Mënyrat më të mira për të shmangur mosmarrëveshjet e kontratës

Lidhja e një kontrate krijon një marrëveshje ligjërisht të detyrueshme midis dy ose më shumë palëve. Ndërsa shumica e kontratave ecin pa probleme, mosmarrëveshjet mund dhe ndodhin për keqkuptime rreth kushteve, mospërmbushje të detyrimeve, ndryshime ekonomike dhe më shumë. Mosmarrëveshjet e kontratës përfundojnë të jenë jashtëzakonisht të kushtueshme për bizneset për sa i përket parave, kohës, marrëdhënieve, reputacionit të kompanisë dhe mundësive të humbura. Kjo është arsyeja pse është kritike të përqendrohemi parandalimi i mosmarrëveshjeve nëpërmjet menaxhimit proaktiv të kontratës.
Kuptimi i nuancave të Ligji Civil në Emiratet e Bashkuara Arabe mund të ndihmojë shumë në hartimin e kontratave që janë të qarta, gjithëpërfshirëse dhe në përputhje me rregulloret lokale, duke minimizuar kështu gjasat e mosmarrëveshjeve.

Ky artikull përshkruan strategjitë më efektive dhe praktikat më të mira bizneset duhet të përdoret për të reduktuar rreziqet e kontratës   shmangni mosmarrëveshjet:

Keni një kontratë të mirë-hartuar, të paqartë

Hapi i parë kyç është të siguroheni që të keni një kontratë të shkruar që përfaqëson me saktësi dhe në tërësi kushtet e dakorduara, përgjegjësitë, dorëzimet, afatet kohore dhe detaje të tjera thelbësore në të ndryshme llojet e çështjeve civile.

• Gjuhë e paqartë është një nga nxitësit më të mëdhenj të konfuzionit dhe mosmarrëveshjeve interpretimi i kontratës. Përdorimi i terminologjisë së qartë, të saktë dhe përcaktimi i termave kyç është jetik.
• Punoni me një avokat të kualifikuar për të rishikuar dhe forcuar gjuhën e kontratës për të mbyllur boshllëqet dhe për të adresuar çështjet e mundshme.
• Përfshini dispozitat për zgjidhjen e mosmarrëveshjeve paraprakisht, si arbitrazhi i detyrueshëm ose ndërmjetësimi tregtar para procesit gjyqësor.

Të kesh një bazë solide në formën e një kontrate të detajuar dhe të paqartë parandalon shumicën e keqkuptimeve për të drejtat dhe detyrat e secilës palë.

Mbani një komunikim të fortë

Komunikim i dobët është një burim tjetër primar i mosmarrëveshjet e kontratës. Për të shmangur këtë:

• Vendosni kontrolle të rregullta, përditësime statusi dhe protokolle raportimi për t'i mbajtur të gjitha palët në linjë.
• Dokumentoni çdo ndryshim për kushtet e kontratës ose oraret me shkrim, me nënshkrim nga përfaqësuesit e autorizuar të secilës palë.
• Trajtoni problemet, shqetësimet dhe kërkesat menjëherë dhe bashkëpunoni për të gjetur zgjidhje të pranueshme reciprokisht.
• Kontrollet e konfidencialitetit të Institutit aty ku nevojitet për të lejuar komunikim të hapur pa frikën e pasojave negative

Angazhimi i vazhdueshëm, transparenca dhe besimi ndërmjet palëve kontraktuese çojnë një rrugë të gjatë drejt parandalimit të konflikteve.

Menaxhoni në mënyrë proaktive rreziqet e kontratës

Të qenit proaktiv për identifikimin dhe zbutjen e rreziqeve që herët gjithashtu redukton mosmarrëveshjet në rrugë. Disa rekomandime:

• Kryeni kujdesin e duhur për të gjithë shitësit/partnerët përpara përfundimit të marrëveshjeve.
• Ndërtoni plane emergjence për ndërrime ekonomike, vonesa të prodhimit, ndryshime drejtuese dhe skenarë të tjerë të mundshëm.
• Zhvilloni protokolle përshkallëzimi për shfaqjen dhe zgjidhjen e menjëhershme të shqetësimeve.
• Inkorporoni mekanizma kontraktualë që lejojnë fleksibilitetin për të modifikuar kushtet nëse kushtet ndryshojnë ndjeshëm.
• Duke specifikuar Metodat e zgjidhjes së mosmarrëveshjeve në Emiratet e Bashkuara Arabe ofron një kornizë kur shfaqen mosmarrëveshjet.

