As mellores formas de evitar disputas contractuais

A celebración dun contrato establece un acordo legalmente vinculante entre dúas ou máis partes. Aínda que a maioría dos contratos se desenvolven sen problemas, as disputas poden producirse e ocorren por malentendidos sobre as condicións, o incumprimento das obrigas, os cambios económicos e moito máis. Disputas contractuais acaba sendo moi custoso para empresas en termos de diñeiro, tempo, relacións, reputación da empresa e oportunidades perdidas. Por iso é fundamental centrarse prevención de disputas mediante a xestión proactiva dos contratos.
Comprender os matices de Dereito civil nos Emiratos Árabes Unidos pode axudar moito na redacción de contratos que sexan claros, completos e cumpran coa normativa local, minimizando así a probabilidade de que xurdan disputas.

Este artigo describe as estratexias e as mellores prácticas máis eficaces empresas debe empregar para reducir riscos do contrato   evitar disputas:

Ter un contrato ben redactado e inequívoco

O primeiro paso clave é asegurarse de ter un contrato escrito que represente de forma precisa e completa os termos, responsabilidades, entregas, prazos e outros detalles esenciais acordados en diferentes tipos de casos civís.

• Linguaxe ambigua é un dos maiores motores de confusión e desacordos interpretación do contrato. É fundamental utilizar unha terminoloxía clara e precisa e definir os termos clave.
• Traballe cun avogado cualificado para revisar e reforzar a linguaxe do contrato para pechar lagoas e resolver problemas potenciais.
• Incluír disposicións de resolución de disputas por adiantado, como arbitraxe obrigatorio ou mediación comercial antes do litixio.

Ter unha base sólida en forma de contrato detallado e inequívoco evita a maioría dos malentendidos sobre os dereitos e deberes de cada parte.

Manter unha forte comunicación

Mala comunicación é outra fonte primaria de disputas contractuais. Para evitar isto:

• Configure rexistros regulares, actualizacións de estado e protocolos de informes para manter todas as partes aliñadas.
• Documentar calquera cambio ás cláusulas ou calendarios do contrato por escrito, coa sinatura dos representantes autorizados de cada parte.
• Abordar problemas, preocupacións e solicitudes con prontitude e colaborar para atopar solucións mutuamente acordes.
• Instituír controis de confidencialidade onde sexa necesario para permitir unha comunicación aberta sen medo a repercusións negativas

O compromiso continuo, a transparencia e a confianza entre as partes contratantes permiten evitar conflitos.

Xestionar de forma proactiva os riscos dos contratos

Ser proactivo para identificar e mitigar os riscos desde o principio tamén reduce as disputas no futuro. Algunhas recomendacións:

• Realizar a debida dilixencia sobre todos os provedores/socios antes de finalizar os acordos.
• Construír plans de continxencia para quendas económicas, atrasos de produción, cambios de liderado e outros posibles escenarios.
• Desenvolver protocolos de escalada para axiña e resolver problemas.
• Incorporar mecanismos contractuais que permitan flexibilidade para modificar os termos se as condicións cambian significativamente.
• Especificando Métodos de resolución de disputas nos Emiratos Árabes Unidos proporciona un marco cando xorden disputas.

Adiantar as áreas problemáticas potenciais significa que xorden menos disputas que requiren intervención legal.

Siga as boas prácticas de xestión de contratos

Tamén existen importantes protocolos de cumprimento e administración de contratos que as empresas deberían ter en marcha:

• Fai un seguimento sistemático dos fitos e entregas do contrato.
• Almacene toda a documentación contractual nun repositorio central organizado.
• Procesos de control en torno a modificacións, cambios e excepcións.
• Vixiar os cambios normativos que poidan afectar ás obrigas contractuais.

A xestión de contratos estrita pero áxil maximiza o cumprimento dos acordos e minimiza as disputas.

Aproveitar a resolución alternativa de disputas

Se xorde un desacordo contractual, o litixio non debería ser o enfoque predeterminado. Resolución alternativa de disputas (ADR) métodos como a arbitraxe, a mediación ou a solución negociada son preferibles na maioría dos casos. Os beneficios inclúen:

• Menores custos – ADR media por debaixo do 20% do gasto do litixio.
• Resolución máis rápida - Os conflitos resólvense en meses en lugar de anos.
• Relacións preservadas – Os enfoques son máis colaborativos.

Asegúrate de que os teus contratos inclúan estipulacións de ADR que obrigan a esforzos de boa fe para resolver os conflitos sen solicitudes xudiciais.

