Sopimuksen tekeminen muodostaa oikeudellisesti sitovan sopimuksen kahden tai useamman osapuolen välillä. Vaikka useimmat sopimukset etenevät sujuvasti, kiistoja voi syntyä ja esiintyy väärinkäsityksistä ehdoista, velvoitteiden noudattamatta jättämisestä, taloudellisista muutoksista ja muusta. Sopimuskiistat tulee lopulta erittäin kalliiksi yritykset rahassa, ajassa, ihmissuhteissa, yrityksen maineessa ja menetetyissä mahdollisuuksissa. Siksi on tärkeää keskittyä riitojen ehkäisy proaktiivisen sopimushallinnan kautta.
Ymmärtää vivahteita Yhdistyneiden arabiemiirikuntien siviilioikeus voi auttaa suuresti selkeiden, kattavien ja paikallisten määräysten mukaisten sopimusten laatimisessa, mikä minimoi riitojen syntymisen todennäköisyyden.
Tässä artikkelissa esitellään tehokkaimmat strategiat ja parhaat käytännöt yritykset pitäisi käyttää vähentämiseen sopimusriskit ja välttää riitoja:
Tee hyvin laadittu, yksiselitteinen sopimus
Ensimmäinen tärkeä askel on varmistaa, että sinulla on kirjallinen sopimus, joka edustaa tarkasti ja perusteellisesti sovitut ehdot, vastuut, suoritukset, aikataulut ja muut olennaiset yksityiskohdat eri maissa. siviiliasioiden tyypit.
- Epäselvä kieli on yksi suurimmista hämmennyksen ja erimielisyyksien aiheuttajista sopimuksen tulkintaa. Selkeän, tarkan terminologian käyttö ja avaintermien määritteleminen on elintärkeää.
- Työskentele pätevän asianajajan kanssa tarkistaaksesi ja vahvistaaksesi sopimuskieltä sulkeaksesi porsaanreiät ja ratkaistaksesi mahdolliset ongelmat.
- Sisällytä riidanratkaisusäännöt etukäteen, kuten pakollinen välimiesmenettely tai kaupallinen sovittelu ennen oikeudenkäyntiä.
Vahva perusta yksityiskohtaisen, yksiselitteisen sopimuksen muodossa estää suurimman osan väärinkäsityksistä kummankin osapuolen oikeuksista ja velvollisuuksista.
Ylläpidä vahvaa viestintää
Huono viestintä on toinen ensisijainen lähde sopimuskiistat. Tämän välttämiseksi:
- Määritä säännölliset sisäänkirjautumiset, tilapäivitykset ja raportointiprotokollat, jotta kaikki osapuolet pysyvät linjassa.
- Dokumentoi muutokset sopimusehtoihin tai aikatauluihin kirjallisesti kummankin osapuolen valtuutetun edustajan allekirjoituksella.
- Käsittele ongelmia, huolenaiheita ja pyyntöjä nopeasti ja tee yhteistyötä molempia osapuolia tyydyttävien ratkaisujen löytämiseksi.
- Järjestä luottamuksellisuuden valvontaa tarvittaessa avoimen viestinnän mahdollistamiseksi ilman pelkoa negatiivisista seurauksista
Jatkuva sitoutuminen, avoimuus ja luottamus sopimuspuolten välillä auttavat estämään konflikteja.
Hallitse sopimusriskejä ennakoivasti
Ennakoiva riskien tunnistaminen ja vähentäminen varhaisessa vaiheessa vähentää myös kiistoja. Muutamia suosituksia:
- Suorita kaikkien myyjien/kumppaneiden due diligence ennen sopimusten viimeistelyä.
- Rakenna varasuunnitelmia taloudellisia muutoksia, tuotannon viivästyksiä, johtajuuden muutoksia ja muita mahdollisia skenaarioita varten.
- Kehitä eskalaatioprotokollia, jotta ongelmat saadaan nopeasti esiin ja ratkaistaan.
- Sisällytä sopimusmekanismit, jotka mahdollistavat joustavuuden muuttaa ehtoja, jos olosuhteet muuttuvat merkittävästi.
