Las mejores formas de evitar disputas contractuales

La celebración de un contrato establece un acuerdo jurídicamente vinculante entre dos o más partes. Si bien la mayoría de los contratos se desarrollan sin problemas, pueden ocurrir, y ocurren, disputas por malentendidos sobre los términos, incumplimiento de obligaciones, cambios económicos y más. Disputas contractuales terminar siendo extremadamente costoso para negocios en términos de dinero, tiempo, relaciones, reputación de la empresa y oportunidades perdidas. Por eso es fundamental centrarse en prevención de disputas a través de una gestión proactiva de contratos.
Entender los matices de Derecho civil en los EAU puede ser de gran ayuda a la hora de redactar contratos que sean claros, completos y que cumplan con las regulaciones locales, minimizando así la probabilidad de que surjan disputas.

Este artículo describe las estrategias y mejores prácticas más efectivas. negocios debe emplear para reducir riesgos del contrato y evitar disputas:

Tenga un contrato bien redactado e inequívoco

El primer paso clave es asegurarse de tener un contrato escrito que represente de manera precisa y completa los términos, responsabilidades, entregables, plazos y otros detalles esenciales acordados en diferentes tipos de casos civiles.

• Lenguaje ambiguo es uno de los mayores generadores de confusión y desacuerdos sobre interpretación del contrato. Es vital utilizar una terminología clara y precisa y definir términos clave.
• Trabaje con un abogado calificado para revisar y fortalecer el lenguaje del contrato para cerrar lagunas y abordar problemas potenciales.
• Incluir disposiciones de resolución de disputas por adelantado, como el arbitraje obligatorio o mediación comercial antes del litigio.

Tener una base sólida en forma de un contrato detallado e inequívoco evita la mayoría de malentendidos sobre los derechos y deberes de cada parte.

Mantenga una comunicación sólida

La falta de comunicación es otra fuente primaria de disputas contractuales. Para evitar esto:

• Configure controles periódicos, actualizaciones de estado y protocolos de informes para mantener a todas las partes alineadas.
• Documente cualquier cambio a los términos o cronogramas del contrato por escrito, con la aprobación de los representantes autorizados de cada parte.
• Abordar problemas, inquietudes y solicitudes con prontitud y colaborar para encontrar soluciones mutuamente aceptables.
• Instituir controles de confidencialidad cuando sea necesario para permitir una comunicación abierta sin temor a repercusiones negativas.

El compromiso continuo, la transparencia y la confianza entre las partes contratantes contribuyen en gran medida a prevenir conflictos.

Gestione proactivamente los riesgos del contrato

Ser proactivo a la hora de identificar y mitigar los riesgos desde el principio también reduce las disputas en el futuro. Algunas recomendaciones:

• Realice la debida diligencia con todos los proveedores/socios antes de finalizar los acuerdos.
• Elaborar planes de contingencia para cambios económicos, retrasos en la producción, cambios de liderazgo y otros escenarios posibles.
• Desarrollar protocolos de escalada para que surjan y resuelvan rápidamente las inquietudes.
• Incorporar mecanismos contractuales que permitan flexibilidad para modificar los términos si las condiciones cambian significativamente.
• Especificación métodos de resolución de disputas en los EAU Proporciona un marco cuando surgen disputas.

Adelantarse a áreas potencialmente problemáticas significa que surgen menos disputas que requieran intervención legal.

Siga las mejores prácticas de gestión de contratos

También existen importantes protocolos de administración y cumplimiento de contratos que las empresas deben implementar:

• Realice un seguimiento sistemático de los hitos y entregables del contrato.
• Almacene toda la documentación contractual en un repositorio central organizado.
• Controlar los procesos en torno a modificaciones, cambios y excepciones.
• Supervisar los cambios regulatorios que puedan afectar las obligaciones contractuales.

La gestión de contratos estricta pero ágil maximiza el cumplimiento de los acuerdos y minimiza las disputas.

Aprovechar la resolución alternativa de disputas

Si surge un desacuerdo contractual, el litigio no debería ser el enfoque predeterminado. Resolución alternativa de disputas (ADR) En la mayoría de los casos son preferibles métodos como el arbitraje, la mediación o el acuerdo negociado. Beneficios incluidos:

• Menores costes  – Los ADR promedian menos del 20% del costo del litigio.
• Resolución más rápida – Las disputas se resuelven en meses en lugar de años.
• Relaciones preservadas – Los enfoques son más colaborativos.

Asegúrese de que sus contratos incluyan estipulaciones de ADR que exijan esfuerzos de buena fe para resolver conflictos sin presentaciones judiciales.

Preste atención a los plazos de prescripción

Por último, tenga en cuenta que presentar una demanda judicial por incumplimiento de contrato está sujeto a plazos estrictos. El período de limitaciones para disputas contractuales puede variar de 4 a 10 años dependiendo de la jurisdicción y las circunstancias. Consulte a un abogado sobre sus derechos y restricciones específicos.