Preste atención aos períodos de limitación

Finalmente, teña en conta que a presentación dunha reclamación xudicial por incumprimento do contrato está suxeita a prazos estritos. O prazo de limitación para as disputas contractuais pode ir de 4 a 10 anos dependendo da xurisdición e das circunstancias. Consulte a un avogado sobre os seus dereitos e restricións específicas.

Ao facer que a evitación de disputas sexa unha prioridade, as empresas poden obter un aforro substancial ao tempo que protexen os seus intereses e relacións comerciais. Use estas mellores prácticas de mitigación de riscos contractuais como unha forma de seguro contra conflitos custosos.

Por que as disputas contractuais son tan problemáticas para as empresas

Antes de entrar nas solucións, é importante destacar os importantes impactos negativos das disputas contractuais. Acaban sendo situacións de perda-perda para todos os implicados.

Segundo as análises de expertos, a media disputa contractual custa a un negocio máis de 50,000 dólares gastos xurídicos directos. E iso non ten en conta o tempo perdido, as oportunidades, a produtividade do persoal e os danos á reputación, que se suman de forma significativa.

Os inconvenientes específicos inclúen:

• Custos financeiros – Desde honorarios legais ata liquidacións ou sentenzas, os conflitos contractuais teñen elevados gastos monetarios asociados.
• Custa o tempo – As disputas ocupan un número incrible de horas de xestión que poderían ser utilizadas para asuntos operativos máis produtivos.
• Deterioro da relación – Os conflitos agroman as conexións comerciais, as asociacións e as relacións con clientes que foron beneficiosas.
• Obxectivos perdidos – A incerteza significa que os proxectos e plans de crecemento acaben atrasados ​​ou cancelados por completo.
• Dano á reputación – Os incumprimentos de contratos ou os conflitos que se publicitan, aínda que se resolvan, prexudican a reputación da marca.

Como se destacou, acaba sendo moito máis doloroso financeira e estratexicamente loitar contra os incendios dos contratos que evitalos con medidas proactivas.

Características dun contrato ben redactado

Tendo en conta os riscos derivados da mala contratación, que fai un acordo exixible e resistente a disputas? Hai varios elementos clave que todo contrato comercial sólido e inequívoco debe conter:

Terminoloxía precisa – Evita a xerga xurídica e o discurso técnico mediante o uso de frases sinxelas e sinxelas para describir responsabilidades, estándares, continxencias e procesos.

Entregables definidos – Proporcionar métricas específicas e exemplos concretos de cumprimento do contrato, como a entrega de software en funcionamento na data X ou a prestación do nivel de servizo Y.

Períodos de tempo claramente definidos – Garantir que se recollen de forma explícita todos os prazos e duracións relacionados coa execución do contrato, así como as cláusulas de flexibilidade se fosen necesarias modificacións.

Datos de pago – Incluír importes de facturación/pago, calendarios, métodos, responsables e protocolos de remediación dos pagos perdidos.

Mecanismos de actuación – Describir procedementos formais de garantía de calidade que definen os puntos de referencia do servizo, as necesidades de informes, as ferramentas de seguimento do cumprimento e as expectativas de mellora continua en torno á prestación do servizo ao longo da vida do contrato.

Especificacións de resolución de controversias – Proporcionar regras e métodos que rexen os intentos de mediación durante un período de tempo determinado antes de iniciar un litixio, algo así como un proceso obrigatorio de resolución alternativa de disputas (ADR) de 60 días que comprende audiencias de arbitraxe ou negociacións entre partes neutrales.

Protocolo de rescisión – Os contratos estándar inclúen cláusulas sobre condicións de rescisión, políticas de notificación, responsabilidades en torno a compromisos activos, etc. se a relación se disolve.

Investir recursos na elaboración de contratos completos e claramente redactados permite evitar disputas centradas na ambigüidade ou na falta de coincidencia dos estándares.

Estratexias de comunicación efectivas

Como se mencionou, a mala comunicación é un catalizador para unha parte importante das disputas contractuais. Hai varias boas prácticas que as partes contratantes deben seguir:

Actualizacións regulares de estado – Establece unha cadencia para os check-in por correo electrónico, teléfono/videoconferencias, informes de datos ou reunións presenciais. Estes poden ser semanais, mensuais ou trimestrais dependendo da lonxitude e complexidade do proxecto. Ambas as partes proporcionan un estatus fronte aos prazos, abordan obstáculos, fan preguntas aclaratorias e realízanse nas próximas prioridades.

Diálogo aberto en curso – Animar tanto aos membros do equipo interno como aos provedores/socios externos a que expresen inmediatamente as preocupacións que teñan relacionadas coa execución do contrato ou os posibles problemas identificados. Desenvolver un ambiente aberto e libre de culpas centrado na resolución colaborativa de problemas.