- määrittäminen riitojenratkaisumenetelmät Arabiemiirikunnissa tarjoaa puitteet riitojen ilmaantuessa.
Mahdollisten ongelma-alueiden edelläkäviminen tarkoittaa, että syntyy vähemmän riitoja, jotka edellyttävät oikeustoimia.
Noudata sopimushallinnan parhaita käytäntöjä
Yrityksillä tulee olla myös tärkeitä sopimusten noudattamista ja hallintoa koskevia protokollia:
- Seuraa järjestelmällisesti sopimusten virstanpylväitä ja suoritteita.
- Säilytä kaikki sopimusasiakirjat järjestettyyn keskustietovarastoon.
- Hallitse muutoksia, muutoksia ja poikkeuksia koskevia prosesseja.
- Seuraa sääntelyn muutoksia, jotka voivat vaikuttaa sopimusvelvoitteisiin.
Tiukka mutta ketterä sopimushallinta maksimoi sopimusten noudattamisen ja minimoi kiistat.
Hyödynnä vaihtoehtoinen riidanratkaisu
Jos sopimuksesta syntyy erimielisyyttä, riita-asian ei pitäisi olla oletusmenetelmä. Vaihtoehtoinen riidanratkaisu (ADR) Välimiesmenettelyn, sovittelun tai neuvotteluratkaisun kaltaiset menetelmät ovat useimmissa tapauksissa parempia. Edut sisältävät:
- Alemmat kustannukset – ADR on keskimäärin alle 20 % oikeudenkäyntikuluista.
- Nopeampi resoluutio – Riidat ratkaistaan kuukausissa vuosien sijaan.
- Säilytyt suhteet – Lähestymistavat ovat yhteistyökykyisempiä.
Varmista, että sopimuksiisi sisältyy ADR-ehtoja, jotka velvoittavat vilpittömästi ratkaisemaan ristiriidat ilman oikeudenkäyntiä.
Kiinnitä huomiota rajoitusaikoihin
Lopuksi muista, että sopimusrikkomusvaatimuksen jättämiseen liittyy tiukat määräajat. The rajoitusaika sopimuskiistat voivat vaihdella 4–10 vuotta lainkäyttöalueen ja olosuhteiden mukaan. Kysy lakimieheltä erityisiä oikeuksiasi ja rajoituksiasi.
Asettamalla riitojen välttämisen etusijalle yritykset voivat saada huomattavia säästöjä ja samalla suojella liiketoimintaetujaan ja -suhteitaan. Hyödynnä näitä sopimusriskien lieventämisen parhaita käytäntöjä vakuutuksena kalliita konflikteja vastaan.
Miksi sopimuskiistat ovat niin ongelmallisia yrityksille?
Ennen ratkaisuihin ryhtymistä on tärkeää korostaa sopimuskiistojen merkittäviä kielteisiä vaikutuksia. Ne ovat lopulta häviäviä tilanteita kaikille osapuolille.
Asiantuntija-analyysien mukaan keskimäärin sopimuskiista maksaa yritykselle yli 50,000 XNUMX dollaria suorat lakikulut. Eikä siinä oteta huomioon menetettyä aikaa, mahdollisuuksia, henkilöstön tuottavuutta ja mainevaurioita – jotka kaikki lisäävät merkittävästi.
Erityisiä haittoja ovat:
- Rahoituskustannukset – Sopimusriitoihin liittyy suuria rahakuluja aina oikeuskuluista sovintoratkaisuihin tai tuomioihin.
- Aika maksaa – Kiistat vievät uskomattoman paljon johtamistunteja, jotka voitaisiin hyödyntää tuottavampiin operatiivisiin asioihin.
- Suhteen huononeminen – Ristiriidat haurasivat liikesuhteita, kumppanuuksia ja asiakassuhteita, joista oli hyötyä.
- Tavoitteet unohtuneet – Epävarmuus tarkoittaa sitä, että hankkeet ja kasvusuunnitelmat päätyvät viivästymään tai perumaan kokonaan.
- Mainevaurioita – Sopimusrikkomukset tai ristiriidat julkisuuteen, vaikka ne olisivat ratkaistu, vahingoittavat brändin mainetta.
