A szerződés megkötése jogilag kötelező érvényű megállapodást hoz létre két vagy több fél között. Míg a legtöbb szerződés zökkenőmentesen zajlik, viták előfordulhatnak és előfordulnak a feltételekkel kapcsolatos félreértések, a kötelezettségek teljesítésének elmulasztása, a gazdasági változások és egyebek miatt. Szerződésviták végül rendkívül költséges vállalkozások a pénz, az idő, a kapcsolatok, a vállalat hírneve és az elszalasztott lehetőségek tekintetében. Ezért nagyon fontos, hogy összpontosítsunk vitamegelőzés proaktív szerződéskezeléssel.
Az árnyalatok megértése Polgári jog az Egyesült Arab Emírségekben nagyban segítheti a világos, átfogó és a helyi előírásoknak megfelelő szerződések megszövegezését, így minimálisra csökkenti a viták kialakulásának valószínűségét.
Ez a cikk a leghatékonyabb stratégiákat és bevált gyakorlatokat ismerteti vállalkozások csökkentésére kell alkalmazni szerződéses kockázatok és a kerülje a vitákat:
Jól megszerkesztett, egyértelmű szerződésed legyen
Az első kulcsfontosságú lépés annak biztosítása, hogy olyan írásos szerződést kössön, amely pontosan és alaposan tükrözi a megállapodott feltételeket, felelősségeket, teljesítéseket, időkereteket és egyéb lényeges részleteket a különböző országokban. polgári ügyek típusai.
- Kétértelmű nyelv a zűrzavar és a nézeteltérések egyik legnagyobb oka szerződés értelmezése. A világos, pontos terminológia használata és a kulcsfogalmak meghatározása létfontosságú.
- Dolgozzon együtt képzett ügyvéddel a szerződések nyelvének felülvizsgálata és megerősítése érdekében, hogy bezárja a kiskapukat, és kezelje a lehetséges problémákat.
- Tartalmazza a vitarendezési rendelkezéseket előre, mint például a kötelező választottbírósági eljárás ill kereskedelmi közvetítés peres eljárás előtt.
A részletes, egyértelmű szerződés szilárd alapja megakadályozza a félreértések többségét a felek jogaival és kötelezettségeivel kapcsolatban.
Erős kommunikáció fenntartása
Gyenge kommunikáció másik elsődleges forrása szerződéses viták. Ennek elkerülése érdekében:
- Állítson be rendszeres bejelentkezéseket, állapotfrissítéseket és jelentési protokollokat, hogy minden fél összhangban legyen.
- Dokumentálja az esetleges változtatásokat a szerződési feltételekhez vagy menetrendekhez írásban, mindkét fél meghatalmazott képviselőinek aláírásával.
- Gyorsan kezelje a problémákat, aggodalmakat és kéréseket, és működjön együtt a kölcsönösen elfogadható megoldások megtalálása érdekében.
- Adjon meg bizalmassági ellenőrzéseket, ahol szükséges, hogy lehetővé tegye a nyílt kommunikációt a negatív következményektől való félelem nélkül
A szerződő felek közötti folyamatos elkötelezettség, átláthatóság és bizalom nagyban hozzájárul a konfliktusok megelőzéséhez.
Proaktívan kezelje a szerződéses kockázatokat
Ha proaktívak vagyunk a kockázatok korai felismerésében és csökkentésében, az csökkenti a vitákat is. Néhány ajánlás:
- Végezzen kellő gondosságot az összes szállítóra/partnerre vonatkozóan a megállapodások véglegesítése előtt.
- Készítsen készenléti terveket a gazdasági változásokra, a termelési késésekre, a vezetőváltásokra és más lehetséges forgatókönyvekre.
- Eszkalációs protokollok kidolgozása az aggodalmak azonnali feltárására és megoldására.
- Olyan szerződéses mechanizmusok beépítése, amelyek lehetővé teszik a feltételek rugalmas módosítását, ha a feltételek jelentősen megváltoznak.