Documentación escrita – Todas as discusións verbais, preguntas, acordos sobre cambios e plans de acción das reunións deben documentarse en notas ou correos electrónicos con marcas de tempo. Este rastro en papel ofrece probas útiles se xurdise unha disputa sobre quen aceptou entregar o que para cando.

Manter relacións persistentes, directas e baseadas na confianza serve para limitar os conflitos contractuais. Considere tamén a designación de xestores de contratos formais de ambas as partes responsables da mitigación do risco e da evitación de disputas mediante un compromiso continuo.

Factores de risco comúns do contrato a mitigar

Aínda que os riscos non son directamente disputas en si, non identificar e abordar os riscos de forma proactiva abre a porta a problemas que se converten en disputas en toda regla. Vexamos os riscos máis frecuentes que debería supervisar o seu equipo de xestión de contratos:

Quendas operativas internas – Os cambios importantes do teu lado, como o traslado de oficinas, as substitucións de tecnoloxía, a rotación do persoal ou os modelos de negocio modificados, poderían influír negativamente na entrega do contrato ou na satisfacción. Desenvolver plans de mitigación para estes escenarios.

Cambios no mercado externo – Forzas como novas innovacións, cambios legais/regulatorios ou interrupcións na cadea de subministración poderían requirir modificacións do contrato como resposta. Comprobe estes habitualmente e actualice os acordos en consecuencia.

Descensos económicos – As desaceleracións poden afectar a capacidade dos socios para realizar entregas se o volume de vendas reducido afecta a súa capacidade e recursos. Mire a creación de novos modelos de asociación innovadores para contrarrestar a incerteza económica.

Deficiencias de provedores – Os seus provedores de subcontratación poden ter problemas para cumprir os termos do contrato en relación aos prazos, os custos ou a calidade debido á súa escaseza de persoal ou ás súas capacidades obsoletas. Solicite de forma proactiva plans de continxencia e identifique provedores alternativos segundo sexa necesario.

Ameazas á seguridade dos datos – As infraccións de piratería, software malicioso ou acceso non autorizado poden poñer en risco os datos críticos da IP e dos clientes cubertos por un contrato. Asegurar todas as medidas e proteccións de seguridade máis recentes dos socios axuda a evitar que esta exposición leve a disputas.

Estar atento ao avaliar e abordar varios riscos mantén a todas as partes aliñadas, comprometidas e capaces de corrixir antes de que se infrinxan os acordos, o que provoca conflitos.

Dentro das boas prácticas de xestión de contratos

A xestión profesional dos contratos unha vez executados tamén limita substancialmente as disputas ao garantir un rendemento sostido. Estes son algúns protocolos de xestión de contratos para instituír:

Repositorio central de contratos – Este sistema de rexistro alberga todos os contratos activos e arquivados e documentos relacionados, como estados de traballo, comunicacións, ordes de modificación e informes de execución. Permite realizar buscas sinxelas en función dos nomes dos provedores, categorías de contratos e outros filtros cando se precisa recuperar información para responder preguntas.

Extracción de cláusulas contractuais – Aproveita a tecnoloxía como os algoritmos de intelixencia artificial que poden escanear contratos automaticamente e extraer cláusulas e puntos de datos importantes en follas de cálculo ou bases de datos para o seguimento. Isto axuda a aparecer os termos clave máis rápido.

Seguimento do calendario de execución – Manteña un calendario ou un diagrama de Gantt que indique todos os fitos e entregas principais requiridos en cada contrato. Configure recordatorios de prazos e informes necesarios para garantir o seguimento do cumprimento.

Análise do informe de estado – Revisar informes periódicos de provedores ou socios relacionados cos KPI de execución do contrato, como os custos, os prazos e os niveis de servizo entregados. Identifique as áreas de baixo rendemento para tratar coa contraparte para evitar a escalada.

Procesos de control de cambios – Os cambios relacionados coas modificacións, substitucións, rescisións e prórrogas de contratos deben controlarse mediante un fluxo de traballo simplificado que inclúa aprobacións legais e executivas. Este goberno axuda a evitar modificacións non autorizadas que orixinan disputas.

Documentación adecuada hixiene – Seguindo as convencións de nomenclatura estandarizadas, os protocolos de almacenamento e as políticas de retención dos rexistros dos contratos, evita a colocación incorrecta, a manipulación, a manipulación ou a perda, desencadenantes comúns de desacordos sobre feitos.

Os contratos que non se xestionan despois da firma quedan fóra de lugar, esquécense e malinterpretan facilmente. A institucionalización das mellores prácticas de xestión de contratos axuda a manter relacións de traballo positivas entre as partes e o éxito mutuo.