Kuten korostettiin, sopimuspalojen torjuminen on taloudellisesti ja strategisesti paljon kivuliaampaa kuin ennaltaehkäisy ennakoivilla toimilla.
Hyvin laaditun sopimuksen ominaisuudet
Mikä tekee täytäntöönpanokelpoisesta ja kiistankestävästä sopimuksesta, kun otetaan huomioon huonoon sopimussuhteeseen liittyvät riskit? Jokaisen vahvan, yksiselitteisen liikesopimuksen tulee sisältää useita avainelementtejä:
Tarkkaa terminologiaa – Vältä lainopillista ammattikieltä ja teknistä puhetta käyttämällä yksinkertaisia, suoraviivaisia lauseita kuvaamaan vastuita, standardeja, satunnaisia tilanteita ja prosesseja.
Määritellyt suoritukset – Tarjoa erityisiä mittareita ja konkreettisia esimerkkejä sopimuksen täyttämisestä, kuten toimivan ohjelmiston toimittaminen X päivämäärään mennessä tai Y-palvelutason tarjoaminen.
Selkeästi rajatut aikarajat – Varmista, että kaikki sopimusten toteuttamiseen liittyvät määräajat ja kestoajat kirjataan erikseen sekä joustolausekkeet, jos muutokset ovat tarpeen.
Maksutiedot – Sisällytä lasku-/maksusummat, aikataulut, menetelmät, vastuulliset tahot ja korjausprotokollat jääneiden maksujen osalta.
Suorituskykymekanismit – Määrittele muodolliset laadunvarmistusmenettelyt, joissa määritellään palvelun vertailuarvot, raportointitarpeet, vaatimustenmukaisuuden seurantatyökalut ja jatkuvan parantamisen odotukset palvelun toimituksesta sopimuksen elinkaaren aikana.
Riitojen ratkaisuvaatimukset – Tarjoa sovitteluyrityksiä koskevat säännöt ja menetelmät tietyn ajanjakson ajan ennen oikeudenkäynnin aloittamista – esimerkiksi pakollinen 60 päivän vaihtoehtoinen riidanratkaisuprosessi (ADR), joka sisältää välimieskäsittelyt tai puolueettoman osapuolen neuvottelut.
Lopetusprotokolla – Vakiosopimukset sisältävät lausekkeita irtisanomisen ehdoista, ilmoituskäytännöistä, aktiivisiin sitoumuksiin liittyvistä vastuista ja niin edelleen, jos suhde purkautuu.
Resurssien sijoittaminen kattavien, selkeästi muotoiltujen sopimusten tekemiseen auttaa pitkälle välttämään kiistat, jotka keskittyvät epäselvyyteen tai yhteensopimattomiin standardeihin.
Tehokkaat viestintästrategiat
Kuten mainittiin, huono viestintä on katalysaattori merkittävälle osalle sopimuskiistat. On olemassa useita parhaita käytäntöjä, joita sopimuspuolten tulee noudattaa:
Säännölliset tilapäivitykset – Aseta sisäänkirjautumisnopeus sähköpostitse, puhelimitse/videoneuvotteluissa, dataraporteissa tai henkilökohtaisissa tapaamisissa. Ne voivat olla viikoittain, kuukausittain tai neljännesvuosittain projektin pituudesta ja monimutkaisuudesta riippuen. Molemmat osapuolet antavat tilan aikajanalle, puuttuvat esteisiin, esittävät selventäviä kysymyksiä ja omaksuvat tulevia prioriteetteja.
Jatkuva avoin dialogi – Rohkaise sekä sisäisiä tiimin jäseniä että ulkoisia toimittajia/kumppaneita ilmaisemaan välittömästi huolensa, jotka liittyvät sopimuksen toteuttamiseen tai havaitsemiinsa mahdollisiin ongelmiin. Kehitä avoin, syytön ympäristö, joka keskittyy yhteistyöhön ongelmanratkaisuun.