- megadása vitarendezési módszerek az Egyesült Arab Emírségekben keretet ad a viták felmerülésekor.
A lehetséges problémás területek megelőzésével kevesebb olyan vita merül fel, amely jogi beavatkozást tesz szükségessé.
Kövesse a szerződéskezelés bevált gyakorlatait
Vannak fontos szerződésmegfelelőségi és adminisztrációs protokollok is, amelyeket a vállalatoknak be kell tartaniuk:
- Szisztematikusan kövesse nyomon a szerződések mérföldköveit és teljesítéseit.
- Tárolja az összes szerződéses dokumentációt egy szervezett központi adattárban.
- A módosítások, változtatások és kivételek körüli folyamatok vezérlése.
- Kövesse nyomon a szabályozási változásokat, amelyek hatással lehetnek a szerződéses kötelezettségekre.
A szigorú, mégis agilis szerződéskezelés maximalizálja a megállapodások betartását, miközben minimalizálja a vitákat.
Használja ki az alternatív vitarendezést
Ha szerződési nézeteltérés merül fel, a peres eljárás nem lehet az alapértelmezett megközelítés. Alternatív vitarendezés (ADR) az olyan módszerek, mint a választottbíróság, a közvetítés vagy a tárgyalásos egyezség a legtöbb esetben előnyösebbek. Az előnyök közé tartozik:
- Alacsonyabb költségek – Az ADR átlagosan 20% alatti a perköltség.
- Gyorsabb felbontás – A viták évek helyett hónapok alatt megoldódnak.
- Megőrzött kapcsolatok – A megközelítések inkább együttműködőek.
Győződjön meg arról, hogy szerződései tartalmaznak olyan ADR-kikötéseket, amelyek jóhiszemű erőfeszítéseket írnak elő a konfliktusok bírósági bejelentések nélküli megoldására.
Ügyeljen a korlátozási időszakokra
Végül ügyeljen arra, hogy a szerződésszegés miatti bírósági kereset benyújtása szigorú határidőkhöz kötött. A elévülési idő szerződéses viták esetén a joghatóságtól és a körülményektől függően 4 és 10 év között lehet. Konkrét jogaival és korlátozásaival kapcsolatban forduljon ügyvédhez.
A viták elkerülésének prioritássá tételével a vállalatok jelentős megtakarításokat érhetnek el, miközben védik üzleti érdekeiket és kapcsolataikat. Használja ezeket a szerződéses kockázatcsökkentési bevált gyakorlatokat a költséges konfliktusok elleni biztosítási formaként.
Miért olyan problémásak a szerződéses viták a vállalkozások számára?
Mielőtt belevágnánk a megoldásokba, fontos kiemelni a szerződéses viták jelentős negatív hatásait. Ezek végül minden érintett számára vesztes-vesztes helyzetek.
Szakértői elemzések szerint az átlagos szerződési vita egy vállalkozásnak több mint 50,000 XNUMX dollárba kerül közvetlen jogi kiadások. És ez nem veszi figyelembe az elvesztegetett időt, lehetőségeket, a személyzet termelékenységét és a jó hírnév károsodását – ezek mind jelentősen összeadódnak.
A konkrét hátrányok közé tartozik:
- Pénzügyi költségek – Az ügyvédi díjaktól az egyezségekig vagy ítéletekig a szerződéses viták magas pénzügyi kiadásokkal járnak.
- Időköltségek – A viták hihetetlenül sok vezetési órát vesznek igénybe, amit hatékonyabb működési ügyekre lehetne fordítani.
- A kapcsolat megromlása – A konfliktusok elkeserítik az üzleti kapcsolatokat, partnerkapcsolatokat és ügyfélkapcsolatokat, amelyek előnyösek voltak.
- Elmaradt célok – A bizonytalanság azt jelenti, hogy a projektek és a növekedési tervek végül elhúzódnak vagy teljesen megszakadnak.