Përparimi i fushave të mundshme problematike do të thotë që lindin më pak mosmarrëveshje që kërkojnë ndërhyrje ligjore.

Ndiqni praktikat më të mira të menaxhimit të kontratës

Ekzistojnë gjithashtu protokolle të rëndësishme të pajtueshmërisë me kontratën dhe administrimit që kompanitë duhet të kenë në fuqi:

• Gjurmo sistematikisht momentet dhe arritjet e kontratës.
• Ruani të gjithë dokumentacionin kontraktual në një depo qendrore të organizuar.
• Kontrolloni proceset rreth modifikimeve, ndryshimeve dhe përjashtimeve.
• Monitoroni për ndryshime rregullatore që mund të ndikojnë në detyrimet kontraktuale.

Menaxhimi i rreptë por i shkathët i kontratave maksimizon respektimin e marrëveshjeve duke minimizuar mosmarrëveshjet.

Përdorni Zgjidhjen Alternative të Mosmarrëveshjeve

Nëse lind një mosmarrëveshje në kontratë, procesi gjyqësor nuk duhet të jetë qasja e paracaktuar. Zgjidhja alternative e mosmarrëveshjeve (ADR) metodat si arbitrazhi, ndërmjetësimi ose zgjidhja e negociuar janë të preferueshme në shumicën e rasteve. Përfitimet përfshijnë:

• Kosto më të ulët – ADR mesatarisht nën 20% shpenzimet e procesit gjyqësor.
• Rezolucioni më i shpejtë – Mosmarrëveshjet zgjidhen me muaj në vend të viteve.
• Marrëdhëniet e ruajtura – Qasjet janë më bashkëpunuese.

Sigurohuni që kontratat tuaja të përfshijnë përcaktime ADR që detyrojnë përpjekjet me mirëbesim për të zgjidhur konfliktet pa dosje gjyqësore.

Kushtojini vëmendje periudhave të kufizimeve

Së fundi, kini parasysh se paraqitja e një kërkese gjyqësore për shkelje të kontratës i nënshtrohet afateve strikte. Të periudha e kufizimeve për mosmarrëveshjet e kontratës mund të variojnë nga 4 deri në 10 vjet në varësi të juridiksionit dhe rrethanave. Konsultohuni me një avokat në lidhje me të drejtat dhe kufizimet tuaja specifike.

Duke e bërë prioritet shmangien e mosmarrëveshjeve, kompanitë mund të korrin kursime të konsiderueshme duke mbrojtur interesat dhe marrëdhëniet e tyre të biznesit. Përdorni këto praktika më të mira për zbutjen e rrezikut të kontratës si një formë sigurimi kundër konflikteve të kushtueshme.

Pse mosmarrëveshjet e kontratave janë kaq problematike për bizneset

Përpara se të hyni në zgjidhjet, është e rëndësishme të nënvizoni ndikimet thelbësore negative të mosmarrëveshjeve të kontratave. Ato përfundojnë duke qenë situata humbje-humbjeje për të gjithë të përfshirë.

Sipas analizave të ekspertëve, mesatarja mosmarrëveshja e kontratës kushton një biznes mbi 50,000 dollarë shpenzimet e drejtpërdrejta ligjore. Dhe kjo nuk përbën kohën e humbur, mundësitë, produktivitetin e personelit dhe dëmtimin e reputacionit – të cilat të gjitha shtohen në mënyrë të konsiderueshme.

Disavantazhet specifike përfshijnë:

• Kostot financiare – Nga tarifat ligjore e deri te zgjidhjet apo gjykimet, mosmarrëveshjet e kontratave kanë shpenzime të larta monetare që lidhen me to.
• Kostot e kohës – Mosmarrëveshjet kërkojnë një numër të jashtëzakonshëm orëve të menaxhimit që mund të përdoren për çështje operacionale më produktive.
• Përkeqësimi i marrëdhënies – Konfliktet prishin lidhjet e biznesit, partneritetet dhe marrëdhëniet me klientët që ishin të dobishme.
• Objektivat e humbura – Pasiguria do të thotë që projektet dhe planet e rritjes përfundojnë me vonesë ose anulohen fare.
• Dëm reputacioni – Shkeljet e kontratës ose konfliktet që bëhen publike, edhe nëse zgjidhen, dëmtojnë qëndrimin e markës.