Kirjallinen dokumentaatio – Kaikki suulliset keskustelut, kysymykset, muutossopimukset ja kokousten toimintasuunnitelmat tulee dokumentoida muistioihin tai sähköpostiin aikaleimalla. Tämä paperipolku tarjoaa hyödyllisiä todisteita, jos syntyisi kiista siitä, kuka suostui toimittamaan mitäkin milloin tahansa.
Pysyvien, suorien ja luottamukseen perustuvien suhteiden ylläpitäminen rajoittaa sopimusristiriitoja. Harkitse myös muodollisten sopimuspäälliköiden nimeämistä molemmille osapuolille, jotka ovat vastuussa riskien vähentämisestä ja riitojen välttämisestä jatkuvan sitoutumisen avulla.
Yhteiset sopimusriskitekijät lievennettäväksi
Vaikka riskit eivät itsessään ole suoranaisia kiistoja, riskien ennakoivan tunnistamisen ja käsittelemisen epäonnistuminen avaa oven ongelmille, jotka kärjistyvät täysimittaisiksi kiistoiksi. Katsotaanpa yleisimmät riskit, joita sopimushallintatiimisi tulisi seurata:
Sisäiset työvuorot – Suuret muutokset, kuten toimiston muuttaminen, teknologian vaihdot, henkilöstön vaihtuvuus tai muuttuneet liiketoimintamallit, voivat vaikuttaa negatiivisesti sopimusten toimitukseen tai tyytyväisyyteen. Kehitä lieventämissuunnitelmat näiden skenaarioiden huomioon ottamiseksi.
Ulkomarkkinoiden muutokset – Voimat, kuten uudet innovaatiot, lainsäädännölliset/sääntelymuutokset tai toimitusketjun häiriöt, voivat vaatia sopimusmuutoksia vastauksena. Tarkista nämä säännöllisesti ja päivitä sopimukset sen mukaisesti.
Talouden laskut – Taantumat voivat vaikuttaa kumppaneiden toimituskykyyn, jos myynnin väheneminen rasittaa heidän kapasiteettiaan ja resurssejaan. Tarkastellaan löysää tai innovatiivisia uusia kumppanuusmalleja tasapainottaaksesi taloudellista epävarmuutta.
Myyjien puutteet – Ulkoistamistoimittajillasi saattaa olla ongelmia sopimusehtojen noudattamisessa aikatauluissa, kustannuksissa tai laadussa, mikä johtuu heidän henkilöstöpulasta tai vanhentuneista ominaisuuksista. Pyydä ennakoivasti valmiussuunnitelmia ja etsi tarvittaessa vaihtoehtoisia palveluntarjoajia.
Tietoturvauhat – Hakkeroinnin, haittaohjelmien tai luvattoman käytön aiheuttamat rikkomukset voivat vaarantaa sopimuksen kattamat tärkeät IP- ja asiakastiedot. Kaikkien uusimpien suojaustoimien ja -toimenpiteiden varmistaminen kumppaneilta auttaa välttämään tämän altistumisen, joka johtaa riitoihin.
Valppaana pysyminen erilaisten riskien arvioinnissa ja käsittelemisessä pitää kaikki osapuolet linjassa, sitoutuneina ja pystyvät korjaamaan tilanteen ennen kuin sopimuksia rikotaan, mikä johtaa konflikteihin.
Sisäisten sopimusten hallinnan parhaat käytännöt
Sopimusten ammattimainen hallinta, kun ne on toteutettu, rajoittaa myös riitoja oleellisesti varmistamalla kestävän suorituskyvyn. Tässä on joitain sopimushallintaprotokollia käyttöönotettaviksi:
Keskitetty sopimusvarasto – Tämä tietuejärjestelmä sisältää kaikki aktiiviset ja arkistoidut sopimukset ja niihin liittyvät asiakirjat, kuten työselvitykset, viestintä, muutostilaukset ja suoritusraportit. Se mahdollistaa helpon haun palveluntarjoajien nimien, sopimusluokkien ja muiden suodattimien perusteella, kun tietoja on haettava kysymyksiin vastaamiseksi.