- A hírnév sérelme – A szerződésszegések vagy konfliktusok nyilvánosságra kerülése, még ha megoldják is, sérti a márka megítélését.
Amint kiemeltük, pénzügyileg és stratégiailag sokkal fájdalmasabb a szerződéstüzek leküzdése, mint a proaktív intézkedésekkel való megelőzése.
A jól megtervezett szerződés jellemzői
Tekintettel a rossz szerződéskötés kockázataira, mitől lehet végrehajtható, vitatűrő megállapodás? Minden erős, egyértelmű üzleti szerződésnek több kulcselemet kell tartalmaznia:
Pontos terminológia – Kerülje el a jogi zsargont és a szakmai beszédet azáltal, hogy egyszerű, egyértelmű kifejezéseket használ a felelősségek, szabványok, eshetőségek és folyamatok leírására.
Meghatározott szállítmányok – Adjon meg konkrét mérőszámokat és konkrét példákat a szerződés teljesítésére, mint például a működő szoftver szállítása X dátumig vagy Y szolgáltatási szint biztosítása.
Világosan körülhatárolt időkeretek – Gondoskodjon arról, hogy a szerződés teljesítésével kapcsolatos összes határidőt és időtartamot egyértelműen rögzítsék, valamint rugalmassági záradékokat, ha módosítások válnak szükségessé.
Fizetési adatok – Tartalmazza a számlázási/fizetési összegeket, ütemezéseket, módszereket, a felelős feleket és az elmulasztott fizetések kárpótlási jegyzőkönyveit.
Teljesítmény mechanizmusok – Vázolja fel a formális minőségbiztosítási eljárásokat, amelyek meghatározzák a szolgáltatási referenciaértékeket, a jelentési igényeket, a megfelelőség-ellenőrzési eszközöket és a szolgáltatásnyújtással kapcsolatos folyamatos fejlesztési elvárásokat a szerződés időtartama alatt.
A vitarendezési előírások – Biztosítson szabályokat és módszereket a közvetítői kísérletekre egy meghatározott időtartamra a peres eljárás megkezdése előtt – például kötelező 60 napos alternatív vitarendezési (ADR) eljárás, amely választottbírósági meghallgatásokat vagy semleges felekkel folytatott tárgyalásokat foglal magában.
Leállítási protokoll – A szabványos szerződések kikötéseket tartalmaznak a felmondás feltételeiről, az értesítési szabályzatokról, az aktív kötelezettségvállalásokkal kapcsolatos felelősségekről stb., ha a kapcsolat megszűnik.
Az átfogó, világosan megfogalmazott szerződések megalkotásába fektetett erőforrások nagymértékben hozzájárulnak a kétértelműségre vagy nem megfelelő szabványokra összpontosító viták elkerülésére.
Hatékony kommunikációs stratégiák
Mint említettük, a rossz kommunikáció katalizátora a szerződéses viták jelentős részének. Számos bevált gyakorlatot kell követnie a szerződő feleknek:
Rendszeres állapotfrissítések – Állítson be ütemet az e-mailben, telefonon/videokonferencián, adatjelentéseken vagy személyes megbeszéléseken keresztül történő bejelentkezéshez. Ezek lehetnek heti, havi vagy negyedévesek, a projekt hosszától és összetettségétől függően. Mindkét fél a határidőkhöz képest státuszt biztosít, felszámolja az akadályokat, tisztázó kérdéseket tesz fel, és igazodik a közelgő prioritásokhoz.
Folyamatos nyílt párbeszéd – Ösztönözze mind a belső csapattagokat, mind a külső szállítókat/partnereket, hogy azonnal hangot adjanak a szerződés végrehajtásával vagy a feltárt lehetséges problémákkal kapcsolatos aggályaiknak. Nyitott, hibáztatástól mentes környezet kialakítása, amely az együttműködésen alapuló problémamegoldásra összpontosít.
