Најдобри начини да се избегнат спорови со договори

Со склучување договор се воспоставува правно обврзувачки договор помеѓу две или повеќе страни. Додека повеќето договори се одвиваат непречено, споровите може и се случуваат поради недоразбирања за условите, неисполнување на обврските, економски промени и многу повеќе. Договорни спорови завршуваат да бидат исклучително скапи за бизниси во однос на парите, времето, односите, репутацијата на компанијата и пропуштените можности. Затоа е критично да се фокусирате спречување на спорови преку проактивно управување со договори.
Разбирање на нијансите на Граѓанско право во ОАЕ може многу да помогне во изготвувањето договори кои се јасни, сеопфатни и во согласност со локалните регулативи, со што се минимизира веројатноста за појава на спорови.

Оваа статија ги прикажува најефективните стратегии и најдобри практики бизниси треба да се вработат за да се намалат ризици од договорот   избегнувајте спорови:

Имајте добро подготвен, недвосмислен договор

Првиот клучен чекор е да се осигурате дека имате писмен договор кој точно и темелно ги претставува договорените услови, одговорности, испораки, временски рамки и други суштински детали за различни видови граѓански предмети.

• Двосмислен јазик е еден од најголемите двигатели на конфузија и несогласувања околу толкување на договорот. Користењето јасна, прецизна терминологија и дефинирањето на клучните термини е од витално значење.
• Работете со квалификуван адвокат за да го разгледате и зајакнете јазикот на договорот за да ги затворите дупките и да ги решите потенцијалните проблеми.
• Вклучете одредби за решавање спорови однапред, како што е задолжителна арбитража или трговско посредување пред судски спор.

Да се ​​има цврста основа во форма на детален, недвосмислен договор ги спречува повеќето недоразбирања за правата и должностите на секоја страна.

Одржувајте силна комуникација

Слаба комуникација е уште еден примарен извор на договорни спорови. За да го избегнете ова:

• Поставете редовни чекирања, ажурирања на статусот и протоколи за известување за да ги одржувате усогласени сите страни.
• Документирајте ги сите промени на условите на договорот или распоредот во писмена форма, со потпишување од овластени претставници на секоја страна.
• Адресирајте ги проблемите, грижите и барањата веднаш и соработувајте за да најдете заеднички прифатливи решенија.
• Контролите на доверливоста на Институтот каде што е потребно за да се овозможи отворена комуникација без страв од негативни последици

Постојаниот ангажман, транспарентноста и довербата меѓу договорните страни оди на долг пат кон спречување на конфликти.

Проактивно управувајте со ризиците од договорот

Да се ​​биде проактивен за рано идентификување и ублажување на ризиците, исто така, ги намалува споровите по патот. Некои препораки:

• Вршете длабинска анализа на сите продавачи/партнери пред да ги финализирате договорите.
• Изградете планови за вонредни ситуации за економски промени, доцнење во производството, промени во раководството и други можни сценарија.
• Развијте протоколи за ескалација за брзо откривање и решавање на проблемите.
• Вклучете договорни механизми кои овозможуваат флексибилност за менување на условите доколку условите значително се променат.
• Специфицирање методи за решавање спорови во ОАЕ обезбедува рамка кога се појавуваат спорови.

Подигнувањето пред потенцијалните проблематични области значи дека се појавуваат помалку спорови кои бараат правна интервенција.

Следете ги најдобрите практики за управување со договори

Исто така, постојат важни протоколи за усогласеност со договорот и администрација што компаниите треба да ги имаат:

• Систематски следете ги пресвртниците на договорот и испораките.
• Чувајте ја целата договорна документација во организирано централно складиште.
• Контролирајте ги процесите околу модификациите, промените и исклучоците.
• Следете ги промените во регулативата што може да влијаат на договорните обврски.

Строго, но агилно управување со договори го максимизира придржувањето до договорите додека ги минимизира споровите.

Искористете го алтернативното решавање спорови

Доколку дојде до несогласување со договорот, судскиот спор не треба да биде стандарден пристап. Алтернативно решавање спорови (АДР) Во повеќето случаи се претпочитаат методи како арбитража, медијација или спогодба со преговарање. Придобивките вклучуваат:

• Пониски трошоци – ADR во просек изнесува под 20% од трошоците за судски спорови.
• Побрза резолуција – Споровите наместо со години се решаваат со месеци.
• Зачувани односи – Пристапите се повеќе колаборативни.

Погрижете се вашите договори да вклучуваат одредби за ADR со кои се наложуваат напори со добра волја за решавање на конфликтите без поднесување на суд.