Sopimuslausekkeen purkaminen – Hyödynnä teknologiaa, kuten tekoälyalgoritmeja, jotka voivat skannata automaattisesti sopimuksia ja vetää tärkeitä lausekkeita ja tietopisteitä laskentataulukoihin tai tietokantoihin seurantaa varten. Tämä nopeuttaa avaintermien käsittelyä.
Toteutuskalenterin seuranta – Ylläpidä kalenteria tai Gantt-kaaviota, johon merkitään kaikki kunkin sopimuksen edellyttämät tärkeimmät virstanpylväät ja suoritteet. Aseta muistutuksia määräajoista ja vaadituista raporteista noudattamisen valvonnan varmistamiseksi.
Tilaraportin analyysi – Tarkastele toimittajien tai kumppaneiden säännöllisiä raportteja, jotka liittyvät sopimuksen täytäntöönpanon KPI:ihin, kuten kustannuksiin, aikatauluihin ja toimitettuihin palvelutasoihin. Tunnista mahdolliset alitoimiset alueet nopeasti ja ota yhteyttä vastapuolen kanssa eskaloitumisen välttämiseksi.
Muuta ohjausprosesseja – Sopimuksen muutoksiin, korvauksiin, irtisanomiseen ja jatkamiseen liittyviä muutoksia on valvottava virtaviivaistetun työnkulun avulla, mukaan lukien oikeudelliset ja johdon hyväksynnät. Tämä hallinta auttaa välttämään luvattomat muutokset, jotka johtavat riitoihin.
Asianmukainen dokumentaatiohygienia – Standardoitujen nimeämiskäytäntöjen noudattaminen, tallennusprotokollat ja sopimustietueiden säilytyskäytännöt välttävät väärän sijoituksen, peukaloinnin, manipuloinnin tai katoamisen – yleisiä tosiasioihin liittyvien erimielisyyksien laukaisevia syitä.
Allekirjoituksen jälkeen hoitamatta jääneet sopimukset menevät väärin, unohtuvat ja tulkitaan helposti väärin. Sopimushallinnan parhaiden käytäntöjen institutionalisointi auttaa ylläpitämään positiivisia työsuhteita osapuolten välillä ja molemminpuolista menestystä.
Vaihtoehtoiset riidanratkaisumenetelmät ja -edut
Jos osapuolet ovat parhaista yrityksistä huolimatta menossa kohti sovittamatonta kiistaa, oikeudenkäynnin ei pitäisi olla seuraava oletustoimenpide. Pikemminkin vaihtoehtoiset riidanratkaisutekniikat, kuten välimiesmenettely, sovittelu tai yhteistoimintaneuvottelut, voivat ratkaista konfliktit nopeammin, halvemmalla ja kestävämmällä tavalla.
Sovittelu edellyttää puolueettoman, kolmannen osapuolen sovittelijan palkkaamista, joka on taitava fasilitointiin, neuvotteluihin ja konfliktien ratkaisemiseen, työskentelemään molempien osapuolten kanssa yhteisten etujen tunnistamisessa ja yhteisymmärryksen saavuttamisessa. Sovittelijalla ei ole päätösvaltaa sovintoehtojen suhteen – he vain edistävät rakentavaa vuoropuhelua ja molemminpuolisten hyötyjen etsimistä.
Välimiesmenettely on muodollisempi, jossa kolmannen osapuolen välimies (yleensä alan asiantuntija) kuulee väitteitä ja todisteita konfliktin osapuolilta aivan kuten tuomari. Välimies tekee sitten sitovan päätöksen riidan ratkaisemisesta. Menettelysäännöt säätelevät välimiesmenettelyä, joka etenee kuin jäsennelty kuuleminen.
Neuvoteltu sovintoratkaisu on yksinkertaisesti hyvässä uskossa käytävää yhteistoimintaa riidanhaltijoiden välillä ilman kolmatta osapuolta. Kuitenkin korkeammat johtajat tai lainopilliset/säännöstenmukaisuusneuvojat ovat yleensä mukana edustamassa kummankin osapuolen etuja. Sovitteluehdoista päätetään suoraan näiden keskeisten sidosryhmien kesken.