Siç u theksua, përfundon të jetë shumë më e dhimbshme financiarisht dhe strategjikisht për të luftuar zjarret me kontratë sesa parandalimi i tyre me masa proaktive.

Karakteristikat e një kontrate të hartuar mirë

Duke pasur parasysh rreziqet rreth kontraktimit të dobët, çfarë e bën një marrëveshje të zbatueshme dhe rezistente ndaj mosmarrëveshjeve? Ekzistojnë disa elementë kryesorë që çdo kontratë biznesi e fortë dhe e paqartë duhet të përmbajë:

Terminologji e saktë – Shmangni zhargonin ligjor dhe fjalët teknike duke përdorur shprehje të thjeshta dhe të drejtpërdrejta për të përshkruar përgjegjësitë, standardet, rastet dhe proceset.

Produktet e përcaktuara – Jepni metrika specifike dhe shembuj konkretë të përmbushjes së kontratës, si dorëzimi i softuerit të punës deri në datën X ose ofrimi i nivelit të shërbimit Y.

Afatet kohore të përcaktuara qartë – Sigurohuni që të gjitha afatet dhe kohëzgjatjet që lidhen me ekzekutimin e kontratës janë të përcaktuara në mënyrë eksplicite, së bashku me klauzola të fleksibilitetit nëse modifikimet bëhen të nevojshme.

Të dhënat e pagesës – Përfshini shumat e faturimit/pagesave, oraret, metodat, palët përgjegjëse dhe protokollet e korrigjimit për pagesat e humbura.

Mekanizmat e performancës – Përvijoni procedurat formale të sigurimit të cilësisë që përcaktojnë standardet e shërbimit, nevojat e raportimit, mjetet e monitorimit të pajtueshmërisë dhe pritshmëritë e vazhdueshme të përmirësimit rreth ofrimit të shërbimit gjatë kohëzgjatjes së kontratës.

Specifikimet e zgjidhjes së mosmarrëveshjeve – Siguroni rregulla dhe metoda që rregullojnë përpjekjet për ndërmjetësim për një periudhë të caktuar kohore përpara se të ndiqeni proceset gjyqësore – diçka si procesi i detyrueshëm 60-ditor i zgjidhjes alternative të mosmarrëveshjeve (ADR) që përfshin seancat e arbitrazhit ose negociatat e palëve neutrale.

Protokolli i përfundimit – Kontratat standarde përfshijnë klauzola rreth kushteve të përfundimit, politikave të njoftimit, përgjegjësive rreth angazhimeve aktive, e kështu me radhë nëse marrëdhënia shpërbëhet.

Investimi i burimeve në hartimin e kontratave gjithëpërfshirëse dhe të formuluara qartë shkon shumë drejt shmangies së mosmarrëveshjeve të përqendruara në paqartësi ose standarde të papërputhshme.

Strategjitë efektive të komunikimit

Siç u përmend, komunikimi i dobët është një katalizator për një pjesë të konsiderueshme të mosmarrëveshjeve të kontratave. Ekzistojnë disa praktika më të mira që palët kontraktuese duhet të ndjekin:

Përditësimet e rregullta të statusit – Vendosni një ritëm për regjistrimet përmes emailit, konferencave telefonike/video, raporteve të të dhënave ose takimeve personalisht. Këto mund të jenë javore, mujore ose tremujore në varësi të gjatësisë dhe kompleksitetit të projektit. Të dyja palët sigurojnë statusin kundrejt afateve kohore, adresojnë pengesat, bëjnë pyetje sqaruese dhe riorganizohen për prioritetet e ardhshme.

Dialog i hapur në vazhdimësi – Inkurajoni anëtarët e brendshëm të ekipit dhe shitësit/partnerët e jashtëm që të shprehin menjëherë shqetësimet që kanë lidhur me ekzekutimin e kontratës ose çështjet e mundshme të identifikuara. Zhvilloni një mjedis të hapur dhe pa faj, të fokusuar në zgjidhjen e problemeve në bashkëpunim.