Al hacer de la prevención de disputas una prioridad, las empresas pueden obtener ahorros sustanciales y al mismo tiempo proteger sus intereses y relaciones comerciales. Utilice estas mejores prácticas de mitigación de riesgos contractuales como una forma de seguro contra conflictos costosos.

Por qué las disputas contractuales son tan problemáticas para las empresas

Antes de abordar las soluciones, es importante resaltar los importantes impactos negativos de las disputas contractuales. Terminan siendo situaciones en las que todos los involucrados pierden.

Según análisis de expertos, el promedio disputa contractual le cuesta a una empresa más de $50,000 en gastos legales directos. Y eso sin tener en cuenta el tiempo perdido, las oportunidades, la productividad del personal y el daño a la reputación, que se suman significativamente.

Los inconvenientes específicos incluyen:

• Costos financieros – Desde honorarios legales hasta acuerdos o sentencias, las disputas contractuales tienen altos gastos monetarios asociados.
• Costos de tiempo – Las disputas ocupan una cantidad increíble de horas de gestión que podrían utilizarse para asuntos operativos más productivos.
• Deterioro de la relación – Los conflictos deterioraron las conexiones comerciales, las asociaciones y las relaciones con los clientes que eran beneficiosas.
• Objetivos perdidos – La incertidumbre hace que los proyectos y planes de crecimiento acaben retrasados ​​o cancelados por completo.
• Daño reputacional – La publicidad de los incumplimientos de contratos o de los conflictos, incluso si se resuelven, perjudica la reputación de la marca.

Como se destacó, termina siendo mucho más doloroso desde el punto de vista financiero y estratégico combatir los incendios contractuales que prevenirlos con medidas proactivas.

Características de un contrato bien redactado

Dados los riesgos que conlleva una mala contratación, ¿qué hace que un acuerdo sea ejecutable y resistente a las disputas? Hay varios elementos clave que todo contrato comercial sólido e inequívoco debe contener:

Terminología precisa – Evite la jerga legal y el lenguaje técnico utilizando frases simples y directas para describir responsabilidades, estándares, contingencias y procesos.

Entregables definidos – Proporcionar métricas específicas y ejemplos concretos de cumplimiento de contratos, como la entrega de software funcional en la fecha X o la prestación de un nivel de servicio Y.

Plazos claramente definidos – Garantizar que todos los plazos y duraciones relacionados con la ejecución del contrato se capturen explícitamente, junto con cláusulas de flexibilidad si fuera necesario realizar modificaciones.

Detalles de pago – Incluir montos de facturación/pago, cronogramas, métodos, partes responsables y protocolos de remediación para pagos atrasados.

Mecanismos de desempeño – Delinear procedimientos formales de garantía de calidad que definan puntos de referencia de servicio, necesidades de informes, herramientas de monitoreo de cumplimiento y expectativas de mejora continua en torno a la prestación de servicios durante la vida del contrato.

Especificaciones de resolución de disputas – Proporcionar reglas y métodos que regulen los intentos de mediación durante un período de tiempo determinado antes de iniciar el litigio, algo así como un proceso obligatorio de resolución alternativa de disputas (ADR, por sus siglas en inglés) de 60 días que comprende audiencias de arbitraje o negociaciones con partes neutrales.

Protocolo de terminación – Los contratos estándar incluyen cláusulas sobre condiciones de rescisión, políticas de notificación, responsabilidades en torno a compromisos activos, etc. si la relación se disuelve.

Invertir recursos en la elaboración de contratos integrales y claramente redactados contribuye en gran medida a evitar disputas centradas en ambigüedades o estándares no coincidentes.

Estrategias de comunicación efectivas

Como se mencionó, la mala comunicación es un catalizador de una parte importante de las disputas contractuales. Hay varias mejores prácticas que las partes contratantes deben seguir:

Actualizaciones de estado periódicas – Establezca una cadencia para los registros por correo electrónico, teléfono/videoconferencias, informes de datos o reuniones en persona. Estos podrían ser semanales, mensuales o trimestrales dependiendo de la duración y complejidad del proyecto. Ambas partes proporcionan el estado en función de los plazos, abordan los obstáculos, hacen preguntas aclaratorias y se realinean con respecto a las próximas prioridades.

Diálogo abierto continuo – Aliente tanto a los miembros del equipo interno como a los proveedores/socios externos a expresar de inmediato las inquietudes que tengan relacionadas con la ejecución del contrato o los posibles problemas identificados. Desarrollar un entorno abierto y libre de culpas centrado en la resolución colaborativa de problemas.