Alla on joitain merkittäviä etuja näiden vaihtoehtojen valitsemisesta ennen oikeudenkäyntiä:
Ajan säästö – Kiistat ratkaistaan tuomioistuimissa viikkoissa tai kuukausissa, ei vuosissa. Vähemmän toimenpiteitä mahdollistaa nopeammat tulokset.
Kustannussäästö – Asianajopalkkiot, hallintokulut ja vahingonkorvaukset, jotka liittyvät sovitteluun tai välimiesmenettelyyn, haalistuvat tuomioistuimen määräämiin päätöksiin verrattuna.
Säädä säilyttämistä – Osapuolet päättävät ratkaisuista itse, eivätkä ne jättävät tulokset tuomarin tai tuomariston käsiin.
Suhteen säilyttäminen – Lähestymistapojen tavoitteena on löytää yhteinen sävel eikä syyttää, mikä mahdollistaa kumppanuuksien jatkumisen.
yksityisyys – Toisin kuin julkisissa oikeudenkäynneissä, ADR antaa osapuolille mahdollisuuden pitää riidan yksityiskohdat ja omistusoikeudelliset tiedot luottamuksellisina julkisten rekisterien sijaan.
Kun otetaan huomioon sopimusoikeudellisten kanteiden tähtitieteelliset kustannukset, kesto ja arvaamattomuus, ADR-strategiat ovat aina tosissaan tutkimisen arvoisia ensin.
Kiinnitä huomiota sopimusten rajoitusaikojen rikkomiseen
Lopuksi tärkeä, mutta joskus huomiotta jätetty alue, joka on ymmärrettävä, ovat vanhentumisajat, jotka säätelevät sopimusrikkomusvaatimuksen jättämistä tuomioistuimessa. Nämä tiukat määräajat määräävät, kuinka kauan jonkun on nostettava muodollinen oikeustoimi toista osapuolta vastaan sopimusvelvoitteiden noudattamatta jättämisestä, ennen kuin oikeussuojakeino päättyy.
Sopimusrikkomusriitojen vanhentumisajat ovat keskimäärin 4–6 vuotta, jolloin kello alkaa alkuperäisen rikkomuksen päivämäärästä eikä useimmissa tapauksissa havaitsemisesta. Muut määräaikojen laskentaa koskevat tiedot riippuvat lainkäyttöalueesta, toimialasta, sopimusten erityispiirteistä ja rikkomuksen luonteesta.
Koska tuomioistuimet panevat tiukasti täytäntöön nämä rajat, on erittäin tärkeää kirjata rikkomukset ripeästi ja hakea oikeudellista neuvontaa oikeuksista ja vaihtoehdoista, kun vastapuoli ensin horjuu suoritteiden suhteen. Viivästyminen voi menettää kaikki tulevat vaateet.
Vaikka mikään yritys ei koskaan odota joutuvansa taistelemaan sopimuskiistaa oikeudessa tehdessään sopimuksia ensimmäisen kerran, vanhenemisaikojen tiedostaminen on edelleen tärkeä suoja takataskussasi, jos suhteet huononevat yrityksistä huolimatta.
Lopuksi
Sopimuskiistojen välttäminen vaatii huolellisuutta koko kaupan elinkaaren ajan – huolellisesta suunnittelusta jatkuvaan sitoutumiseen toteutuksen aikana ja nopeaan toimintaan, jos ongelmia ilmenee. Käytä näitä alan parhaita käytäntöjä sopimusriskien lieventämisessä ja riitojen ehkäisyssä, niin yrityksesi voi saavuttaa huomattavia taloudellisia, tuottavuutta ja suhteita, vaikka pysyy oikeuden ulkopuolella. Hyödynnä teknologiaratkaisuja sopimustenhallinnan työnkulkujen automatisoimiseksi ja vapauttaa tiimisi keskittymään arvokkaiden riskien analysointiin ja kumppaneiden suhteiden rakentamiseen. Lopuksi, älä epäröi ottaa yhteyttä lainopilliseen neuvontaan ajoissa, jos havaitaan riskejä, joiden hillitsemiseen tarvitaan asiantuntijan ohjeita. Sijoita sopimuksen menestykseen etukäteen ja hyödynnä merkittäviä palkintoja pitkällä aikavälillä.