Dokumentacioni me shkrim – Të gjitha diskutimet verbale, pyetjet, marrëveshjet për ndryshimet dhe planet e veprimit nga takimet duhet të dokumentohen në memorandume ose email me vula kohore. Kjo gjurmë letre ofron prova të dobishme nëse do të lindte një mosmarrëveshje se kush ra dakord të dorëzonte çfarë deri kur.

Mbajtja e marrëdhënieve të vazhdueshme, të drejtpërdrejta dhe të bazuara në besim shërbejnë për të kufizuar konfliktet e kontratave. Gjithashtu merrni parasysh caktimin e menaxherëve zyrtarë të kontratave nga të dyja palët përgjegjës për zbutjen e rrezikut dhe shmangien e mosmarrëveshjeve përmes angazhimit të vazhdueshëm.

Faktorët e përbashkët të rrezikut të kontratës për të zbutur

Ndërsa vetë rreziqet nuk janë konteste të drejtpërdrejta, dështimi për të identifikuar dhe trajtuar në mënyrë proaktive rreziqet hap derën për çështje që përshkallëzohen në mosmarrëveshje të plota. Le të shohim rreziqet më të përhapura që ekipi juaj i menaxhimit të kontratës duhet të monitorojë:

Ndërrime të brendshme operacionale – Ndryshime të mëdha nga ana juaj si zhvendosja e zyrës, zëvendësimet e teknologjisë, qarkullimi i stafit ose modelet e modifikuara të biznesit mund të ndikojnë negativisht në dorëzimin e kontratës ose kënaqësinë. Zhvilloni plane zbutëse duke marrë parasysh këta skenarë.

Ndryshimet e tregut të jashtëm – Forcat si inovacionet e reja, ndërrimet ligjore/rregullatore ose ndërprerjet e zinxhirit të furnizimit mund të kërkojnë modifikime të kontratës si përgjigje. Kontrolloni për këto në mënyrë rutinore dhe përditësoni marrëveshjet në përputhje me rrethanat.

Rënie ekonomike – Rënia mund të ndikojë në aftësitë e partnerëve për të ofruar, nëse vëllimi i reduktuar i shitjeve tendos kapacitetin dhe burimet e tyre. Shikoni ndërtimin e modeleve të reja të partneritetit të plogësht ose inovative për të kundërbalancuar pasigurinë ekonomike.

Mungesa e shitësve – Shitësit tuaj kontraktues mund të kenë probleme që përmbushin kushtet e kontratës rreth afateve kohore, kostove ose cilësisë për shkak të mungesës së personelit ose aftësive të vjetruara. Kërkoni në mënyrë proaktive plane emergjence dhe identifikoni ofruesit alternativë sipas nevojës.

Kërcënimet për sigurinë e të dhënave – Shkeljet nga hakimi, malware ose aksesi i paautorizuar mund të rrezikojnë IP kritike dhe të dhënat e klientit të mbuluara nga një kontratë. Sigurimi i të gjitha mbrojtjeve më të fundit të sigurisë dhe masave nga partnerët ndihmon në shmangien e këtij ekspozimi që çon në mosmarrëveshje.

Qëndrimi vigjilent rreth vlerësimit dhe adresimit të rreziqeve të ndryshme i mban të gjitha palët në linjë, të angazhuar dhe në gjendje të korrigjojnë kursin përpara se marrëveshjet të shkelen, duke çuar në konflikte.

Praktikat më të mira të menaxhimit të kontratave të brendshme

Menaxhimi i kontratave në mënyrë profesionale pasi të ekzekutohen gjithashtu kufizon mosmarrëveshjet në mënyrë thelbësore duke siguruar performancë të qëndrueshme. Këtu janë disa protokolle të menaxhimit të kontratave për të krijuar:

Depoja qendrore e kontratave – Ky sistem regjistrimi strehon të gjitha kontratat aktive dhe të arkivuara dhe dokumentet përkatëse si deklaratat e punës, komunikimet, urdhrat e ndryshimit dhe raportet e performancës. Ai lejon kërkimin e lehtë bazuar në emrat e ofruesve, kategoritë e kontratave dhe filtrat e tjerë kur informacioni duhet të merret për t'iu përgjigjur pyetjeve.