Обрнете внимание на периодите на ограничувања

Конечно, имајте предвид дека поднесувањето судско барање за прекршување на договорот е предмет на строги рокови. На рок на ограничувања за договорни спорови може да се движат од 4 до 10 години во зависност од надлежноста и околностите. Консултирајте се со адвокат во врска со вашите специфични права и ограничувања.

Со тоа што избегнувањето спорови ќе биде приоритет, компаниите можат да соберат значителни заштеди додека ги штитат своите деловни интереси и односи. Користете ги овие најдобри практики за ублажување на ризикот од договорот како форма на осигурување од скапи конфликти.

Зошто договорните спорови се толку проблематични за бизнисите

Пред да навлезете во решенијата, важно е да се истакне суштинските негативни влијанија на договорните спорови. Тие завршуваат како загуби-губат ситуации за сите вклучени.

Според стручните анализи, просечниот договорен спор чини бизнис над 50,000 долари директни правни расходи. И тоа не значи загубено време, можности, продуктивност на персоналот и штета на репутацијата - што сето тоа значително се зголемува.

Специфичните недостатоци вклучуваат:

• Финансиски трошоци – Од правни такси до спогодби или пресуди, договорните спорови имаат високи парични трошоци поврзани со нив.
• Временски трошоци – Споровите заземаат неверојатен број часови за управување кои би можеле да се искористат за попродуктивни оперативни работи.
• Влошување на врската – Конфликтите ги влошуваат деловните врски, партнерствата и односите со клиентите кои беа корисни.
• Промашени цели – Неизвесноста значи дека проектите и плановите за раст завршуваат одложени или целосно откажани.
• Повреда на репутацијата – Прекршувањата на договорите или конфликтите кои се објавуваат, дури и ако се решат, му наштетуваат на оценката на брендот.

Како што беше нагласено, на крајот е многу поболно финансиски и стратешки да се борат против пожарите отколку да се спречат со проактивни мерки.

Карактеристики на добро изготвен договор

Со оглед на ризиците околу лошото склучување договори, што го прави спроведлив договор, отпорен на спорови? Постојат неколку клучни елементи што треба да ги содржи секој силен, недвосмислен деловен договор:

Прецизна терминологија – Избегнувајте правен жаргон и технички говор со користење на едноставни, јасни фрази за опишување на одговорности, стандарди, непредвидени ситуации и процеси.

Дефинирани испораки – Обезбедете специфични метрики и конкретни примери за исполнување на договорот, како испорака на работен софтвер до датумот X или обезбедување на ниво на услуга Y.

Јасно исцртани временски рамки – Осигурајте се дека сите рокови и времетраење поврзани со извршувањето на договорот се експлицитно опфатени, заедно со клаузули за флексибилност доколку станат неопходни измени.

Детали за плаќање – Вклучете износи за фактурирање/плаќање, распореди, методи, одговорни страни и протоколи за санација за пропуштени плаќања.

Механизми за изведба – Наведете формални процедури за гаранција за квалитет кои ги дефинираат стандардите за услуги, потребите за известување, алатките за следење на усогласеноста и очекувањата за континуирано подобрување околу испораката на услугите во текот на животниот век на договорот.

Спецификации за решавање спорови – Обезбедете правила и методи со кои се регулираат обидите за медијација за одреден временски период пред да започнете судски спор – нешто како задолжителен 60-дневен процес за алтернативно решавање спорови (АДР) кој се состои од арбитражни сослушувања или преговори со неутрална страна.

Протокол за прекинување – Стандардните договори вклучуваат клаузули околу условите за раскинување, политики за известување, одговорности околу активните ангажмани и така натаму доколку врската се распадне.

Инвестирањето ресурси во изработка на сеопфатни, јасно формулирани договори оди на долг пат кон избегнување спорови фокусирани на нејаснотија или неусогласени стандарди.

Ефективни комуникациски стратегии

Како што споменавме, лошата комуникација е катализатор за значителен дел од договорните спорови. Постојат неколку најдобри практики што договорните страни треба да ги следат:

Редовни ажурирања на статусот – Поставете каденца за пријавување преку е-пошта, телефонски/видео-конференции, извештаи за податоци или состаноци лично. Тие може да бидат неделни, месечни или квартални во зависност од должината и сложеноста на проектот. Двете страни обезбедуваат статус во однос на временските рокови, решаваат пречки, поставуваат појаснувачки прашања и се усогласуваат со претстојните приоритети.

Тековен отворен дијалог – Охрабрете ги и внатрешните членови на тимот и надворешните продавачи/партнери веднаш да изразат загриженост што ја имаат поврзано со извршувањето на договорот или со идентификуваните потенцијални проблеми. Развијте отворена средина без вина фокусирана на заедничко решавање на проблеми.