Métodos alternativos de resolución de disputas e beneficios

Se as partes se atopan encamiñadas a unha disputa irreconciliable a pesar dos seus esforzos, o litixio non debería ser a seguinte medida predeterminada. Pola contra, as técnicas de resolución alternativa de disputas (ADR) como a arbitraxe, a mediación ou a negociación colaborativa poden resolver os conflitos máis rápido, máis barato e dun xeito máis sostible.

mediación implica a contratación dun mediador neutral, alleo, capacitado na facilitación, negociación e resolución de conflitos para traballar con ambas partes identificando intereses comúns e chegando a acordos de consenso. O mediador non ten autoridade para a toma de decisións en torno ás condicións de acordo: simplemente fomentan o diálogo construtivo e a exploración de beneficios mutuos.

Arbitraxe é máis formal, onde un árbitro de terceiros (xeralmente un experto da industria) escoita os argumentos e as probas das partes en conflito como un xuíz. O árbitro toma entón unha decisión vinculante sobre como resolver a disputa. As normas procesuais rexen o proceso de arbitraxe que se desenvolve como unha vista estruturada.

Liquidación Negociada é simplemente discusións colaborativas de boa fe entre os propios disputantes sen un terceiro. non obstante, os líderes superiores ou os asesores legais/de conformidade adoitan estar implicados para representar os intereses de cada parte. Os termos de liquidación deciden directamente entre estas partes interesadas clave.

A continuación móstranse algunhas das principais vantaxes de elixir estas alternativas antes do litixio:

Aforro de tempo – As disputas resólvense en semanas ou meses en lugar de anos cos tribunais. Menos procedementos permiten resultados máis rápidos.

Custos de aforro – Os honorarios dos avogados, os custos administrativos e os pagos de danos relacionados con acordos mediados ou arbitrados palidecen en comparación coas resolucións dirixidas polos tribunais.

Control Retención – As partes deciden por si mesmas as solucións en lugar de poñer os resultados en mans dun xuíz ou xurado.

Preservación da relación – Os enfoques teñen como obxectivo atopar puntos comúns en lugar de establecer culpas, permitindo que as asociacións continúen.

privacidade – A diferenza dos xuízos públicos, a ADR permite ás partes manter a confidencialidade dos detalles das disputas e da información de propiedade en lugar de rexistros públicos.

Dado o gasto astronómico, a duración e a imprevisibilidade das demandas por contratos, as estratexias de ADR sempre merecen a pena ser exploradas en serio.

Preste atención ao incumprimento dos prazos de limitación do contrato

Finalmente, unha área importante, pero ás veces ignorada para entender, son os períodos de limitación que rexen a presentación dunha demanda xudicial por incumprimento do contrato. Estes prazos estritos ditan canto tempo ten alguén para iniciar unha acción legal formal contra outra parte por incumprir as obrigas contractuais antes de que expiren os dereitos de recurso legal.

Os períodos de prescrición para disputas por incumprimento do contrato abarcan de 4 a 6 anos de media, e o reloxo comeza na data do incumprimento inicial en lugar de cando se descubre na maioría dos casos. Outros detalles sobre o cálculo dos prazos dependen da xurisdición, o sector, os detalles do contrato e a natureza do incumprimento.

Dado que os tribunais aplican estrictamente estes límites, faise fundamental rexistrar os incumprimentos con prontitude e buscar asesoramento xurídico sobre os dereitos e opcións cando unha contraparte falla por primeira vez nos resultados. O atraso podería perder todos os dereitos de reclamación futuros.

Aínda que ningunha empresa espera terminar loitando contra disputas contractuais nos tribunais ao entrar por primeira vez en acordos, ser consciente dos períodos de caducidade segue sendo unha protección importante para ter no peto traseiro se as relacións se deterioran a pesar dos mellores esforzos.

En peche

Evitar disputas contractuais require dilixencia ao longo de todo o ciclo de vida do acordo, desde a elaboración coidadosa ata o compromiso continuo durante a execución, ata unha acción rápida se xurden problemas. Aplique estas prácticas recomendadas do sector en torno á mitigación de riscos contractuais e á prevención de disputas, e a súa empresa poderá obter ganancias financeiras, de produtividade e de relación substanciais mentres se mantén fóra dos tribunais. Aproveita as solucións tecnolóxicas para automatizar os fluxos de traballo de xestión de contratos, liberando o teu equipo para que se centre na análise de riscos de alto valor e na creación de relacións cos socios. Por último, non dubide en consultar o asesoramento xurídico con antelación se se identifican riscos que requiren orientación de expertos para conter. Inviste no éxito do contrato por adiantado e obtén grandes recompensas a longo prazo.