Írásos dokumentáció – Minden szóbeli megbeszélést, kérdést, változtatási megállapodást és az értekezletekből származó cselekvési tervet feljegyzésekben vagy e-mailekben időbélyeggel kell dokumentálni. Ez a papírnyom hasznos bizonyítékot szolgáltat arra az esetre, ha vita támadna arról, hogy ki és mikor vállalta, hogy mit szállít.
A szerződéses konfliktusok korlátozását szolgálja a kitartó, őszinte és bizalmon alapuló kapcsolatok fenntartása. Fontolja meg azt is, hogy mindkét oldalon hivatalos szerződésmenedzsereket jelöljenek ki, akik felelősek a kockázatcsökkentésért és a viták elkerüléséért a folyamatos elkötelezettség révén.
Gyakori szerződéses kockázati tényezők, amelyeket csökkenteni kell
Míg a kockázatok maguk nem közvetlenül viták, a kockázatok proaktív azonosításának és kezelésének elmulasztása megnyitja az ajtót a problémák teljes körű vitákká fajulnak. Tekintsük a legelterjedtebb kockázatokat, amelyeket a szerződéskezelő csapatának figyelnie kell:
Belső operatív műszakok – Az Ön oldalán bekövetkező jelentős változások, mint például az iroda áthelyezése, technológiai cserék, személyzet fluktuációja vagy módosított üzleti modellek, negatívan befolyásolhatják a szerződés teljesítését vagy az elégedettséget. Az ilyen forgatókönyvek figyelembevételével dolgozzon ki mérséklési terveket.
Külső piaci változások – Az olyan erők, mint az új innovációk, a jogi/szabályozási változások vagy az ellátási lánc zavarai, válaszul szerződésmódosítást igényelhetnek. Rendszeresen ellenőrizze ezeket, és ennek megfelelően frissítse a megállapodásokat.
Gazdasági hanyatlás – A visszaesések befolyásolhatják a partnerek teljesítési képességét, ha a csökkent értékesítési volumen megterheli kapacitásukat és erőforrásaikat. Tekintse meg a laza vagy innovatív új partnerségi modellek építését a gazdasági bizonytalanság ellensúlyozására.
Eladói hiányosságok – Az outsourcing szállítóinak nehézségekbe ütközhetnek a szerződéses feltételek teljesítése a határidők, a költségek vagy a minőség tekintetében a munkaerőhiány vagy az elavult képességeik miatt. Proaktívan kérjen készenléti terveket, és szükség esetén azonosítson alternatív szolgáltatókat.
Adatbiztonsági fenyegetések – A hackelés, a rosszindulatú programok vagy az illetéktelen hozzáférés megsértése veszélybe sodorhatja a szerződés hatálya alá tartozó kritikus IP- és ügyféladatokat. Az összes legújabb biztonsági védelem és intézkedés biztosítása a partnerektől segít elkerülni ezt a vitát eredményező kitettséget.
A különféle kockázatok felmérése és kezelése körüli éberség minden felet összehangoltan, elkötelezetten tart és képes korrigálni, mielőtt a megállapodásokat megsértenék, ami konfliktusokhoz vezetne.
Belső szerződéskezelési legjobb gyakorlatok
A szerződések professzionális kezelése, miután megkötötték a szerződéseket, jelentősen korlátozza a vitákat is a tartós teljesítés biztosításával. Íme néhány szerződéskezelési protokoll, amelyet be kell vezetni:
Központi szerződéstár – Ez az irattári rendszer tartalmazza az összes aktív és archivált szerződést és kapcsolódó dokumentumot, mint például munkanyilatkozatok, kommunikációk, változási megbízások és teljesítményjelentések. Lehetővé teszi a könnyű keresést a szolgáltató nevek, szerződéskategóriák és egyéb szűrők alapján, amikor a kérdések megválaszolásához információkat kell lekérni.