Писмена документација – Сите вербални дискусии, прашања, договори за промени и акциони планови од состаноците треба да бидат документирани во белешки или е-пошта со временски печати. Оваа хартиена трага дава корисни докази доколку се појави спор околу тоа кој се согласил да испорача до кога.

Одржувањето на постојани, искрени и засновани на доверба односи служат за ограничување на договорните конфликти. Исто така, размислете за назначување менаџери со формални договори од двете страни одговорни за ублажување на ризикот и избегнување спорови преку тековен ангажман.

Заеднички фактори на ризик за договор за ублажување

Иако самите ризици не се директно спорови, неуспехот проактивно да се идентификуваат и да се решат ризиците ја отвораат вратата за прашања кои ескалираат во целосни спорови. Ајде да ги погледнеме најраспространетите ризици што треба да ги следи вашиот тим за управување со договор:

Внатрешни оперативни смени – Големите промени на ваша страна, како што се преместување на канцеларија, замена на технологија, промена на персоналот или изменети деловни модели, може негативно да влијаат на испораката на договорот или на задоволството. Развијте планови за ублажување кои ги опфаќаат овие сценарија.

Промени на надворешниот пазар – Силите како нови иновации, законски/регулаторни промени или прекини во синџирот на снабдување може да бараат модификации на договорот како одговор. Проверувајте ги овие рутински и ажурирајте ги договорите соодветно.

Економски падови – Падот може да влијае на способноста на партнерите да испорачаат доколку намалениот обем на продажба ги оптоварува нивните капацитети и ресурси. Разгледајте го градењето опуштени или иновативни нови модели на партнерство за да се спротивстави на економската несигурност.

Недостатоци на продавачите – Вашите аутсорсинг добавувачи може да доживеат проблеми со исполнувањето на условите на договорот околу временските рокови, трошоците или квалитетот поради нивниот недостиг од персонал или застарени способности. Проактивно побарајте планови за вонредни ситуации и идентификувајте алтернативни даватели по потреба.

Закани за безбедноста на податоците – Прекршувањата од хакирање, малициозен софтвер или неовластен пристап може да ги стават во опасност критичните IP и податоците на клиентите покриени со договор. Обезбедувањето на сите најнови безбедносни заштити и мерки од партнерите помага да се избегне оваа изложеност што доведува до спорови.

Да се ​​биде внимателен околу проценката и справувањето со различни ризици ги одржува сите страни усогласени, ангажирани и способни да се поправат пред да се прекршат договорите, што доведува до конфликти.

Најдобри практики за управување со договори во внатрешноста

Професионалното управување со договорите штом ќе се извршат, исто така, значително ги ограничува споровите со тоа што обезбедува одржливо извршување. Еве неколку протоколи за управување со договори што треба да се воспостават:

Централно складиште за договори – Во овој систем на евиденција се сместени сите активни и архивирани договори и сродни документи како што се изјави за работа, комуникации, налози за промени и извештаи за изведба. Овозможува лесно пребарување врз основа на имињата на провајдерите, категориите на договори и други филтри кога треба да се преземат информации за да се одговори на прашања.

Извлекување на договорна клаузула – Искористете ја технологијата како алгоритми за вештачка интелигенција што може автоматски да скенира договори и да извлече важни клаузули и точки на податоци во табели или бази на податоци за следење. Ова помага побрзо да се појават клучните поими.

Следење на календарот за извршување – Одржувајте календар или Гант табела во која се забележуваат сите главни пресвртници и испораки што се бараат според секој договор. Поставете потсетници за рокови и потребни извештаи за да обезбедите следење на усогласеноста.

Анализа на извештај за статус – Прегледајте ги периодичните извештаи од продавачите или партнерите поврзани со KPI за извршување на договорот, како што се трошоците, временските рокови и нивоата на испорачани услуги. Идентификувајте ги областите со недоволно работење веднаш за да ги решите со договорната страна за да избегнете ескалација.

Променете ги контролните процеси – Промените поврзани со измените, замените, раскинувањата и продолжувањата на договорите треба да се контролираат преку рационализиран работен тек, вклучувајќи законски и извршни одобренија. Ова управување помага да се избегнат неовластени модификации што доведуваат до спорови.

Правилна хигиена на документацијата – Следејќи ги стандардизираните конвенции за именување, протоколите за складирање и политиките за задржување на договорните записи, се избегнува погрешно поставување, манипулација, манипулација или загуба – вообичаени предизвикувачи за несогласувања околу фактите.

Договорите кои остануваат неуправувани по потпишувањето лесно се погрешно поставени, заборавени и погрешно протолкувани. Институционализацијата на најдобрите практики за управување со договори помага да се одржат позитивни работни односи меѓу страните и заеднички успех.