Nxjerrja e klauzolës së kontratës – Përdorni teknologji si algoritmet e AI që mund të skanojnë automatikisht kontratat dhe të nxjerrin klauzola dhe pika të rëndësishme të të dhënave në fletëllogaritëse ose baza të të dhënave për gjurmim. Kjo ndihmon që termat kyç të shfaqen më shpejt.

Ndjekja e kalendarit të ekzekutimit – Mbani një kalendar ose grafik Gantt që shënon të gjitha momentet kryesore dhe arritjet e kërkuara sipas çdo kontrate. Vendosni përkujtuesit për afatet dhe raportet e nevojshme për të siguruar monitorimin e pajtueshmërisë.

Analiza e raportit të gjendjes – Rishikoni raportet periodike nga shitësit ose partnerët në lidhje me KPI-të e ekzekutimit të kontratës si kostot, afatet kohore dhe nivelet e shërbimeve të ofruara. Identifikoni menjëherë çdo fushë me performancë të ulët për t'u adresuar me palën tjetër për të shmangur përshkallëzimin.

Ndryshoni proceset e kontrollit – Ndryshimet në lidhje me ndryshimet, zëvendësimet, përfundimet dhe zgjatjet e kontratës duhet të kontrollohen përmes një fluksi të thjeshtë pune, duke përfshirë miratimet ligjore dhe ekzekutive. Kjo qeverisje ndihmon në shmangien e modifikimeve të paautorizuara që çojnë në mosmarrëveshje.

Higjiena e duhur e dokumentacionit – Ndjekja e konventave të standardizuara të emërtimit, protokolleve të ruajtjes dhe politikave të ruajtjes për të dhënat e kontratës shmang vendosjen e gabuar, ngatërrimin, manipulimin ose humbjen – shkaktarë të zakonshëm për mosmarrëveshje mbi faktet.

Kontratat e mbetura të pamenaxhuara pas nënshkrimit shpërdorohen, harrohen dhe keqinterpretohen lehtësisht. Institucionalizimi i praktikave më të mira të menaxhimit të kontratave ndihmon në ruajtjen e marrëdhënieve pozitive të punës ndërmjet palëve dhe suksesin reciprok.

Metodat dhe përfitimet alternative të zgjidhjes së mosmarrëveshjeve

Nëse palët e gjejnë veten duke shkuar drejt një mosmarrëveshjeje të papajtueshme pavarësisht përpjekjeve më të mira, procesi gjyqësor nuk duhet të jetë masa e paracaktuar e radhës. Përkundrazi, teknikat e zgjidhjes alternative të mosmarrëveshjeve (ADR) si arbitrazhi, ndërmjetësimi ose negociatat bashkëpunuese mund t'i zgjidhin konfliktet më shpejt, më lirë dhe në një mënyrë më të qëndrueshme.

ndërhyrje përfshin punësimin e një ndërmjetësi neutral, të palës së tretë, të aftë në lehtësimin, negocimin dhe zgjidhjen e konflikteve për të punuar me të dyja palët, duke identifikuar interesat e përbashkëta dhe për të arritur marrëveshje konsensusi. Ndërmjetësi nuk ka autoritet vendimmarrës rreth kushteve të zgjidhjes – ato thjesht nxisin dialogun konstruktiv dhe eksplorimin e përfitimeve të ndërsjella.

Arbitrazhi është më formale, ku një arbitër i palës së tretë (zakonisht një ekspert i industrisë) dëgjon argumente dhe prova nga palët në konflikt njësoj si një gjyqtar. Më pas, arbitri merr një vendim detyrues se si të zgjidhet mosmarrëveshja. Rregullat procedurale rregullojnë procesin e arbitrazhit i cili shpaloset si një seancë e strukturuar.

Zgjidhja e negociuar është thjesht diskutime bashkëpunuese me mirëbesim ndërmjet vetë palëve në mosmarrëveshje pa një palë të tretë. megjithatë, drejtuesit e lartë ose këshilltarët ligjorë/përputhshmëri zakonisht përfshihen për të përfaqësuar interesat e secilës palë. Kushtet e shlyerjes vendosen ndërmjet këtyre palëve kryesore të interesuara.