Documentación escrita – Todas las discusiones verbales, preguntas, acuerdos de cambios y planes de acción de las reuniones deben documentarse en memorandos o correos electrónicos con marcas de tiempo. Este rastro en papel proporciona evidencia útil si surgiera una disputa sobre quién acordó entregar qué y cuándo.

Mantener relaciones persistentes, francas y basadas en la confianza sirve para limitar los conflictos contractuales. Considere también designar gerentes de contratos formales en ambas partes responsables de la mitigación de riesgos y la prevención de disputas a través de un compromiso continuo.

Factores de riesgo contractuales comunes que se deben mitigar

Si bien los riesgos no son directamente disputas en sí mismos, no identificarlos y abordarlos de manera proactiva abre la puerta a que los problemas se conviertan en disputas en toda regla. Veamos los riesgos más frecuentes que su equipo de gestión de contratos debería monitorear:

Turnos operativos internos – Los cambios importantes de su parte, como la reubicación de oficinas, reemplazos de tecnología, rotación de personal o modelos comerciales modificados, podrían influir negativamente en la ejecución del contrato o en la satisfacción. Desarrollar planes de mitigación que tengan en cuenta estos escenarios.

Cambios en el mercado externo – Fuerzas como nuevas innovaciones, cambios legales/regulatorios o interrupciones en la cadena de suministro podrían requerir modificaciones en los contratos como respuesta. Verifíquelos periódicamente y actualice los acuerdos en consecuencia.

Declives económicos – Las crisis pueden afectar la capacidad de los socios para cumplir con sus objetivos si el menor volumen de ventas pone a prueba su capacidad y sus recursos. Considere la posibilidad de crear nuevos modelos de asociación flexibles o innovadores para contrarrestar la incertidumbre económica.

Déficit de proveedores – Sus proveedores de subcontratación pueden experimentar problemas para cumplir con los términos del contrato en cuanto a plazos, costos o calidad debido a su escasez de personal o capacidades obsoletas. Solicite proactivamente planes de contingencia e identifique proveedores alternativos según sea necesario.

Amenazas a la seguridad de los datos – Las infracciones por piratería informática, malware o acceso no autorizado podrían poner en riesgo la propiedad intelectual y los datos críticos de los clientes cubiertos por un contrato. Garantizar todas las protecciones y medidas de seguridad más recientes de los socios ayuda a evitar que esta exposición genere disputas.

Mantenerse alerta a la hora de evaluar y abordar diversos riesgos mantiene a todas las partes alineadas, comprometidas y capaces de corregir el rumbo antes de que se violen los acuerdos, lo que genera conflictos.

Mejores prácticas de gestión interna de contratos

La gestión profesional de los contratos una vez ejecutados también limita sustancialmente las disputas al garantizar un desempeño sostenido. A continuación se muestran algunos protocolos de gestión de contratos que se pueden implementar:

Repositorio central de contratos – Este sistema de registro alberga todos los contratos activos y archivados y los documentos relacionados, como declaraciones de trabajo, comunicaciones, órdenes de cambio e informes de desempeño. Permite una búsqueda sencilla basada en nombres de proveedores, categorías de contratos y otros filtros cuando es necesario recuperar información para responder preguntas.

Extracción de cláusula de contrato – Aprovechar tecnología como los algoritmos de inteligencia artificial que pueden escanear contratos automáticamente y extraer cláusulas y puntos de datos importantes en hojas de cálculo o bases de datos para su seguimiento. Esto ayuda a que los términos clave aparezcan más rápidamente.

Seguimiento del calendario de ejecución – Mantenga un calendario o diagrama de Gantt que indique todos los hitos y entregables principales requeridos en cada contrato. Configure recordatorios de fechas límite e informes requeridos para garantizar el seguimiento del cumplimiento.

Análisis del informe de estado – Revisar informes periódicos de proveedores o socios relacionados con los KPI de ejecución de contratos, como costos, cronogramas y niveles de servicio entregados. Identifique cualquier área de bajo rendimiento de inmediato para abordarla con la contraparte y evitar una escalada.

Procesos de control de cambios – Los cambios relacionados con modificaciones, sustituciones, terminaciones y extensiones de contratos deben controlarse a través de un flujo de trabajo optimizado que incluye aprobaciones legales y ejecutivas. Esta gobernanza ayuda a evitar modificaciones no autorizadas que den lugar a disputas.

Higiene adecuada de la documentación – Seguir convenciones de nomenclatura estandarizadas, protocolos de almacenamiento y políticas de retención para registros de contratos evita el extravío, la manipulación, la manipulación o la pérdida, factores desencadenantes comunes de desacuerdos sobre los hechos.

Los contratos que no se gestionan después de la firma se extravían, se olvidan y se malinterpretan fácilmente. La institucionalización de las mejores prácticas de gestión de contratos ayuda a mantener relaciones laborales positivas entre las partes y el éxito mutuo.