Алтернативни методи и придобивки за решавање спорови

Ако страните се упатат кон непомирлив спор и покрај најдобрите напори, парницата не треба да биде основната следна мерка. Наместо тоа, техниките за алтернативно решавање спорови (АДР), како што се арбитража, медијација или заедничко преговарање, можат да ги решат конфликтите побрзо, поевтино и на поодржлив начин.

посредување вклучува ангажирање неутрален посредник од трета страна, вешт во олеснување, преговарање и разрешување конфликти за да работи со двете страни, идентификувајќи ги заедничките интереси и постигнувајќи договори за консензус. Медијаторот нема овластување за одлучување околу условите за спогодување - тие едноставно поттикнуваат конструктивен дијалог и истражување на взаемни придобивки.

арбитража е поформален, каде арбитер од трета страна (обично експерт од индустријата) слуша аргументи и докази од конфликтните страни слично како судија. Арбитерот потоа донесува обврзувачка одлука за тоа како да се реши спорот. Процедуралните правила го регулираат арбитражниот процес кој се одвива како структурирана расправа.

Договорено решение е едноставно добронамерни заеднички дискусии меѓу самите спорни лица без трето лице. сепак високи лидери или правни советници/советници за усогласеност обично се вклучени за да ги застапуваат интересите на секоја страна. Условите за порамнување се одлучуваат директно помеѓу овие клучни засегнати страни.

Подолу се дадени неколку главни предности за избор на овие алтернативи пред судски спор:

Заштеда на време – Споровите се решаваат за неколку недели или месеци, а не за години со судовите. Помалку процедури овозможуваат побрзи резултати.

Заштеди на трошоците – Адвокатските трошоци, административните трошоци и исплатите на штетите поврзани со посредуваните или арбитрираните спогодби се бледи во споредба со судските решенија.

Контрола на задржување – Страните сами одлучуваат за решенијата наспроти да ги остават резултатите во рацете на судијата или поротата.

Зачувување на односите – Пристапите имаат за цел да најдат заеднички јазик, наместо да ја утврдуваат вината, дозволувајќи партнерството да продолжи.

Заштита на податоци – За разлика од јавните испитувања, ADR им овозможува на страните да ги чуваат деталите за спорот и сопственичките информации доверливи наместо јавна евиденција.

Со оглед на астрономскиот трошок, времетраењето и непредвидливоста околу договорните тужби, стратегиите за ADR секогаш вредат најнапред сериозно да се истражуваат.

Обрнете внимание на прекршување на периодите на ограничување на договорот

Конечно, важна, но понекогаш занемарена област за разбирање се периодите на ограничувања што го регулираат поднесувањето судско барање за прекршување на договорот. Овие строги рокови диктираат колку долго некој треба да покрене формална правна постапка против друга страна за неисполнување на договорните обврски пред да истечат правата на правен регрес.

Периодите на ограничувања за прекршување на договорните спорови се просечно од 4 до 6 години, при што часовникот започнува на датумот на првичното прекршување наместо кога е откриен во повеќето случаи. Другите детали за пресметување на роковите зависат од јурисдикцијата, индустријата, спецификите на договорот и природата на прекршувањето.

Со оглед на тоа што судовите строго ги спроведуваат овие ограничувања, од суштинско значење е навремено да се евидентираат прекршувањата и да се бара правен совет околу правата и опциите кога другата страна прво ќе се поколеба во однос на испораките. Одложувањето може да ги изгуби сите идни права за побарување.

Иако ниеден бизнис никогаш не очекува да заврши во судски спорови за договори при првото склучување договори, да се знае дека роковите на истекување останува важна заштита што треба да ја имате во задниот џеб ако односите се влошат и покрај најдобрите напори.

Во затворање

Избегнувањето спорови со договор бара трудољубивост во текот на целиот животен циклус на зделката - од внимателно изготвување, до континуирано ангажирање за време на извршувањето, до брза акција доколку се појават проблеми. Применете ги овие најдобри практики во индустријата околу ублажување на ризикот од договор и спречување спорови, и вашиот бизнис може да оствари значителни финансиски, продуктивности и придобивки од односите додека ќе остане надвор од судот. Искористете ги технолошките решенија за автоматизирање на работните текови за управување со договори, ослободувајќи го вашиот тим да се фокусира на анализа на ризици со висока вредност и градење односи со партнерите. И на крај, не двоумете се да побарате правен совет рано ако се идентификуваат ризици кои бараат стручни насоки да се содржат. Инвестирајте во успехот на договорот однапред и добијте големи награди на долг рок.