Szerződési záradék kivonat – Használjon ki olyan technológiát, mint például az AI algoritmusok, amelyek automatikusan átvizsgálják a szerződéseket, és nyomkövetés céljából táblázatokba vagy adatbázisokba vonják ki a fontos kikötéseket és adatpontokat. Ez segít a kulcsszavak gyorsabb megjelenítésében.
Végrehajtási naptár követése – Vezessen egy naptárt vagy Gantt-diagramot, amely feljegyzi az egyes szerződésekben megkövetelt összes főbb mérföldkövet és teljesítést. Állítson be emlékeztetőket a határidőkre és a szükséges jelentésekre a megfelelőség ellenőrzésének biztosítása érdekében.
Állapotjelentés elemzése – Tekintse át a szállítóktól vagy partnerektől származó, a szerződés-végrehajtási fő teljesítménymutatókkal kapcsolatos időszakos jelentéseket, például a költségeket, a határidőket és a nyújtott szolgáltatási szinteket. Az eszkaláció elkerülése érdekében azonnal azonosítsa az alulteljesítő területeket, és forduljon a partnerhez.
Változtassa meg az ellenőrzési folyamatokat – A szerződésmódosításokhoz, helyettesítésekhez, felmondásokhoz és meghosszabbításokhoz kapcsolódó változásokat egy egyszerűsített munkafolyamattal kell ellenőrizni, beleértve a jogi és vezetői jóváhagyásokat is. Ez az irányítás segít elkerülni a jogosulatlan módosításokat, amelyek vitákhoz vezetnek.
Megfelelő dokumentációs higiénia – A szabványos elnevezési konvenciók követése, a tárolási protokollok és a szerződéses iratok megőrzési szabályzata elkerüli a helytelen elhelyezést, a manipulációt, a manipulációt vagy az elvesztést – ez a tényekkel kapcsolatos nézeteltérések gyakori kiváltó oka.
Az aláírás után kezeletlenül hagyott szerződések könnyen eltévednek, elfelejtődnek és félreértelmezhetők. A szerződéskezelési bevált gyakorlatok intézményesítése segít fenntartani a felek közötti pozitív munkakapcsolatokat és a kölcsönös sikert.
Alternatív vitarendezési módszerek és előnyök
Ha a felek minden erőfeszítés ellenére kibékíthetetlen vita felé haladnak, nem a peres eljárás lehet az alapértelmezett következő intézkedés. Inkább az alternatív vitarendezési (ADR) technikák, mint a választottbíróság, a közvetítés vagy az együttműködésen alapuló tárgyalás, gyorsabban, olcsóbban és fenntarthatóbb módon oldhatják meg a konfliktusokat.
Közvetítés magában foglalja egy semleges, harmadik fél közvetítő alkalmazását, aki jártas a facilitációban, tárgyalásban és konfliktusmegoldásban, hogy mindkét féllel együttműködjön a közös érdekek azonosítása és a konszenzusos megállapodások elérése érdekében. A közvetítőnek nincs döntési jogköre az elszámolási feltételeket illetően – egyszerűen elősegíti a konstruktív párbeszédet és a kölcsönös előnyök feltárását.
Döntőbíráskodás formálisabb, ahol egy harmadik fél választottbíró (általában iparági szakértő) ugyanúgy meghallgatja az ütköző felek érveit és bizonyítékait, mint egy bíró. A választottbíró ezt követően kötelező erejű határozatot hoz a vita megoldásáról. Az eljárási szabályok szabályozzák a választottbírósági eljárást, amely strukturált meghallgatásszerűen zajlik.
Tárgyalásos egyezség egyszerűen jóhiszemű együttműködési megbeszélések maguk a vitázók között harmadik fél nélkül. mindazonáltal magasabb vezetők vagy jogi/megfelelőségi tanácsadók jellemzően bevonják mindkét oldal érdekeit. Az elszámolási feltételekről közvetlenül ezek a kulcsfontosságú érdekeltek döntenek.