Më poshtë janë disa avantazhe kryesore për zgjedhjen e këtyre alternativave përpara procesit gjyqësor:

Kursime kohe – Mosmarrëveshjet zgjidhen në javë ose muaj dhe jo në vite me gjykata. Më pak procedura mundësojnë rezultate më të shpejta.

Kursimi i kostos – Tarifat e avokatit, kostot administrative dhe pagesat e dëmeve të përfshira në zgjidhjet e ndërmjetësuara ose të arbitruara janë të zbehta në krahasim me rezolutat e drejtuara nga gjykata.

Mbajtja e kontrollit – Palët vendosin vetë për zgjidhjet kundrejt vendosjes së rezultateve në duart e një gjyqtari ose jurie.

Ruajtja e Marrëdhënieve – Qasjet synojnë të gjejnë gjuhën e përbashkët dhe jo të fajësojnë, duke lejuar vazhdimin e partneriteteve.

Politika – Ndryshe nga provat publike, ADR i lejon palët të mbajnë konfidenciale detajet e mosmarrëveshjes dhe informacionin e pronarit sesa të dhënat publike.

Duke pasur parasysh shpenzimet astronomike, kohëzgjatjen dhe paparashikueshmërinë rreth padive të kontratës, strategjitë ADR janë gjithmonë me vlerë të eksplorimit të sinqertë së pari.

Kushtojini vëmendje shkeljes së periudhave të kufizimeve të kontratës

Së fundi, një fushë e rëndësishme, por ndonjëherë e anashkaluar për t'u kuptuar janë periudhat e kufizimeve që rregullojnë paraqitjen e një padie gjyqësore për shkelje të kontratës. Këto afate strikte diktojnë se sa kohë dikush duhet të ngrejë padi formale ligjore kundër një pale tjetër për mospërmbushje të detyrimeve kontraktuale përpara se të mbarojnë të drejtat për rekurs juridik.

Periudhat e kufizimeve për shkeljet e mosmarrëveshjeve të kontratës shtrihen nga 4 deri në 6 vjet mesatarisht, me orën që fillon në datën e shkeljes fillestare dhe jo kur zbulohet në shumicën e rasteve. Të dhëna të tjera për llogaritjen e afateve varen nga juridiksioni, industria, specifikat e kontratës dhe natyra e shkeljes.

Duke qenë se gjykatat i zbatojnë në mënyrë rigoroze këto kufij, bëhet e rëndësishme që të regjistrohen menjëherë shkeljet dhe të kërkohet këshillë ligjore rreth të drejtave dhe opsioneve kur një palë tjetër dështon fillimisht në arritjet. Vonesa mund të humbasë të gjitha të drejtat e pretendimit në të ardhmen.

Ndërsa asnjë biznes nuk pret që të përfundojë në konflikt me mosmarrëveshjet e kontratës në gjykatë kur hyn për herë të parë në marrëveshje, të qenit i vetëdijshëm për periudhat e skadimit mbetet një mbrojtje e rëndësishme që duhet të keni në xhepin tuaj të pasmë nëse marrëdhëniet përkeqësohen pavarësisht përpjekjeve më të mira.

Në mbyllje

Shmangia e mosmarrëveshjeve të kontratës kërkon kujdes gjatë gjithë ciklit jetësor të marrëveshjes – nga hartimi i kujdesshëm, tek angazhimi i vazhdueshëm gjatë ekzekutimit, deri te veprimet e shpejta nëse lindin probleme. Zbatoni këto praktika më të mira të industrisë rreth zbutjes së rrezikut të kontratës dhe parandalimit të mosmarrëveshjeve, dhe biznesi juaj mund të realizojë përfitime të konsiderueshme financiare, produktiviteti dhe marrëdhëniesh duke qëndruar jashtë gjykatës. Përdorni zgjidhje teknologjike për të automatizuar rrjedhat e punës të menaxhimit të kontratave, duke e liruar ekipin tuaj të fokusohet në analizën e rreziqeve me vlerë të lartë dhe në ndërtimin e marrëdhënieve me partnerët. Së fundi, mos hezitoni të konsultoheni me këshilltarin ligjor në fillim nëse identifikohen rreziqe që kërkojnë udhëzime të ekspertëve për t'i mbajtur nën kontroll. Investoni në suksesin e kontratës paraprakisht dhe korrni shpërblime të mëdha në planin afatgjatë.