна заштита коју морате имати у задњем џепу ако се односи погоршавају упркос свим напорима.
На крају
Избегавање спорова око уговора захтева марљивост током целог животног циклуса посла – од пажљивог састављања, преко континуираног ангажовања током извршења, до брзе акције ако се појаве проблеми. Примените ове најбоље праксе у индустрији у вези са смањењем ризика од уговора и превенцијом спорова и ваше пословање може остварити значајне финансијске, продуктивне и пословне добитке док останете ван суда. Искористите технолошка решења за аутоматизацију радних токова управљања уговорима, ослобађајући ваш тим да се фокусира на анализу ризика високе вредности и изградњу односа са партнерима. На крају, немојте се устручавати да се рано обратите правном саветнику ако се идентификују ризици који захтевају стручно упутство. Уложите у успех уговора унапред и пожњете велике награде на дужи рок.