Az alábbiakban felsorolunk néhány főbb előnyt, amelyekkel a peres eljárás előtt ezeket az alternatívákat választja:
Időmegtakarítás – A vitákat hetek vagy hónapok alatt oldják meg, nem pedig évek alatt a bíróságokkal. A kevesebb eljárás gyorsabb eredményt tesz lehetővé.
Költségmegtakarítás – A közvetített vagy választottbírósági egyezségekkel kapcsolatos ügyvédi díjak, adminisztrációs költségek és kártérítések elhalványulnak a bírósági határozatokhoz képest.
Kontroll megtartása – A felek maguk döntenek a megoldásokról, szemben az eredményeket bíró vagy esküdtszék kezébe adva.
Kapcsolat megőrzése – A megközelítések célja a közös nevező megtalálása, nem pedig a hibáztatás, lehetővé téve a partnerségek folytatását.
Adatvédelem – A nyilvános tárgyalásoktól eltérően az ADR lehetővé teszi a felek számára, hogy a viták részleteit és a védett információkat bizalmasan kezeljék nyilvános nyilvántartás helyett.
Tekintettel a szerződéses perek csillagászati költségeire, időtartamára és kiszámíthatatlanságára, az ADR-stratégiákat érdemes először komolyan megvizsgálni.
Fordítson figyelmet a szerződéses korlátozási időszakok megszegésére
Végül egy fontos, de néha figyelmen kívül hagyott terület, amelyet meg kell érteni, az elévülési időszakok, amelyek szabályozzák a szerződésszegés miatti bírósági kereset benyújtását. Ezek a szigorú határidők határozzák meg, hogy mennyi ideig kell valakinek hivatalos jogi keresetet indítania egy másik fél ellen a szerződéses kötelezettségek teljesítésének elmulasztása miatt, mielőtt a jogorvoslathoz való joga lejár.
A szerződésszegéssel kapcsolatos jogviták elévülési ideje átlagosan 4-6 év, és az óra a legtöbb esetben a kezdeti szerződésszegés napján kezdődik, nem pedig a felfedezés időpontjában. A határidők kiszámításával kapcsolatos egyéb adatok a joghatóságtól, az iparágtól, a szerződés sajátosságaitól és a szerződésszegés természetétől függenek.
Tekintettel arra, hogy a bíróságok szigorúan betartják ezeket a határértékeket, kulcsfontosságúvá válik a jogsértések azonnali rögzítése, és jogi tanácsadás igénybevétele a jogokkal és az opciókkal kapcsolatban, amikor a szerződő fél először akadozik a teljesítések terén. A késedelem elveszítheti az összes jövőbeni követelési jogot.
Noha egyetlen vállalkozás sem számít arra, hogy a szerződések első megkötésekor bírósági úton kell megküzdenie a szerződéses vitákkal, a lejárati idők ismerete továbbra is fontos védelem a hátsó zsebében, ha a kapcsolatok minden erőfeszítés ellenére megromlanak.
Zárva
A szerződéses viták elkerülése szorgalmat igényel az ügylet teljes életciklusa során – a gondos kidolgozástól a végrehajtás alatti folyamatos elkötelezettségen át a gyors cselekvésig, ha problémák merülnek fel. Alkalmazza ezeket az iparági bevált gyakorlatokat a szerződéses kockázatok mérséklésével és a vitamegelőzéssel kapcsolatban, és vállalkozása jelentős pénzügyi, termelékenységi és kapcsolati előnyöket érhet el, miközben kimarad a perből. Használjon technológiai megoldásokat a szerződéskezelési munkafolyamatok automatizálásához, így csapata a nagy értékű kockázatelemzésre és a partnerekkel való kapcsolatépítésre összpontosíthat. Végezetül, ne habozzon korán jogi tanácsadást kérni, ha olyan kockázatokat azonosítanak, amelyek megfékezéséhez szakértői útmutatásra van szükség. Fektessen be előre a szerződés sikerébe, és hosszú távon jelentős eredményeket érjen el.