Métodos alternativos de resolución de disputas y beneficios

Si las partes se encuentran encaminadas hacia una disputa irreconciliable a pesar de sus mejores esfuerzos, el litigio no debería ser la siguiente medida por defecto. Más bien, las técnicas de resolución alternativa de disputas (ADR), como el arbitraje, la mediación o la negociación colaborativa, pueden resolver los conflictos de forma más rápida, más económica y de forma más sostenible.

Mediación Implica contratar a un mediador externo neutral con experiencia en facilitación, negociación y resolución de conflictos para trabajar con ambas partes identificando intereses comunes y alcanzando acuerdos de consenso. El mediador no tiene autoridad para tomar decisiones sobre los términos del acuerdo; simplemente fomenta el diálogo constructivo y la exploración de beneficios mutuos.

Arbitraje Es más formal, donde un árbitro externo (generalmente un experto de la industria) escucha los argumentos y las pruebas de las partes en conflicto de manera muy similar a un juez. Luego, el árbitro toma una decisión vinculante sobre cómo resolver la disputa. Las reglas procesales rigen el proceso de arbitraje que se desarrolla como una audiencia estructurada.

Acuerdo negociado son simplemente discusiones colaborativas de buena fe entre los propios litigantes sin un tercero. sin embargo, normalmente participan altos líderes o asesores legales/de cumplimiento para representar los intereses de cada parte. Los términos del acuerdo se deciden directamente entre estas partes interesadas clave.

A continuación se presentan algunas ventajas importantes de elegir estas alternativas antes de un litigio:

Ahorro de tiempo – Las disputas se resuelven en semanas o meses en lugar de años en los tribunales. Menos procedimientos permiten resultados más rápidos.

Ahorro en Costos – Los honorarios de abogados, los costos administrativos y el pago de daños relacionados con acuerdos mediados o arbitrados palidecen en comparación con las resoluciones dirigidas por los tribunales.

Retención de control – Las partes deciden por sí mismas las soluciones en lugar de poner los resultados en manos de un juez o jurado.

Preservación de la relación – Los enfoques apuntan a encontrar puntos en común en lugar de buscar culpas, permitiendo que las asociaciones continúen.

Privacidad – A diferencia de los juicios públicos, la ADR permite a las partes mantener la confidencialidad de los detalles de la disputa y la información de propiedad exclusiva en lugar de ser un registro público.

Dado el costo astronómico, la duración y la imprevisibilidad de las demandas contractuales, siempre vale la pena explorar seriamente primero las estrategias de ADR.

Preste atención al incumplimiento de los plazos de prescripción del contrato

Finalmente, un área importante que a veces se pasa por alto son los períodos de prescripción que rigen la presentación de una demanda judicial por incumplimiento de contrato. Estos plazos estrictos dictan cuánto tiempo tiene alguien para iniciar una acción legal formal contra otra parte por incumplimiento de las obligaciones contractuales antes de que expiren los derechos de recurso legal.

Los plazos de prescripción para disputas por incumplimiento de contrato oscilan entre 4 y 6 años en promedio, y en la mayoría de los casos el reloj comienza en la fecha del incumplimiento inicial y no en el momento en que se descubre. Otros detalles sobre el cálculo de los plazos dependen de la jurisdicción, la industria, los detalles del contrato y la naturaleza del incumplimiento.

Dado que los tribunales hacen cumplir estrictamente estos límites, resulta fundamental registrar las infracciones con prontitud y buscar asesoramiento legal sobre los derechos y opciones cuando una contraparte falla por primera vez en sus resultados. La demora podría perder todos los derechos de reclamación futuros.

Si bien ninguna empresa espera terminar luchando contra disputas contractuales en los tribunales cuando celebran acuerdos por primera vez, conocer los períodos de vencimiento sigue siendo una protección importante que debe tener en su bolsillo si las relaciones se deterioran a pesar de los mejores esfuerzos.

En el cierre

Evitar disputas contractuales requiere diligencia a lo largo de todo el ciclo de vida del acuerdo, desde una redacción cuidadosa hasta un compromiso continuo durante la ejecución y una acción rápida si surgen problemas. Aplique estas mejores prácticas de la industria en torno a la mitigación de riesgos contractuales y la prevención de disputas, y su empresa podrá obtener importantes ganancias financieras, de productividad y de relaciones sin recurrir a los tribunales. Aproveche las soluciones tecnológicas para automatizar los flujos de trabajo de gestión de contratos, liberando a su equipo para centrarse en el análisis de riesgos de alto valor y la construcción de relaciones con los socios. Por último, no dude en recurrir a un asesor legal con antelación si se identifican riesgos que requieren orientación experta para contenerse. Invierta en el éxito del contrato desde el principio y obtenga importantes recompensas a largo plazo.